Op 24 japril vond de 5e digitale vraagbak plaats van het Lerend Netwerk Organisatiebeheersing en -ontwikkeling. We maakten kennis met het kader van organisatiebeheersing in Sint-Niklaas en Wevelgem en leerden meer over het project rond datastructuur en interne communicatie in Wetteren.
Lees de volledige caseVerkiezingen in zicht! Zo ervaren onze klanten de dienstverlening
Wat zijn de geheimen achter een vlotte organisatie van verkiezingen? Onlangs vroegen wij aan enkele klanten, de gemeenten Zoutleeuw en Kortenaken, om hun ervaringen te delen. We nemen je mee hoe Probis en Vanden Broele hebben bijgedragen aan het ontzorgen van beide lokale besturen, en hoe zij vol vertrouwen uitkijken naar de aanstaande verkiezingszondagen.
Klaar voor de stemhokjes: een kijk in de praktijk
Op een goede 100 dagen van de eerste van twee verkiezingszondagen in 2024 zijn heel wat lokale besturen al flink op weg met hun voorbereidingen.
En met reden, want voor lokale besturen is het organiseren van de verkiezingen een uitdagend parcours met vaak heel wat hindernissen. Dit kan gaan over een gebrek aan ervaring en een beperkte interne ondersteuning, maar ook de strikte wetgeving zorgt voor de nodige uitdagingen.
Zoutleeuw
Kortenaken
Zoutleeuw stond voor een heuse uitdaging na het vertrek van een aantal ervaren medewerkers, wat de nieuwkomers voor een flinke taak plaatste. Dit bracht onzekerheid met zich mee. Het zette ook druk op de overgebleven medewerkers om zich de organisatie van de verkiezingen in snel tempo eigen te maken.
“Dankzij het draaiboek en de ondersteuning van Probis/Vanden Broele verdwijnt de onzekerheid bij medewerkers die voor het eerst verkiezingen organiseren en beperkt toegang hebben tot interne back-up “
Guy Vansimpen – Beleidscoördinator afdeling Mens
Een vergelijkbare situatie deed zich voor in Kortenaken, waar het nieuwe team van de dienst Burgerzaken nog geen kennis en ervaring had opgedaan met de organisatie van de verkiezingen. Het ontbreken van deze expertise binnen deze cruciale afdeling, bracht extra uitdagingen met zich mee bij het plannen en uitvoeren van de verschillende stappen van het verkiezingsproces.
“Het doorlopen van dit traject bespaart enorm veel tijd. En wat de prijs betreft: geen zorgen nodig. We hebben echt waar voor ons geld gekregen.”
Dominique Hayen – Algemeen Directeur
Efficiënte ondersteuning: het Probis-draaiboek
Wat wij merkten, is dat er een nood is aan een leidraad waar lokale besturen mee aan de slag kunnen. Daarom ontwikkelden we samen met hen een draaiboek op maat van hun noden. Dit kwam tot stand door een combinatie van strak projectmanagement en diepgaande expertise.
Waarom nu zo een draaiboek?
In ons vorig artikel gaven we je al mee waaruit zo een draaiboek bestaat, maar we horen jullie al denken, waarom is dat nuttig voor ons?
We vatten het voor je samen in twee woorden: transparantie en communicatie. Het draaiboek is immers niet in steen gebeiteld – behalve natuurlijk wat dat wél aangewezen is! – maar evolueert op basis van de input en behoeften van de stad of gemeente.
De rode draad doorheen dit proces, is het inplannen van regelmatige feedbackmomenten. Enkel zo kan je een dynamisch en op maat gemaakt draaiboek garanderen.
Anderen bekeken ook
Lerend Netwerk Organisatiebeheersing en -ontwikkeling Probis: De opmaak van het volgende meerjarenplan
De derde editie van het Lerend Netwerk Organisatiebeheersing en -ontwikkeling van Probis zit erop! Op 13 juni ontmoetten de deelnemers elkaar voor de laatste keer dit netwerkjaar in Mechelen. De laatste intervisiedag stond helemaal in het teken van de voorbereiding van het nieuwe meerjarenplan.
Lees de volledige case
Het resultaat: vol vertrouwen de verkiezingen tegemoet
Het eindresultaat van deze samenwerking is een efficiënte voorbereiding op de komende verkiezingen. Lokale besturen kunnen vol vertrouwen de verkiezingszondagen tegemoet zien, dankzij de gedetailleerde ondersteuning van Probis en Vanden Broele.