In 3 stappen naar succesvolle verkiezingen
Verkiezingen, het grote examen voor de politiek en het hoogtepunt van de democratie! Maar ook een hele boterham voor het lokaal bestuur om dit project, dat om de zoveel jaar terugkomt, steevast in goede banen te leiden. In 2024 “vieren” we deze hoogdag zelfs op twee dagen in hetzelfde jaar wat voor extra belasting zorgt voor de organisatie.
Net als in alle projecten is het opzetten van een duidelijke projectstructuur en de aanstelling van een projectverantwoordelijke (de gemeentelijk coördinator van de verkiezingen) van groot belang. Met een heterogeen projectteam kan je aan de slag met onderstaand stappenplan zodat je verkiezingen op rolletjes lopen.
Zie je het na het lezen van deze stappen niet zitten, neem dan zeker even contact op want misschien kan een van onze experten jou wel ondersteunen. Samen met Vandenbroele ondersteunen we al meerdere besturen (groot en klein) in dit proces.
In drie stappen steek je met het projectteam de handen uit de mouwen.
Stap 1: De 4 werksessies
We delen het eerste deel van het project in op basis van 4 belangrijke topics die best elk onderdeel uitmaken van een afzonderlijke werkvergadering.
Logistiek-facilitair:
- In een eerste stap gaan we dieper in op wat er nodig is om op de dag van de verkiezingen alles in goede banen te leiden. Breng van A tot Z in kaart wat er zoal nodig is op de dag zelf. We denken hierbij aan het bepalen van de stemlocaties, zorgen voor een vlotte catering, afstemming met partners zoals de lokale politie, afspraken over het op- en afbouwen van de stemlocaties … . Maak afspraken (wie regelt wat tegen wanneer?) in het projectteam en zorg voor een gedetailleerd plan van aanpak voor het vlotte verloop van de verkiezingsdag.
Afspraken met de dienst burgerzaken:
- De dienst burgerzaken is cruciaal in de voorbereiding van de verkiezingsdag. Wanneer moeten er simulaties van de het aantal kiezers zijn, welke machtigingen moeten er gebeuren, zijn alle registraties in orde … Neem in een werkvergadering de tijd om procedures binnen de dienst door te spreken en bereid je voor op alle mogelijke vragen die we kunnen krijgen van burgers, de medewerkers van de dienst zelf en van andere stakeholders.
Externe communicatie:
- Hoe en wat communiceren we naar de burgers, welke acties nemen we naar nieuwe kiezers en welke beslissingen hebben we daarvoor nodig … Met andere woorden we zorgen ervoor dat alle info doorstroomt naar de juiste stakeholder.
Administratief-bestuurlijke afhandeling:
- Last but not least ga je in op de details van administratieve-bestuurlijke afhandeling van de verkiezingsdag. Welke afspraken moeten er gemaakt worden met het kantonhoofdbureau en het vredegerecht. Zorg voor een helder stappenplan dan de dag na de verkiezing kan in uitvoering treden.
Stap 2: Praktische Planning
Na de vier werkvergaderingen vertaal je de afspraken naar een concrete planning met acties, toegewezen verantwoordelijken en duidelijke deadlines. Een praktisch plan van aanpak dat ervoor zorgt dat ieders rol 100% duidelijk is.
Stap 3: Het Draaiboek
Alles komt samen in een overzichtelijk draaiboek. Hierin vind je niet alleen de gemaakte afspraken, maar ook een retroplanning waarmee we flexibel kunnen inspelen op veranderingen. Dit draaiboek wordt jouw kompas voor een vlotte verkiezingsperiode.
Samen voor succesvolle verkiezingen
Zie je het nog zitten? Of net iets minder? Geen probleem want samen met de kennis van Vanden Broele, expert in verkiezingen, staan wij voor je klaar!
Niet enkel een draaiboek aanreiken, maar samen met jou zorgen voor een geslaagde verkiezingservaring.
We geloven in teamwork, heldere communicatie en proactieve maatregelen voor een vlekkeloze organisatie. Indien je wenst, loodsen we je door deze werkvergaderingen met onze gestandaardiseerde tools en heb je voor moeilijke vragen een rechtstreekse lijn naar een van de grootste expertisecentra van het Vlaanderen.
Wij kijken alvast heel erg uit naar de komende werkvergaderingen. Samen willen we ervoor zorgen dat de lokale besturen in juni en oktober een vlotte verkiezingsdag tegemoet gaan!
