Projectmatig werken in een lokaal bestuur

Even naar de theorie: de principes van projectmanagement

De sprekers van dienst in de voormiddag waren Mieck Vos, algemeen directeur van Wervik, en Tom Craeynest, expert projectmanagement bij Probis. Tijdens hun presentaties gaven ze heel wat handvatten en inzichten mee die relevant zijn voor (project)medewerkers van lokale besturen:

• De start van een project is heel belangrijk. Je moet vooral die eerste trede nemen. Hoe moeilijk/hoog die ook lijkt en hoeveel onzekerheid er ook bestaat over de volgende treden. 
• Start with the end in mind. Je moet van in het begin heldere keuzes maken over het waarom en het wat en dus een goed idee hebben van je einddoel. De grote lijnen (tijd, middelen, scope, inhoudelijke keuzes) leg je best zo snel mogelijk vast.
• Een project doe je niet alleen of vanachter je laptop. Het is belangrijk om regelmatig samen te komen met het projectteam en (externe) experten.
• Een goede projectleider is cruciaal. Iemand moet de leiding nemen, sturing geven en moet knopen durven en kunnen doorhakken.
• Er is een belangrijk verschil tussen projectmanagement en programmamanagement. Zo zijn projecten gericht op een duidelijk resultaat (bijvoorbeeld de ontwikkeling van een tool of het verwerven
  van technieken), terwijl programma’s doelen op een verandering van mindset en dus gericht zijn op transitie.
• De cultuur van een organisatie (tradities, overtuigingen, gewoontes) is heel moeilijk te veranderen, maar je kan wel stappen zetten om het klimaat te veranderen. Begin met die stappen om het onderliggende geheel te veranderen. Humor is hier een belangrijke tip.
• Als projectleider in een lokaal bestuur moet je rekening houden met heel wat overlegplatformen en stakeholders. Zorg dat je project eerst gevalideerd is binnen de organisatie en dat je iedereen mee hebt om zaken in beweging te krijgen.
• Het belang van projectportfoliomanagement: verzamel alle projecten binnen de organisatie op een centrale plaats en bewaar het overzicht.
• Kies als organisatie voor een gedeelde methodiek en voor een geschikte tool voor de opvolging van projecten.

Gestructureerde intervisie: samen problemen verhelderen en oplossen

Aan de hand van de methodiek van de gestructureerde intervisie gingen de deelnemers in de namidddag in kleinere groepjes aan de slag met concrete problemen en drempels in hun specifiek project.
De gestructureerde intervisie begint met leervragen van elk groepslid, waaruit één case wordt gekozen. Samen verkennen ze de case, formuleren een kernvraag, en delen ze adviezen. De vraageigenaar beoordeelt de adviezen en spreekt een persoonlijk engagement uit. Tot slot evalueren ze gezamenlijk het proces. Dankzij deze korte en bruikbare methode staat het leren van àlle groepsleden centraal:
de inbrenger krijgt allerlei inhoudelijke adviezen en de anderen krijgen feedback op hun analyse van de vraag.

Een greep uit de lessons learned en adviezen van de deelnemers:
• Stel van in het begin de vraag: what’s in it for us? Wat zit er wel en niet in de scope van het project?
• Kies voor meerwaarde en haak je project vast aan het meerjarenplan.
• Neem de tijd voor je projectopstart en krijg de projectrollen helder.
• Laat je project valideren door het managementteam.
• Neem je stakeholders mee in het proces en hecht genoeg belang aan het creëren van draagvlak.
• Bij projecten waar het moeilijker loopt, kan het helpen om inspiratiesessies te organiseren en goede praktijkcases en projectleiders in de verf te zetten.

Via de methodiek konden de groepjes de opgedane inzichten uit de voormiddag van projectmanagement linken aan hun eigen praktijkervaring. Een meer dan geslaagde eerste intervisiesessie, waarbij de deelnemende lokale besturen heel wat tips en inzichten kunnen meenemen naar hun eigen organisatie!