Projectmatig werken in een lokaal bestuur
Omdat een goede projectvoorbereiding en -opvolging het begin is van alles, trapten we het netwerkjaar af met het thema projectmanagement. Op 24 oktober ’23 kwamen de deelnemers van het Lerend Netwerk voor de eerste keer live samen in Sint-Niklaas. Het werd een dag vol inspiratie, praktische inzichten en uitwisseling.
De hemel en hel van projecten
Een ijsbreker om de dag te starten: twee smileys kiezen die voor de deelnemers de projecthemel en projecthel symboliseerden. Wat is voor jou de ideale (project)wereld? Wanneer is een project geslaagd? Wat geeft voldoening en energie in een project? Wat zijn de pijnpunten of frustraties in jouw lokaal bestuur? Waar loopt jouw organisatie vast en wat kost veel energie?
Deze vragen brachten al een eerste boeiende uitwisseling op gang en maakten duidelijk waarom het zo belangrijk is dat een goede projectwerking ingebed is in de organisatie.
Even naar de theorie: de principes van projectmanagement
De sprekers van dienst in de voormiddag waren Mieck Vos, algemeen directeur van Wervik, en Tom Craeynest, expert projectmanagement bij Probis. Tijdens hun presentaties gaven ze heel wat handvatten en inzichten mee die relevant zijn voor (project)medewerkers van lokale besturen:
- De start van een project is heel belangrijk. Je moet vooral die eerste trede nemen. Hoe moeilijk/hoog die ook lijkt en hoeveel onzekerheid er ook bestaat over de volgende treden.
- Start with the end in mind. Je moet van in het begin heldere keuzes maken over het waarom en het wat en dus een goed idee hebben van je einddoel. De grote lijnen (tijd, middelen, scope, inhoudelijke keuzes) leg je best zo snel mogelijk vast.
- Een project doe je niet alleen of vanachter je laptop. Het is belangrijk om regelmatig samen te komen met het projectteam en (externe) experten.
- Een goede projectleider is cruciaal. Iemand moet de leiding nemen, sturing geven en moet knopen durven en kunnen doorhakken.
- Er is een belangrijk verschil tussen projectmanagement en programmamanagement. Zo zijn projecten gericht op een duidelijk resultaat (bijvoorbeeld de ontwikkeling van een tool of het verwerven
van technieken), terwijl programma’s doelen op een verandering van mindset en dus gericht zijn op transitie. - De cultuur van een organisatie (tradities, overtuigingen, gewoontes) is heel moeilijk te veranderen, maar je kan wel stappen zetten om het klimaat te veranderen. Begin met die stappen om het onderliggende geheel te veranderen. Humor is hier een belangrijke tip.
- Als projectleider in een lokaal bestuur moet je rekening houden met heel wat overlegplatformen en stakeholders. Zorg dat je project eerst gevalideerd is binnen de organisatie en dat je iedereen mee hebt om zaken in beweging te krijgen.
- Het belang van projectportfoliomanagement: verzamel alle projecten binnen de organisatie op een centrale plaats en bewaar het overzicht.
- Kies als organisatie voor een gedeelde methodiek en voor een geschikte tool voor de opvolging van projecten.
Een gelegenheid om aan netwerking te doen. Een moment waarop je kan vernemen waar collega’s mee worstelen maar vooral nuttige tips & tricks krijgen voor projecten(dossiers) die in eigen lokaal bestuur moeilijk van de grond komen. Ook de informatie over het werken met bepaalde tools kan een meerwaarde betekenen binnen de werking van het eigen lokale bestuur. Kortom het lerend netwerk is een uitwisseling van en het delen van praktijkervaring.
Gestructureerde intervisie: samen problemen verhelderen en oplossen
Aan de hand van de methodiek van de gestructureerde intervisie gingen de deelnemers in de namidddag in kleinere groepjes aan de slag met concrete problemen en drempels in hun specifiek project.
De gestructureerde intervisie begint met leervragen van elk groepslid, waaruit één case wordt gekozen. Samen verkennen ze de case, formuleren een kernvraag, en delen ze adviezen. De vraageigenaar beoordeelt de adviezen en spreekt een persoonlijk engagement uit. Tot slot evalueren ze gezamenlijk het proces. Dankzij deze korte en bruikbare methode staat het leren van àlle groepsleden centraal:
de inbrenger krijgt allerlei inhoudelijke adviezen en de anderen krijgen feedback op hun analyse van de vraag.
Een greep uit de lessons learned en adviezen van de deelnemers:
• Stel van in het begin de vraag: what’s in it for us? Wat zit er wel en niet in de scope van het project?
• Kies voor meerwaarde en haak je project vast aan het meerjarenplan.
• Neem de tijd voor je projectopstart en krijg de projectrollen helder.
• Laat je project valideren door het managementteam.
• Neem je stakeholders mee in het proces en hecht genoeg belang aan het creëren van draagvlak.
• Bij projecten waar het moeilijker loopt, kan het helpen om inspiratiesessies te organiseren en goede praktijkcases en projectleiders in de verf te zetten.
Via de methodiek konden de groepjes de opgedane inzichten uit de voormiddag van projectmanagement linken aan hun eigen praktijkervaring. Een meer dan geslaagde eerste intervisiesessie, waarbij de deelnemende lokale besturen heel wat tips en inzichten kunnen meenemen naar hun eigen organisatie!
Ik vond de sprekers zeer inspirerend. Ook de intervisieoefening in de namiddag vond ik erg verhelderend, vooral omdat de methodiek alsook de tijd zeer goed bewaakt werd zodat we de scope van de oefening niet kwijt raakten. Het leren kennen van mensen die met hetzelfde vakgebied bezig zijn is sowieso leerrijk. Ik ga een hoop modellen en voorbeelden kunnen verzamelen.
Je licht opsteken bij andere organisaties, dat loont!
Leren van andere lokale besturen kan enorm verrijkend zijn. In het netwerk tref je collega’s die, net als jij, in de weer zijn met organisatiebeheersing en kwaliteit. Het netwerk verbindt, inspireert, en gaat aan de slag met thema’s die je als lid van het netwerk zelf kiest.
Schrijf je nu in voor het Lerend Netwerk Organisatiebeheersing en -Ontwikkeling!
