Van doelstellingenboom tot strategisch handelen

Geschreven door MATConnect samen met Mandus Faingnaert

In een eerder artikel bespraken we hoe je, met een heldere visie en goed onderbouwde speerpunten, een doelstellingenboom kunt opzetten. Dat is een goede start, maar het verhaal stopt hier niet. De vraag is nu: hoe maak je van die doelstellingen een concreet strategisch plan dat daadwerkelijk als leidraad zal dienen voor de organisatie?

In dit artikel gaan we dieper in op hoe je de doelstellingenboom kunt omzetten in een praktisch en goedgekeurd plan dat echt werkt voor jouw lokaal bestuur.

De doelstellingenboom als basis van strategisch denken en handelen

In de praktijk komt het vaak voor dat het meerjarenplan niet echt sturend is. Het lukt niet altijd om de vertaling te maken naar concrete uitvoering, en dat heeft te maken met verschillende factoren:

Er wordt vaak niet goed rekening gehouden met tijdslijnen (zoals budget en personeelscapaciteit).
De strategie komt niet goed door naar de werkvloer: wie doet wat, wanneer en waarom?
Het is niet altijd duidelijk wat onder een actie valt (de scope).
Er is weinig communicatie, zowel intern als extern.
Er is niet genoeg opvolging op basis van concrete cijfers of indicatoren.

Hoe maak je van je meerjarenplan een (inhoudelijk) sturend document?

Dankzij deze vier elementen zet je alvast belangrijke stappen:

1.Maak een doelstellingenboom die de ruggengraat vormt van je beleid en werking.

Zorg voor een duidelijke en logische structuur van doelstellingen, actieplannen en concrete acties. Verbind dit met de missie, visie en waarden van je bestuur, en met de maatschappelijke uitdagingen van je gemeente.

Wees flexibel en durf bij te sturen zodat het plan richting blijft geven. Wat niet in het plan staat, kan pas na afstemming of goedkeuring worden toegevoegd. Dat betekent dat het plan niet statisch is, maar kan worden aangepast als dat nodig is.

Formuleer acties als projecten met aandacht voor het SMART-principe. Vergeet de middelen verbonden aan regulier beleid niet.

Maak de link tussen beleidskeuzes, budget en concrete acties zichtbaar.

2. Zorg dat de doelstellingen goed verankerd raken in de organisatie.

Het is belangrijk dat iedereen in de organisatie – van bestuur tot medewerkers – het plan begrijpt en zich er betrokken bij voelt. Betrek je medewerkers bij het opstellen van het meerjarenplan, zodat ze niet alleen de doelstellingen kennen, maar zich er ook ambassadeur van kunnen maken.

Zorg ervoor dat het meerjarenplan niet abstract blijft, maar vertaal het naar concrete actieplannen voor afdelingen, teams en individuele medewerkers. Dat maakt het plan concreet en praktisch.

Koppel de doelstellingen aan teamoverleggen en individuele doelen.
Gebruik het plan in gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers.
Zorg ervoor dat elk team of elke dienst weet hoe hun werk bijdraagt aan de bredere strategie.

3. Zorg voor dynamische opvolging en bijsturing.

Het is belangrijk om de voortgang continu te volgen. Stel kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) op per doelstelling en actieplan, en werk met een dashboard waarop het bestuur en het management de voortgang kunnen volgen.

Dankzij visuele instrumenten zoals dashboards of beheersinstrumenten kan je het recurrent beleid eenvoudig, leesbaar en visueel opvolgen en de bestaande rapporteringsmogelijkheden verkennen.

Maak van je rapportagemomenten over het meerjarenplan een ‘lean’ gegeven: hou afgeronde acties bij, kies doordachte indicatoren en maak een onderscheid tussen beheer en beleid.

Durf acties te schrappen, nieuwe prioriteiten te stellen of nieuwe acties toe te voegen als dat nodig is.

4. Zet in op sterke communicatie en draagvlak.

Transparantie in de voortgang en resultaten helpt zowel medewerkers als burgers om de strategie van het bestuur beter te begrijpen. Gebruik daarom een publiek dashboard of beleidsrapporten om te communiceren naar burger en maak een visuele samenvatting van het meerjarenplan voor medewerkers en het bestuur.

Zet een intern communicatieplan op met regelmatige updates, sessies en inspirerende voorbeelden.

Plan vaste (kwartaal)besprekingen van het strategisch meerjarenplan om de voortgang te bespreken, problemen aan te pakken en bij te sturen waar nodig.

3. Zorg voor dynamische opvolging en bijsturing.

Dankzij visuele instrumenten zoals dashboards of beheersinstrumenten kan je het recurrent beleid eenvoudig, leesbaar en visueel opvolgen en de bestaande rapporteringsmogelijkheden verkennen.

Maak van je rapportagemomenten over het meerjarenplan een ‘lean’ gegeven: hou afgeronde acties bij, kies doordachte indicatoren en maak een onderscheid tussen beheer en beleid.

Durf acties te schrappen, nieuwe prioriteiten te stellen of nieuwe acties toe te voegen als dat nodig is.

Door te werken met data en duidelijke opvolging wordt het plan tastbaar en gericht.

Een keertje ventileren over jouw meerjarenplanning?

Wil je aan de slag met de opmaak van jouw meerjarenplanning? Het is een proces waarin visie, speerpunten en concrete doelen samenkomen. In dit artikel krijg je handvatten voor een sterke startnota en het uitwerken van je doelstellingenboom, van strategie naar actie. Start met een helder kader en zorg voor een gedragen proces. Tijd voor frisse lucht in je planning? We denken graag mee.

Anderen bekeken ook

Expertise

Intervisiedag LNOO: Van afsprakennota en bestuursakkoord tot meerjarenplan

Hoe werk je als lokaal bestuur samen aan een sterk meerjarenplan? Tijdens de derde intervisiedag van het Lerend Netwerk Organisatiebeheersing en -Ontwikkeling ontdekten de deelnemers hoe een afsprakennota de samenwerking tussen MAT en CBS kan versterken, en welke stappen nodig zijn om een bestuursakkoord te vertalen naar een gedragen meerjarenplan

Lees de volledige case

Expertise

Van evalueren naar ontwikkelen

Evalueren roept vaak weerstand op. Marlies Keppens toont hoe lokale besturen die reflex doorbreken en inzetten op feedback, functioneren en groei, binnen het juiste juridische kader. Met heldere afspraken, veilige gesprekken en focus op ontwikkeling wordt het jaarlijkse gesprek opnieuw een werkbaar instrument.

Lees de volledige case