Van visie tot doelstellingenboom

Geschreven door MATConnect samen met Mandus Faingnaert & Chris De Bock

Wat vooraf ging: van planning naar startnota

De meeste lokale besturen zijn momenteel volop aan de slag met de opmaak van het nieuwe meerjarenplan 2026-2031. De projectstructuur en planning liggen vast, het huidige meerjarenplan is geëvalueerd, de financiële en personele vrije beleidsruimte ligt onder de loep, keuzes rond participatie zijn gemaakt. Op basis van deze stappen ligt er idealiter een startnota met afspraken richting het nieuwe planningsproces op tafel. Deze nota is heel belangrijk voor het verdere succesvolle verloop van dit project: je wilt van in het begin met alle stakeholders dezelfde taal spreken als het gaat om het uitzetten van de strategische lijnen en de manier waarop jullie als lokaal bestuur het planningsproces willen aanpakken. In deze nota nemen jullie best de volgende zaken op rond het kader van het nieuwe MJP:

  • Hoe geven we de doelstellingenboom concreet vorm?
  • Hoe pakken we de financiële doorvertaling aan?
  • Welke acties zien we als prioritair vs. niet-prioritair?
  • Hoe zien we het concreet qua opvolging, rapportering en bijsturing?
2 mannen zitten op tafel

Maar voordat jullie in de concrete formulering van doelstellingen, actieplannen en acties duiken, is het belangrijk om even bewust stil te staan bij jullie huidige missie, visie en kernwaarden. Een beleidsplan is namelijk maximaal afgestemd op de langetermijnstrategie én identiteit van jullie lokaal bestuur.

Maar wat is weer precies het verschil tussen deze drie concepten? En waarmee ga je nu best aan de slag?

Een missie geeft weer wat jullie ultiem hoofddoel is. Waarom bestaan we als lokaal bestuur en wat is ons DNA? In de praktijk kiezen lokale besturen vaak voor de formulering in het Decreet Lokaal Bestuur (art. 2 § 1):

De gemeenten en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn beogen om op het lokale niveau duurzaam bij te dragen aan het welzijn van de burgers en verzekeren een burgernabije, democratische, transparante en doelmatige uitoefening van hun bevoegdheden.

Maar het is perfect mogelijk om een missie te formuleren op maat van jullie specifieke context en de identiteit die jullie willen uitdragen. Bijvoorbeeld:

We streven elke dag naar het begrijpen en vervullen van noden en wensen in harmonie met onze landelijke en groene omgeving. We zien het zitten om op een duurzame en zorgzame manier vorm te geven aan (be)levende dorpen en buurten waarin iedereen zich thuis en welkom voelt. Samen bouwen we aan het Lievegem van vandaag en morgen!

(Gemeente Lievegem)

Een visie geeft duidelijke antwoorden op vragen op de kortere termijn: Waar willen we ons bevinden binnen zes jaar? Wat is ons gedeeld toekomstbeeld? Hoe zien wij onze gemeente tegen 2031 en verder? Wat zijn onze collectieve langetermijnambities? De waarden van een lokaal bestuur zijn zaken die belangrijk worden gevonden en het nastreven waardig zijn. Het gaat over gemeenschappelijke overtuigingen, waarden die jullie identiteit bepalen en die richting geven aan jullie denken en handelen.
De ervaring leert ons dat de missie en kernwaarden van overheidsorganisaties over de lange termijn constant blijven en daarom weinig tussentijds bijgestuurd (moeten) worden. De visie en strategie zijn wel gevoelig voor veranderingen. Typisch nemen besturen deze nog eens onder loep wanneer een nieuwe beleidsploeg aan de slag gaat. De visie is dan het kader waarbinnen de beleidsdoelstellingen vorm krijgen. De beleidsdoelen sluiten dus aan en dragen bij aan de verwezenlijking van deze visie.
Daarom leggen we in deze fase de klemtoon op de visieoefening in het planningsproces.

Hoe bepaal je de visie van het lokaal bestuur?

De speerpunten vormen de basis van jullie visie. Deze zijn de hoogste strategische prioriteiten van een lokaal bestuur voor een bestuursperiode. Ze geven richting aan het beleid en vormen de kapstok waaraan de concrete beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties worden opgehangen. Ze vormen het verhaal van het beleid van de komende 6 jaar.

Om de speerpunten te bepalen kan je de volgende stappen volgen:

1. Mapping:

 Dankzij het voorbereidende werk (omgevingsanalyse, memorandum, bestuursakkoord) is het mogelijk om van een gedegen basis te vertrekken. Door deze documenten naast elkaar te leggen, ga je zoek naar synergieën (Welke elementen sluiten bij elkaar aan?), overlappen (Welke elementen komen exact overeen?), unieke elementen (Welke elementen vinden we terug in het ene maar niet in het andere document?) en nieuwe ideeën of inzichten (Welke elementen ontbreken nog?).

3. Opmaken van de speerpuntennota of visienota.
Formuleer de speerpunten (meestal 5 à 7 om de focus te bewaren) volgens het AMORE-principe en licht ze toe in een korte verduidelijking. Deze tekst is maximaal één A4-pagina lang zodat het in één oogopslag duidelijk wordt waar jullie binnen zes jaar willen staan (de zogenaamde stip aan de horizon).

2. Bespreken van de resultaten van de mapping met CBS en MAT.

Idealiter gebeurt deze bespreking in voorbereiding van de beleidsdag(en). Hier koppel je de politieke en ambtelijke speerpunten voor de volgende beleidsperiode. De visieoefening bepaalt op welke domeinen en thema’s het bestuur vooral wil inzetten, bv. klimaat, duurzaamheid, armoede, mobiliteit en sport. Deze oefening biedt ook de mogelijkheid aan het CBS en MAT om elkaar op een meer informele manier te leren kennen.

3. Opmaken van de speerpuntennota of visienota.

Formuleer de speerpunten (meestal 5 à 7 om de focus te bewaren) volgens het AMORE-principe en licht ze toe in een korte verduidelijking. Deze tekst is maximaal één A4-pagina lang zodat het in één oogopslag duidelijk wordt waar jullie binnen zes jaar willen staan (de zogenaamde stip aan de horizon). 

 

Het opmaken van de doelstellingenboom

Na het bepalen van de visie en de speerpunten kan je onderbouwd aan de slag aan de vormgeving van de doelstellingenboom zelf. Een doelstellingenboom is het gestructureerd model dat de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties ordent. Het vormt de ruggengraat van het meerjarenplan en maakt duidelijk hoe langetermijnambities vertaald worden naar concrete acties.
Maar hoe maak je precies het verschil tussen doelstellingen, actieplannen en acties? En hoe kunnen we ze helder formuleren?

AMORE-principe

Ambitieus

Is het ambitieus genoeg? Benaderen we het speerpunt voldoende
integraal? Is het niet beperkt tot één dienst of domein?
Motiverend

Krijgen we hiermee dingen in beweging? Werkt het enthousiasmerend
genoeg?

Onderscheidend

Geef het ons ‘kleur’ en ‘eigenheid’? Zit er voldoende lokale eigenheid
in?
Relevant

Is het breder dan enkel de organisatie? Kent het relevantie voor
andere stakeholders? Bevat het inspirerende thema’s, zodat burgers
en medewerkers de koers van het bestuur herkennen?
Echt

Geeft het de werkelijke essentie weer van waar we naartoe willen?

Doelstellingen, actieplannen en acties

Beleidsdoelstellingen: vertalen de visie en de speerpunten en vormen een antwoord op maatschappelijke noden. Ze concretiseren de algemene strategie en beschrijven het resultaat of het effect in de omgeving. De focus ligt op wat het lokaal bestuur wil bereiken, het effect op hun burgers en ondernemers.
Enkele vuistregels:

  • We formuleren doelstellingen idealiter dienst- of domeinoverschrijdend.
  • Qua aantal mikken we op niet meer dan 6 à 8 doelstellingen (voor een middelgroot bestuur).
  • Pas het MAGIE-principe toe:
MAGIE-principe

Meetbaar Kunnen we de mate van realisatie op een bepaald ogenblik aantonen?

Acceptabel Is er draagvlak? Sluit dit aan bij de speerpunten en visie van de organisatie?

Gecommuniceerd Is het doel helder? Kunnen de medewerkers het begrijpen en kennen?

Inspirerend Is de doelstelling zinvol? Kan ze verandering genereren?

Engagerend Willen de medewerkers zich er aan (ver)binden?

! Het principe ‘meetbaarheid’ is vaak nog een uitdaging en wordt niet altijd opgenomen in de formulering.
Actieplannen vormen clusters van afgebakende, logisch samenhangende acties om de doelstellingen te realiseren. Ze vormen dus de link tussen de acties en doelstellingen. Vaak bepalen we eerst de acties en groeperen we deze daarna tot actieplannen. Het is de kapstok waarbij acties gelinkt aan verschillende diensten samenkomen.
Enkele tips:

  • Geef in de mate van het nuttige en het mogelijke de periode van uitvoering aan.
  • Formuleer de actieplannen SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel/aanvaardbaar, realistisch en tijdsgebonden).

Acties dragen bij aan het bereiken van de doelstellingen en geven weer wat we precies moeten of willen doen.

Enkele vuistregels:

  • Acties komen idealiter overeen met projecten en processen. Vermijd het neerschrijven van taken of een te gedetailleerde vertaling van hoe jullie iets gaan doen.
  • Maak per actie een actiefiche waarin je de doelstelling van de actie, de politieke en ambtelijke verantwoordelijken, een inschatting van de nodige financiële middelen en de impact op het personeel vermeldt. Probeer tegen juni de eerste actiefiches rond te krijgen om de financiële haalbaarheid te kunnen aftoetsen.
  • Het gemiddeld aantal acties varieert tussen de 50 en 100 (bron: ABB).
  • BBC 3.0 vervangt de investeringsenveloppes door investeringsprojecten. Er wordt verwacht dat er minstens één investeringsproject wordt gekoppeld op het niveau van een prioritaire actie of een prioritair actieplan.
  • Formuleer de acties SMART.
  • Geef in de mate van het nuttige en het mogelijke de periode van uitvoering aan.

Voorbeeld Doelstelling: We willen dat inwoners meer bewegen en een gezonde levensstijl aannemen. Actieplan: We versterken het sportaanbod en verbeteren de sportinfrastructuur. Actie: We bouwen

Tips and tricks bij het opstellen van je doelstellingenboom
Beschrijf het onderscheid tussen een beleidsdoelstelling, actieplan en actie duidelijk in een heldere kadernota voor de start van het proces.

Doelstellingen en actieplannen zijn idealiter dienst- of domeinoverschrijdend.

Hou voldoende rekening met het niveau van de formulering. Dit heeft soms invloed op de koppeling van middelen.

Verdeel een gelijk aantal acties over diverse domeinen en diensten.

Focus op een duidelijke en begrijpelijke formulering, zonder te verzanden in academische discussies.

Hoe korter de planningshorizon, hoe hoger de detaillering.

Maak al een inschatting van de indicatoren om de acties te meten. Beperk het aantal en vertrek van beschikbare bronnen

trechterdiagram Probis
  1. Bepaal vóór de beleidsdag de strategische richting met het CBS en MAT.
  2. Werk van speerpunten naar doelstellingen op de beleidsdag met CBS en administratie.
  3. Vertaal de doelstellingen naar actie(plannen).
    Hiervoor stemt de betrokken schepen af met het afdelings- of diensthoofd. Organiseer een werksessie met de administratie per strategisch speerpunt.
  4. Realiseer een gedragen meerjarenplan dankzij een goede afstemming tussen CBS en MAT.

Samenvatting

  • Start met een sterke kadernota.
    Maak in het begin van het traject duidelijke afspraken over het proces, de rollen en de verwachtingen. Dit zorgt voor een vlotte samenwerking en voorkomt discussies tijdens het proces.
  • Een sterke doelstellingenboom begint bij een duidelijke visie.
    Zorg ervoor dat missie, visie en speerpunten helder en gedragen zijn.
  • Speerpunten geven richting en moeten strategisch gekozen worden (max. 5 à 7 voor de focus).
    • Doelstellingen, actieplannen en acties moeten helder onderscheiden worden:
    • Beleidsdoelstelling → Wat willen we maatschappelijk bereiken?
    • Actieplan → Hoe groeperen we acties om dit doel te realiseren?
    • Actie → Welke concrete stappen nemen we?
  • .
  • Succesvolle uitvoering vereist samenwerking tussen politiek, administratie en stakeholders.

Een keertje ventileren over jouw meerjarenplanning?

Wil je aan de slag met de opmaak van jouw meerjarenplanning? Het is een proces waarin visie, speerpunten en concrete doelen samenkomen. In dit artikel krijg je handvatten voor een sterke startnota en het uitwerken van je doelstellingenboom, van strategie naar actie. Start met een helder kader en zorg voor een gedragen proces. Tijd voor frisse lucht in je planning? We denken graag mee.

Contacteer mij
Mandus meerjarenplanning

Anderen bekeken ook