Case

Interim Facility Manager bij Zorggroep Orion: collega Tommy zorgt voor continuïteit tijdens groei en verandering

De context 

Zorggroep Orion is een welzijnsvereniging actief in ouderenzorg, kinderdagverblijven, thuiszorg en lokale dienstencentra. In een recente groeifase – met plannen voor nieuwe infrastructuur zoals een extra dienstencentrum en assistentiewoningen – stond Orion voor heel wat veranderingen. Om, in afwezigheid van een vaste Facility Manager, de continuïteit te garanderen en lopende zaken niet stil te laten vallen, deed Orion een beroep op Probis. Collega Tommy stapte in als interim Facility Manager en nam de facilitaire leiding tijdelijk over. 

Tommy’s opdracht bestond uit: 

  • De techniekers en administratieve medewerkers aansturen in hun dagelijkse werking 
  • Renovatieprojecten inhoudelijk en praktisch opvolgen 
  • Onderhoudscontracten verlengen en nieuwe aanbestedingen beheren 
  • Interne communicatie structureren, o.a. via de teammailbox en het projectoverzicht 
  • Alles voorbereiden voor een vlotte overdracht aan de nieuwe Facility Manager 
Aanpak en samenwerking 

Vanaf dag één nam Tommy de tijd om het team en de werkvloer te leren kennen. Hij luisterde naar de techniekers en administratieve krachten om te begrijpen waar de knelpunten lagen en waar zij behoefte aan hadden. Die open houding zorgde meteen voor vertrouwen en een vlotte samenwerking. 

Focus op structuur en overzicht: Een gestructureerde communicatie-aanpak zorgde ervoor dat iedereen wist wat, wanneer en via welk kanaal gecommuniceerd werd. Samen met het team werd beslist om de teammailbox te re-introduceren, gekoppeld aan duidelijke afspraken wie welke berichten opvolgt. Vervolgens werd er een centraal projectoverzicht gecreëerd waarop alle lopende renovaties, onderhoudstaken en prioriteiten stonden. Dit gaf zowel de techniekers als de administratieve medewerkers een helder beeld van de planning, zodat niemand nog voor verrassingen kwam te staan. 

Pragmatische projectopvolging: Tommy wierp zich ook op als coördinator voor de verschillende renovatieprojecten. Dagelijks hield hij contact met aannemers en leveranciers om de voortgang te bewaken en hij loste praktische problemen meteen op.  Dankzij die hands-on aanpak bleven de projecten netjes op schema zonder in te boeten op kwaliteit. 

Samen werken met het team: Tommy stuurde niet enkel aan, hij werkte actief mee en deelde zijn kennis. Wekelijks organiseerde hij een teamoverleg waar techniekers hun uitdagingen bespraken en de administratieve collega’s verbeterpunten voor het planningsproces aandroegen. Het team voelde zich gehoord en betrokken, wat de motivatie zichtbaar ten goede kwam. 

Gedurende de hele opdracht bleef de wisselwerking tussen Tommy en het Orion-team centraal staan. Hij trad op als coach én klankbord: techniekers konden bij hem terecht met vragen over installaties, terwijl de administratieve medewerkers samen met hem de planning, contracten en offertes doornamen. Die nauwe samenwerking zorgde ervoor dat knelpunten snel werden gesignaleerd en verholpen – vaak nog voordat ze tot grotere problemen uitgroeiden. 

Resultaat 

Door de tijdelijke inzet van Tommy bleef de dienstverlening van Zorggroep Orion op peil tijdens de afwezigheid van een vaste Facility Manager. Hij zorgde ervoor dat de lopende renovatieprojecten zonder onderbreking verderliepen en verlengde alle belangrijke onderhoudscontracten op tijd. Het team kreeg ondertussen de nodige ondersteuning en structuur, waardoor medewerkers hun rust en vertrouwen in het dagelijkse werk hervonden. 

Tommy bereidde ook de overgang naar de nieuwe Facility Manager grondig voor. Hij documenteerde alle lopende zaken en de verbeteringen die waren doorgevoerd, zodat zijn opvolger meteen een vliegende start kon nemen. Bij de overdracht merkte Orion dat de facilitaire werking een stuk gestroomlijnder verliep: de communicatie liep vlotter, afspraken waren duidelijk vastgelegd en iedereen had opnieuw overzicht. 

Tommy en het team hebben in enkele maanden tijd veel gerealiseerd. Een mooi voorbeeld van hoe een tijdelijke kracht, in nauwe samenwerking met een gemotiveerd team, een organisatie door een uitdagende periode kan loodsen. 

Tijdelijk iemand nodig die meteen mee is én het verschil maakt?


Een verandering op til, maar geen vaste kracht in huis? In situaties van groei, afwezigheid of herstructurering zorgt een ervaren interimmanager voor rust en continuïteit. Collega Tommy stapte tijdelijk in, en deed dat schouder aan schouder met het team. Ook nood aan tijdelijke versterking met visie én voeten op de werkvloer? We denken graag met je mee!

Anderen bekeken ook