Hoe zorg je ervoor dat een lokaal dienstencentrum blijft draaien na het wegvallen van een centrumleider? Bij Cogelshof in Schoten werkte Probis aan herstel door organisatie, communicatie en vrijwilligerswerking te versterken.
Lees de volledige caseCase
UiTPAS in Vilvoorde: tijdelijke projectondersteuning bij verankering in de stedelijke werking
Stad Vilvoorde streeft al jaren naar een toegankelijke en inclusieve vrijetijdswerking voor álle inwoners. Met initiatieven zoals de V-pas zorgde de stad voor betaalbare deelname aan sport, cultuur en het verenigingsleven voor kinderen en jongeren. In mei 2024 schakelde Vilvoorde over op UiTPAS, binnen een intergemeentelijke samenwerking met IGS Noordrand. Een logische stap, maar geen eenvoudige. De overstap vroeg om afstemming met andere gemeenten, interne procesaanpassingen, én de begeleiding van het veranderingstraject binnen de stadsorganisatie en externe verenigingen.
Omdat de bestaande UiTPAS-coördinator al meerdere taken combineerde, werd gekozen voor tijdelijke projectondersteuning. Vanuit Probis nam Kaat Wauman, adviseur project- en interimmanagement, deze rol op zich. Zij versterkte het team om de overstap van V-pas naar UiTPAS in goede banen te leiden.
Stap voor stap, met de organisatie mee
De focus lag op het begeleiden van het volledige implementatie- en veranderingstraject. Er werd gestart met het uittekenen van een heldere projectstructuur: wie doet wat, wanneer, en met welke doelstellingen? Die structuur gaf richting aan het verdere verloop van het traject.
In nauwe afstemming met de UiTPAS-coördinator en betrokken stadsdiensten zette Kaat concrete acties op, zoals:
- De automatische toekenning van een UiTPAS aan alle minderjarigen,
- Het uitdenken en implementeren van ondersteunende processen,
- De voorbereiding en begeleiding van beleidsoptimalisaties,
- Het opstellen van een realistisch communicatieplan ten aanzien van de potentiële UiTPAS-organisatoren.
Ook het financiële luik binnen IGS Noordrand vroeg de nodige aandacht. Zowel het subsidiereglement als de afrekening tussen de verschillende gemeentes en UiTPAS-organisatoren kreeg vorm. Zo werd er samen gezocht naar een politiek en financieel gedragen subsidiereglement waarbij er consensus was binnen de IGS mits het behouden van de eigenheid van elk lokaal bestuur.
Samenwerking als rode draad
Stad Vilvoorde bleef zelf aan het roer, en de ondersteuning vanuit Probis zorgde voor structuur, ademruimte en vooruitgang. Dankzij die samenwerking konden inhoudelijke knopen tijdig worden doorgehakt en praktische uitdagingen vlot worden opgelost.
Er werd bijvoorbeeld een overlegstructuur opgezet waarin bezorgdheden konden worden besproken, maar ook successen werden gedeeld. Op die manier bleef het traject niet hangen bij de trekkers, maar leefde het ook binnen de bredere organisatie. Verschillende stadsdiensten werden stap voor stap meegenomen in de nieuwe werking, zodat UiTPAS niet als “extra” werd gezien, maar als onderdeel van het dagelijks werk.
Een stevig fundament voor de toekomst
De tijdelijke versterking maakte het mogelijk om dit complexe traject niet uit te stellen, maar grondig en gedragen te realiseren. De implementatie verliep gestructureerd, zonder dat de dagelijkse werking van de stad onder druk kwam te staan.
Vandaag is UiTPAS stevig ingebed in de reguliere werking van Stad Vilvoorde. De basis ligt er, en er werd bewust gebouwd aan iets dat op lange termijn mee kan groeien met de stad en haar inwoners.
Tijdelijke ondersteuning nodig bij de overstap naar UiTPAS?
Een verandering hoeft geen vertraging te betekenen. Kaat Wauman bracht structuur en vooruitgang in Vilvoorde. Met haar aanpak legde ze een solide basis voor de integratie van UiTPAS in de stedelijke werking.
Zit jij in een vergelijkbare situatie? Sylvie en haar team denken graag met je mee.
Anderen bekeken ook
Werken aan kwaliteit van wonen, leven en zorg in woonzorgcentrum Mariëndal
Probis ondersteunde WZC Mariëndal in Overijse bij de verbetering van het kwaliteitsbeleid, met als doel een positieve impact op de kwaliteit van wonen, leven en zorg voor zowel bewoners als medewerkers.
Lees de volledige case