Strategische meerjarenplanning = hét project voor 2025!

Met de start van een nieuwe legislatuur komt ook de opmaak van je nieuwe meerjarenplan. Het is een belangrijk strategisch document voor je lokale bestuur en biedt niet alleen een langetermijnvisie, maar zorgt ook voor een concreet kader waarin je jouw beleidsdoelstellingen en acties uitwerkt.

Ontdek in dit artikel hoe we dit doorgaans aanpakken. We delen de verschillende stappen zodat je na het lezen concreet aan de slag kan.

Stappenplan voor opmaak SMJP

Voorbereiding en evaluatie vorige legislatuur

 Een heldere projectstructuur en een concreet plan zijn cruciaal om het proces van je meerjarenplan soepel te laten verlopen. Het dient als de ruggengraat doorheen het project. Alle betrokken partijen, zowel ambtelijk als politiek, weten precies wat hun rol en verantwoordelijkheden zijn, wat bijdraagt aan een efficiënte en goed georganiseerde aanpak. Bovendien zijn deadlines duidelijk, wordt het plan ook breed gedragen en blijft het praktisch uitvoerbaar.

In de voorbereidende fase is het ook belangrijk om aandacht te besteden aan:

  • Vorming en opleiding voor mandatarissen en ambtenaren
  • Bijsturen/opmaken van de afsprakennota
  • Uitvoeren van kerntaken
  • (Her-)evalueren/bijsturen missie, visie, waarden
  • Bepalen hoe we omgaan met participatie
  •  ….

Eens de projectstructuur en contouren duidelijk zijn, start je met een grondige evaluatie van het vorige meerjarenplan en het inschatten van de beleidsvrije ruimte.
Uit deze evaluatie haal je bevindingen die worden opgenomen in de startnota ‘meerjarenplanning’. In deze nota leg je de belangrijkste punten vast die jou verder in het proces helpen. Denk aan vragen zoals:

  • Op welk detailniveau beschrijf je acties, actieplannen en doelstellingen?
  • Neem je terugkerend beleid op in de doelstellingen?
  • Hoe ga je om met indicatoren? En hoe uitgebreid mag jouw plan zijn?
 
Mapping en bepalen speerpunten

Na de voorbereidingsfase begin je met het vormgeven van het meerjarenplan. Een belangrijk onderdeel hiervan is de zogenaamde “mapping.” Hierbij breng je beleidsuitdagingen en opties helder in kaart. Zo krijg je een duidelijk overzicht van de keuzes die gemaakt moeten worden en hoe deze passen bij zowel de interne mogelijkheden van de organisatie als de externe ontwikkelingen waarmee je best rekening houdt . Dit proces helpt je om strategische keuzes te maken die niet alleen ambitieus, realistisch en uitvoerbaar zijn.

Analyseer documenten en organiseer werksessies met het CBS en MAT. Daarbij breng je de uitdagingen uit de ambtelijke documenten, zoals de omgevingsanalyse, inspiratienota en het memorandum, in kaart. Vervolgens koppel je deze aan de politieke documenten, zoals bestuursakkoorden en partijprogramma’s, en aan de beleidsnota’s van hogere overheden, zoals Vlaanderen, intercommunales en regio’s. Dankzij deze oefening ontdek je synergiën, overlappen, unieke inzichten en quick wins die meteen opgepakt kunnen worden.

De mapping geeft inzicht in de uitdagingen en kansen waarmee jouw lokaal bestuur te maken krijgt. Daarna vertaal je dit naar een visie voor de komende legislatuur, met duidelijke speerpunten voor de toekomst. Deze speerpunten en kerngebieden waar je organisatie zich op richt om de langetermijnvisie te bereiken, dienen als kapstok voor de verdere uitwerking van doelstellingen en actieplannen.

 

Mandus lacht
Van speerpunten naar doelstellingenboom

Zodra de speerpunten zijn vastgelegd door MAT en CBS vertaal je deze naar concrete beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties. Doelstellingen, vaak direct afgeleid van de speerpunten, geven helder aan wat er moet gebeuren om ze te verwezenlijken. In een interactief proces, waarbij je het managementteam, de diensten en CBS actief betrekt, krijgt de doelstellingenboom stap voor stap vorm.

Hoe gaan we tewerk?

Je begint met een trechtermodel waarbij je eerst een draft van de beleidsdoelstellingen uitwerkt. Dit gebeurt via werksessies samen met MAT en CBS, en tijdens een beleidsdag waar je met experten, deskundigen, mandatarissen en MAT-leden nadenkt over de waarden van je lokale bestuur en de doelstellingen die daarbij horen.
Zodra de blauwdruk van de doelstellingen is opgesteld, geef je samen met werkgroepen en de diensten verder vorm aan de actieplannen en acties. Tijdens dit proces besteed je extra aandacht aan de personele, operationele en financiële impact van de acties. Je kan hiervoor actiefiches gebruiken.

Maak voor elke actie duidelijk wat de personele, financiële en operationele noden zijn, en wijs de politieke en ambtelijke trekkers aan. In de actiefiches formuleer je ook de indicatoren die nodig zijn om het plan op te volgen.


Na het opstellen van de actiefiches bundel je alle informatie in een overzicht. Daarna stellen we een eerste versie van de doelstellingenboom op, waarin je de financiële en personele impact meteen meeneemt. Zo creëer je een helder beeld van wat er nodig is voor de volgende stappen.

Budgetconclaven

Zodra er een draft is van doelstellingenbomen beginn je met het organiseren van een budgetconclaaf. Tijdens deze overleggen bespreken CBS en MAT de financiële, operationele en maatschappelijke gevolgen van de beleidsdoelstellingen en actieplannen. Dit geeft een duidelijk zicht over de beschikbare middelen en noden die je op elkaar afstemt.
Het conclaaf helpt om realistische keuzes te maken en zorgt voor de opmaak van een haalbaar meerjarenplan

Opmaken strategische en financiële nota

Na het aanpassen van de doelstellingenboom en actiefiches en na goedkeuring door CBS en MAT, stel je een voorontwerp van het meerjarenplan op. Dit is een bijgewerkt en geïntegreerd document waarin alle beleidsdoelstellingen, actieplannen, acties, en financiële ramingen zijn opgenomen.

Maak gebruik van visuele hulpmiddelen, zoals verbeterborden, om de voortgang van verbeterinitiatieven zichtbaar te maken. Verbeterborden helpen teams om samen aan doelen te werken, knelpunten te identificeren en snel actie te ondernemen waar nodig. Tegelijk bieden ze overzicht en maken ze de vooruitgang zichtbaar. Het vieren van successen, hoe klein ook, helpt om de motivatie hoog te houden.

Opmaken strategische en financiële nota

Na het aanpassen van de doelstellingenboom en actiefiches en na goedkeuring door CBS en MAT, stel je een voorontwerp van het meerjarenplan op. Dit is een bijgewerkt en geïntegreerd document waarin alle beleidsdoelstellingen, actieplannen, acties, en financiële ramingen zijn opgenomen.

Hou alvast rekening met een aantal wijzigingen sinds BB 3.0:

 

Extra’s in de strategische nota

  • een beleidsverklaring
  • een overzicht van alle beleidsdoelstellingen
  • en een beschrijving van de prioritaire acties

 

Extra’s in de financiële nota:

  • een volledig overzicht van de verwachte uitgaven en ontvangsten per beleidsdoelstelling
  • een overzicht/verduidelijking van de kredieten

Extra’s in de toelichting:

  • De investeringen
  • De financiële schulden
  • De personeelsinzet
  • De verbonden entiteiten

Een frisse kijk op jouw meerjarenplanning?

 Probis biedt verschillende manieren om je te ondersteunen bij de opmaak van het meerjarenplan. Jij kiest wat het beste past bij jouw situatie.

Mandus meerjarenplanning
Gerichte ondersteuning als PMO

Wij zorgen dat elke stap gestructureerd verloopt, dat de juiste mensen op het juiste moment betrokken zijn, en dat jouw meerjarenplanning efficiënt tot stand komt. Jij houdt de controle, terwijl wij je begeleiden en overzicht bieden.

Volledige begeleiding van A tot Z

Wil je liever wat meer uit handen geven? Wij nemen het hele project op ons. We begeleiden je van begin tot eind, van werksessies tot het opstellen van de doelstellingenboom en strategische nota.

We bieden ook een klankbord voor je financieel directeur en ondersteunen bij het opstellen van de financiële nota’s. Met onze kennis van financiële planning en BBC 3.0 helpen we je om beleidskeuzes te maken die jouw organisatie ondersteunen, zonder de financiële stabiliteit in gevaar te brengen.