Het jaarrapport organisatiebeheersing
30 juni. Bij de kwaliteitsverantwoordelijke van het lokaal bestuur is dit een datum die ongetwijfeld een belletje doet rinkelen: dé ultieme deadline waarop het lokaal bestuur moet rapporteren over organisatiebeheersing aan de beleidsorganen.
Een verplicht en tijdsintensief nummertje? Of hét moment om even de stand van zaken in uw organisatie te meten? En hoe bundelt u nu al deze acties in een overzichtelijk rapport dat ook effectief gelezen wordt?
U kunt ervoor kiezen om te rapporteren op een eerder klassieke manier of om het over een andere boeg te gooien. Welke manier u ook kiest, stem deze zeker af op de rapporteringsnood in uw organisatie.
Het jaarrapport door verschillende brillen bekeken
Het jaarrapport heeft idealiter vier doelgroepen: Audit Vlaanderen, de inwoner, de medewerker van uw lokaal bestuur en de raad. Waarom is dit zo en wat verwacht elke lezer van het jaarrapport?
Audit Vlaanderen verwacht dat een organisatie zelfbewust is van bepaalde risico’s die processen met zich meebrengen. Ze gaan dus na of het bestuur zich bewust is van de risico’s, deze benoemt in het jaarrapport en of er beheersmaatregelen en prioriteiten aan gekoppeld zijn. Zij doen voornamelijk de decretale check of het bestuur ‘de dingen juist doet’ en willen op dat vlak de kwaliteit van de dienstverlening garanderen. Zij controleren of de (verplichte) rapportering naar de raad gebeurt en verwachten een duidelijke stand van zaken bij de acties.
Het jaarrapport is ook interessant voor de inwoner, omdat deze zo kan nagaan of het bestuur goed omgaat met de middelen die het ter beschikking heeft. Hij verwacht een performante dienstverlening en organisatie en wil fier kunnen zijn om in de gemeente te wonen. Hij stelt zich vragen als: “Waar is ‘mijn belastinggeld’ naartoe gegaan? What’s in it for me? Welke veranderingen zijn er op vlak van (digitale) dienstverlening en burgerparticipatie?” Het jaarrapport kan zo een belangrijke rol spelen in de employer branding of de uitstraling van de gemeente als maatschappij en als organisatie. Het uitgelezen moment dus om te tonen waar de gemeente op inzet en voor staat.
De medewerker wil kunnen meebouwen aan een groeiende organisatie waar hij zich goed voelt en eigenaarschap kan opnemen, met ruimte voor innovatie en digitalisering. Het verband tussen medewerkerstevredenheid en -welzijn en organisatiebeheersing is daarom een belangrijk aandachtspunt. Medewerkers van een lokaal bestuur hechten veel belang aan het creëren van maatschappelijke meerwaarde in hun job. Het jaarrapport is voor hen dan ook liefst meer dan louter een rapport: het kan werken als een ‘stoefboekje’, als communicatiemoment van de groei en voortgang van de organisatie. Enkele tips:
- Communiceer vaker dan jaarlijks. Neem het bijvoorbeeld op als vaste rubriek in de interne nieuwsbrief.
- Gebruik concrete voorbeelden. Zet medewerkers en diensten in de kijker om aan te tonen dat iedereen meewerkt aan organisatieontwikkeling.
- Hou het zo luchtig mogelijk: vermijd bijvoorbeeld het woord ‘beheersmaatregelen’.
- Onderschat het belang van het MAT niet: zij belichamen organisatiebeheersing en -waarden.
- Betrek de communicatiedienst om het visueel aantrekkelijk te maken en de schrijfstijl beter en toegankelijk.
De raad is, naast de voorgaande aspecten, ook geïnteresseerd in het overzicht van de interne voortgang. Het rapport moet daarom gelinkt zijn aan het strategisch meerjarenplan en de doelstellingen waar zij mee akkoord gegaan zijn. Het toont de gecreëerde maatschappelijke meerwaarde en de koers die de organisatie voor de maatschappij vaart.
De inhoud en opbouw van het jaarrapport
Hoe beginnen we eraan?
Gebruik het actieplan organisatiebasis als basis, maar besef dat u als organisatie méér doet dan u denkt. Rapporteer ook acties die niet in het actieplan waren opgenomen, maar wel werden uitgevoerd.
Gebruik uw model organisatiebeheersing achterliggend, en niet noodzakelijk als kapstok, om de inhoud te verzamelen en de groei te inventariseren.
Spreek met het MAT, diensthoofden en experten en sluit aan op teamvergaderingen om te horen wat er allemaal is gebeurd op vlak van organisatieontwikkeling.
Ga na welke audits (Audit Vlaanderen, externe partners) er op organisatie- en dienstniveau geweest zijn. De inventarisatie is namelijk vaak al gebeurd voor uw bestuur. Wat is er het afgelopen jaar kritisch in vraag gesteld en waarin kunnen we als organisatie groeien?
Benoem aanvullende analyses zoals klantenbevragingen of welzijnsenquêtes. Vaak worden deze apart bekeken en zien we de link met organisatiebeheersing niet meteen.
Overweeg om bepaalde rapportages in het jaarrapport te verwerken als bijlage, zoals het hr-jaarrapport (bv. bij Personeelsbeleid) en het financieel rapport van Belfius (bv. bij Financieel management).
Wat beschrijven we per onderwerp, project en realisatie?
Deze elementen zijn idealiter aanwezig in het jaarrapport:
- Aanleiding van het project of de actie;
- Resultaten of stand van zaken;
- Vervolg of implementatie;
- Maatschappelijke of organisatorische meerwaarde;
- Impact op de dienstverlening.
Wees duidelijk genoeg, maar treed niet te veel in detail. Vermeld eventueel de timing, budgetten en het projectteam bij de belangrijkste projecten en acties die jullie gedetecteerd hebben.
Hoe gaan we aan de slag?
Bepaal samen waar jullie het komende jaar aan gaan werken of wat verder loopt. Vergeet hierbij de zelfevaluatie en omgevingsanalyse niet.
Hou het leesbaar en vermijd het gebruik van organisatiebeheersingsjargon. Bepaal zoals eerder vermeld de vorm van het document aan de hand van de lezer.
Hoe komen we tegemoet aan de verwachtingen van onze belanghebbenden?
Besef vooral: one size does not fit all! U kunt ervoor kiezen om het jaarrapport op te bouwen vanuit het gekozen model of aan de hand van een verhaal op basis van de missie, visie en waarden van de organisatie.
In het geval van de keuze voor het model of het kader komen we tegemoet aan de verwachtingen van Audit Vlaanderen. Zij hebben in samenwerking met ABB, VVSG, Audio en VVP een leidraad opgesteld over de inhoud van deze rapportering.
De andere lezers hebben andere verwachtingen: het rapport moet behapbaar, visueel en duidelijk gecommuniceerd zijn. Dan is een grafische vorm van het rapport (of ‘groeiboekje’ of ‘organisatie-update’) aangeraden, met de acties gegroepeerd per thema.
Bekijk hoe Wervik en Zaventem op een visuele manier rapporteren over de voortgang van organisatiebeheersing in hun organisatie.
Jaarrapport 2021 Wervik
Jaarrapport 2022 Wervik
Jaarrapport 2021 Zaventem
Jaarrapport 2022 Zaventem
Bijlage van een jaarrapport
Het jaarrapport zelf is liefst niet te gedetailleerd. De bijlage kan uitgebreidere informatie bevatten, zoals een implementatieplan met een duidelijk overzicht van de acties en hun timing, en een organisatiehandboek met een overzicht van de decretaal verplichte documenten om de organisatie in kaart te brengen.
Samengevat
Vertel een verhaal met achterliggend het gekozen model van organisatiebeheersing.
Stem de vorm en inhoud van het jaarrapport af op de lezer.
