Case

Vernieuwd kwaliteitsbesluit VAPH: wat verandert er vanaf november 2026?

Met de goedkeuring van het vernieuwde kwaliteitsbesluit op 18 september 2026 krijgt het kwaliteitsdecreet van 2023 een concrete vertaling naar de dagelijkse praktijk van VAPH-organisaties. Het besluit bevat wijzigingen rond participatie, klachten, handelingsplannen, vrijheidsbeperkende maatregelen en de rechten van zorggebruikers. Toch zou het te kort door de bocht zijn om dit louter te beschouwen als een actualisering van bestaande regels. Het besluit geeft vooral richting aan een andere manier van denken over kwaliteit.

Toen het kwaliteitsbesluit van 2011 werd ingevoerd, lag de nadruk in de eerste plaats op erkennings- en vergunningsvoorwaarden en op het garanderen van een minimale kwaliteitsbasis. Organisaties moesten aantonen dat ze beschikten over de nodige procedures, afspraken en structuren om kwaliteitsvolle ondersteuning te bieden. Dat was logisch in een sector die volop professionaliseerde en waarin kwaliteitsborging centraal stond.

Vandaag ligt de lat anders. Personen met een handicap verwachten terecht inspraak in hun ondersteuning. Hun netwerk wil betrokken worden bij belangrijke beslissingen. Medewerkers zoeken ruimte voor professionele afwegingen en organisaties worden steeds vaker beoordeeld op de meerwaarde die zij realiseren in het leven van mensen. Niet de procedure op zich, maar het verschil dat de ondersteuning maakt, komt centraal te staan.

Vanuit die evolutie ontstond het kwaliteitsdecreet van 2023. Het decreet introduceerde een impactgerichte visie op kwaliteit, met aandacht voor de ervaring van de zorggebruiker, participatie, transparantie, gedeelde verantwoordelijkheid en continue verbetering. Via het belanghebbendenoverleg, ook bekend als de kwaliteitstafels, werden deze principes verder vertaald naar concrete kwaliteitsnormen. Het vernieuwde kwaliteitsbesluit vormt een belangrijke uitwerking van dat proces.

Veel wijzigingen zijn terug te brengen tot één centrale ambitie: de stem van personen met een handicap en hun netwerk sterker verankeren in de organisatie van zorg en ondersteuning.

Participatie als volwaardig onderdeel van kwaliteitsbeleid

Participatie was ook onder het vorige kwaliteitsbesluit niet afwezig. Organisaties werkten met gebruikersoverleg, bewonersraden of andere inspraakstructuren. De manier waarop die inspraak werd ingevuld en doorwerkte in de besluitvorming, verschilde echter sterk.

Het vernieuwde kwaliteitsbesluit legt daarom meer nadruk op de kwaliteit van de betrokkenheid. Organisaties moeten een inspraakregeling uitwerken die beschrijft hoe zowel individuele als collectieve inspraak wordt georganiseerd. Zorggebruikers krijgen inspraak in hun ondersteuning, hun handelingsplan en wijzigingen in hun woon- en leefsituatie. Daarnaast verduidelijkt het besluit dat vrijheidsbeperkende maatregelen vooraf besproken moeten worden met de zorggebruiker of zijn vertegenwoordiger.

Bij belangrijke onderwerpen moet de organisatie vooraf advies vragen aan zorggebruikers of vertegenwoordigers. Ze moet nadien ook toelichten waarom dat advies al dan niet werd gevolgd en die motivering opnemen in het verslag. Waar vroeger vooral het bestaan van overleg centraal stond, komt nu ook de doorwerking ervan in beeld. Inspraak wordt zo minder een afzonderlijk overlegmoment en meer een onderdeel van goed bestuur en kwaliteitsvolle ondersteuning.

Die benadering sluit aan bij het onderzoek van KU Leuven en HOGENT naar participatie bij VAPH-zorgaanbieders. De ambitie is om niet te blijven steken bij informeren of consulteren, maar waar mogelijk door te groeien naar mee beslissen, zowel over de individuele ondersteuning als over het beleid van de organisatie.

Van klachtenprocedure naar signalen- en klachtenbeleid

Ook het klachtenbeleid krijgt een ruimere invulling. Onder het vorige besluit lag de nadruk vooral op het beschikken over een klachtenprocedure. Daardoor werd een klacht vaak bekeken als een formeel traject dat pas werd opgestart wanneer andere pistes niet langer werkten.

Het vernieuwde kwaliteitsbesluit kiest voor een breder signalen- en klachtenbeleid, dat samen met zorggebruikers en hun netwerk wordt uitgewerkt. Daarbij moet duidelijk zijn bij wie mensen terechtkunnen met signalen of klachten. Dat hoeft niet langer verplicht de directie te zijn. Een organisatie kan bijvoorbeeld werken met een vertrouwenspersoon of een specifieke klachtenbehandelaar. Een klacht hoeft bovendien niet meer schriftelijk te worden ingediend, ook niet bij de klachtencommissie. De wijze van indienen moet afgestemd zijn op de mogelijkheden van de klachtindiener.

Voor twee soorten klachten kan men rechtstreeks bij het VAPH terecht, zonder eerst de interne klachtenprocedure te doorlopen. Dat geldt voor collectieve klachten, wanneer verschillende zorggebruikers dezelfde klacht hebben, en voor klachten over de wijze waarop participatie of collectieve inspraak is georganiseerd.

De inzet is breder dan een correcte afhandeling van formele klachten. Een toegankelijk beleid moet organisaties helpen om signalen vroeger op te vangen, bespreekbaar te maken en te gebruiken als bron voor verbetering.

Ernstige gebeurtenissen en grensoverschrijdend gedrag: meer nadruk op analyse en verbetering

Ook het beleid rond ernstige gebeurtenissen en grensoverschrijdend gedrag wordt aangepast. Vanaf 1 november 2026 wordt grensoverschrijdend gedrag expliciet beschouwd als een specifieke categorie binnen ernstige gebeurtenissen. Organisaties blijven incidenten registreren en melden aan het VAPH, maar het besluit legt meer nadruk op de analyse ervan en op het formuleren van verbeteracties.

Het referentiekader voor grensoverschrijdend gedrag moet voortaan ook een afwegingskader bevatten. Dat ondersteunt teams om de ernst van een situatie gestructureerd en onderbouwd in te schatten en een passende reactie te bepalen, rekening houdend met de context, de betrokken personen en de impact van het gedrag. Het afwegingskader bepaalt niet automatisch of een incident gemeld moet worden.

Daarnaast worden de meldtermijnen verduidelijkt. Ernstige gebeurtenissen met ernstige verwondingen of overlijden, risico voor de continuïteit van de werking of persdreiging moeten onmiddellijk aan het VAPH worden gemeld. Andere meldingsplichtige ernstige gebeurtenissen en grensoverschrijdend gedrag moeten binnen dertig dagen na de interne registratie worden gemeld.

Hier ligt de klemtoon niet alleen op melden en registreren. Door incidenten systematisch te analyseren en er verbeteracties aan te koppelen, worden ze ook een bron voor leren en kwaliteitsverbetering binnen de organisatie.

Vrijheidsbeperkende maatregelen: bestaande beweging sterker verankerd

De nieuwe bepalingen over afzondering en fixatie behoren tot de meest ingrijpende onderdelen van het besluit. Tegelijk is nuance nodig. Veel organisaties investeren vandaag al in preventie, de-escalatie en minder ingrijpende alternatieven. De sector start dus niet van nul.

Het vernieuwde kwaliteitsbesluit bouwt voort op die ontwikkeling en verankert ze nadrukkelijker in de regelgeving. Vanaf 7 mei 2027 gelden strengere regels. Het uitgangspunt is ‘nee, tenzij’: organisaties moeten eerst inzetten op preventie en ondersteuning en actief zoeken naar minder ingrijpende oplossingen. Afzondering en fixatie mogen nooit worden gebruikt als straf of als maatregel voor een volledige groep. Als ze toch noodzakelijk blijken, kan dat alleen in uitzonderlijke situaties en onder strikte voorwaarden.

Zorggebruikers en hun vertegenwoordigers krijgen inspraak in het algemene beleid en in de individuele afspraken. Het beleid moet bovendien samen met zorggebruikers, hun vertegenwoordigers, het netwerk en medewerkers worden uitgewerkt. Verwachtingen die in veel organisaties al leven, worden zo concreter omschreven en juridisch sterker verankerd.

Sylvie Reyskens

Meer rechtszekerheid rond kosten en rechten

Niet elke wijziging creëert een nieuw recht. Op verschillende punten zorgt het besluit vooral voor meer duidelijkheid en rechtszekerheid.

Dat geldt onder meer voor de kosten van noodzakelijke hulpmiddelen en aanpassingen. Ook vroeger bestond het uitgangspunt dat noodzakelijke ondersteuning niet tot onterechte kosten voor de zorggebruiker mocht leiden. In de praktijk bleven er soms vragen bestaan over de toepassing daarvan.

Het vernieuwde kwaliteitsbesluit verduidelijkt dat noodzakelijke hulpmiddelen en aanpassingen niet mogen worden doorgerekend aan zorggebruikers. Dat verbod mag evenmin worden omzeild door de kosten via een andere kostenpost aan te rekenen. Het gaat dus minder om een nieuw recht dan om een duidelijkere verankering van een bestaand uitgangspunt.

Precies daarin ligt een belangrijke functie van het besluit: bestaande principes worden concreter omschreven en daardoor beter hanteerbaar voor zowel zorggebruikers als organisaties.

Een eenvoudiger procedure voor het handelingsplan

Het besluit formuleert niet alleen bijkomende verwachtingen. Op sommige punten wordt de procedure vereenvoudigd.

Dat gebeurt onder meer bij het handelingsplan. De zorgaanbieder bespreekt het handelingsplan met de zorggebruiker en vraagt om het te ondertekenen. Als de zorggebruiker het plan niet ondertekend terugbezorgt binnen de voorziene termijn, wordt het onder bepaalde voorwaarden als goedgekeurd beschouwd. Daardoor wordt de procedure voor de goedkeuring van aangepaste handelingsplannen eenvoudiger.

Een stap naar een impactgerichte kwaliteitscultuur

Samen tonen de wijzigingen vooral een evolutie in het kwaliteitsdenken. Het vernieuwde kwaliteitsbesluit gaat niet alleen over inspraak, klachten, handelingsplannen of vrijheidsbeperkende maatregelen. Het geeft richting aan een cultuur waarin de ervaring van de zorggebruiker en zijn netwerk een wezenlijk onderdeel vormt van kwaliteitszorg.

Voor organisaties betekent dit een verdere beweging van kwaliteitscontrole naar een impactgerichte kwaliteitscultuur. Procedures, afspraken en registraties blijven noodzakelijke bouwstenen van kwaliteitszorg, maar ze zijn niet langer het eindpunt. Ze staan in functie van een belangrijkere vraag: welke meerwaarde creëert de ondersteuning in het leven van mensen met een handicap, en hoe leert en verbetert de organisatie op basis van die ervaring?

Voor medewerkers wordt kwaliteit daarmee minder een afzonderlijke opdracht van een kwaliteitscoördinator of een voorbereiding op inspectie. Ze krijgt vorm in de dagelijkse interactie met cliënten, in de samenwerking met collega’s en netwerken en in de bereidheid om de eigen praktijk kritisch te blijven bekijken.

Voor personen met een handicap en hun netwerk betekent deze ontwikkeling dat hun ervaring niet als aanvulling op het kwaliteitsbeleid wordt gezien, maar als een essentieel vertrekpunt ervan.

Het kwaliteitsdecreet zette die beweging in gang. Het vernieuwde kwaliteitsbesluit vertaalt haar naar de VAPH-sector en brengt organisaties een stap dichter bij een kwaliteitscultuur waarin leren, participeren en impact realiseren met elkaar verbonden zijn.

Samen werk maken van kwaliteitsvolle ondersteuning

De nieuwe regels roepen heel wat praktische vragen op. Hoe geef je inspraak betekenisvol vorm? Hoe maak je van signalen een bron voor verbetering? En hoe vertaal je nieuwe verwachtingen naar het dagelijkse werk?

Probis helpt VAPH-organisaties om die vertaalslag te maken. We ondersteunen kwaliteitsbeleid, participatie en de implementatie van nieuwe regelgeving. Zo bouwen we samen aan een werkbare en gedragen kwaliteitscultuur.

Ga in gesprek met Toon hierover
Toon D foto

Bronnenlijst

Anderen bekeken ook