Gezond roosteren in de zorg: geen Excel-oefening, wél een hefboom voor werkbare zorg

Geschreven door Esther Baudts & Louis De Groote

Een goed rooster maken is geen kwestie van puzzelstukjes verschuiven. Het raakt aan werkdruk, draagkracht, teamdynamiek en zelfs leiderschap.
Toch zien we in de praktijk vaak dat roosters haast automatisch tot stand komen: op basis van wat ‘altijd zo is geweest’, of om iedereen een beetje tevreden te houden. En net daar wringt het schoentje.

Tijdens ons webinar “Van chaos naar ritme” gingen we in op de vraag: Hoe zorg je voor een rooster dat werkbaar is voor medewerkers én werkbaar blijft voor de organisatie?

Hieronder delen we de kerninzichten en concrete aanknopingspunten.

1. Roosteren start bij heldere cijfers – en gedeeld eigenaarschap

Je hebt geen stevig rooster zonder zicht op de bruto/netto beschikbare uren, zorgzwaarte en structurele basisbezetting.
Maar: cijfers alleen volstaan niet. Vaak zitten die opgesloten bij directie of staf, terwijl planners werken met verouderde gegevens of inschattingen. Maak cijfers toegankelijk. En deel de verantwoordelijkheid: roosteren is een gedeeld proces, géén klus van één planner in een achterkamertje.

Tip: plan elke maand een kort overlegmoment waarbij zorgzwaarte en personeelsinzet opnieuw worden afgestemd.

 

2. De realiteit verandert sneller dan je rooster kan volgen

Een klassiek patroon in woonzorgcentra en zorgorganisaties:
“We hebben vorige maand extra bewoners opgenomen, maar het basisrooster is nog steeds hetzelfde.”
Of: “We merken dat de zorgzwaarte veel zwaarder is geworden, maar dat sijpelt nog niet door in de planning.”

Antwoord: maak het normaal om je rooster regelmatig bij te sturen, zelfs op kleine schaal. Pieken en dalen horen bij de zorg. Het gaat erom dat je ze systematisch leert herkennen én opneemt in je roosterlogica.

Esther Baudts en Louis De Groote

3. Goede afspraken zijn geen beperking, maar een houvast

Veel leidinggevenden vrezen dat duidelijke afspraken botsen met autonomie of teamgevoel. Maar het omgekeerde is waar: heldere regels geven rust, zeker als ze samen gedragen zijn.

Voorbeelden uit de praktijk:

  • Werk met één vast kanaal voor wijzigingen en communicatie over het rooster. Geen WhatsApp, geen losse briefjes.
  • Voorzie een roosterprotocol waarin staat hoe verlof wordt aangevraagd, hoe ruilen gebeurt, en wie eindverantwoordelijk is.
  • Stem op voorhand af wat géén onderhandelbare elementen zijn: bv. weekendroulement, nachtdiensten, of minimale aanwezigheid op feestdagen.

 

4. Afspraken zijn pas sterk als ze opgevolgd worden

We horen het vaak: “We hebben wel afspraken, maar iedereen doet toch zijn eigen zin.”
Dan is het tijd om op te treden. Roosteren raakt aan teamcultuur én leiderschap. Afspraken zijn pas zinvol als iemand erop toeziet dat ze nageleefd worden. En als dat consequent gebeurt, ook bij mensen die ‘altijd een uitzondering zijn’.

Tip: plan elke maand een kort moment waarop je roosterafwijkingen bespreekt. Niet bestraffend, maar als signaalfunctie.

5. Durf kijken naar wie je wanneer inzet

Niet elke shift vraagt dezelfde vaardigheden. Toch zien we dat zorgondersteuners, logistiek personeel of interims vaak lukraak ingepland worden, terwijl anderen altijd dezelfde ‘zware’ taken krijgen.
Een goed rooster:

  • houdt rekening met taken én draagkracht
  • verdeelt verantwoordelijkheid over het team
  • maakt ook niet-klassieke functies zichtbaar en planbaar

Bijvoorbeeld: geef zorgondersteuners specifieke taken op vaste piekmomenten, maar zorg ervoor dat hun inzet de zorglast van collega’s ook écht verlicht.

6. Leiderschap: niet alles valt te plannen, maar alles valt te bespreken

Een sterk rooster vraagt leiderschap. Het vraagt dat je:

  • knelpunten benoemt
  • moeilijke keuzes durft maken (ook al zijn ze niet populair)
  • medewerkers betrekt, maar tegelijk duidelijke grenzen stelt

Roosteren is geen taak van software, maar van mensen.
En dus hoort er ook een visie bij: wat vinden we eerlijk? Wat vinden we haalbaar? En: waar zetten we op in als het moeilijk wordt?

 

Tot slot: roosteren is geen statisch proces

Een gezond rooster:

  • ademt mee met de zorgrealiteit
  • maakt teamafspraken zichtbaar en bespreekbaar
  • verbindt noden van het team met de noden van de organisatie

Laat je dus niet vastzetten in oude patronen. Of zoals iemand het tijdens het webinar zei:

“Een goed rooster is als een metronoom. Niet om strak de maat te houden, maar om het ritme weer terug te vinden.”

Deelnemer webinar

Zoek je meer rust en ritme in je personeelsplanning?

Een gezond rooster vraagt meer dan schuiven met shiften. Het begint bij gedeelde inzichten, duidelijke afspraken en leiderschap dat knopen durft doorhakken. In dit artikel vind je concrete handvatten om je roosteraanpak te versterken. Tijd om het ad-hoc puzzelen los te laten en te bouwen aan een gedragen en toekomstgericht uurroosterbeleid.


Klaar om dat proces in gang te zetten? We denken graag met je mee.

Contacteer Esther en Louis

Anderen bekeken ook

Het jaarrapport organisatiebeheersing

30 juni is de deadline voor het jaarrapport organisatiebeheersing. Dit rapport meet en communiceert de voortgang en ontwikkelingen binnen de organisatie aan beleidsorganen. Audit Vlaanderen, inwoners, medewerkers en de raad hebben elk hun verwachtingen. Gebruik het actieplan en betrek belanghebbenden om een duidelijk en trots verhaal te vertellen over prestaties

Lees de volledige case