Wat zijn de geheimen achter een vlotte organisatie van verkiezingen? Onlangs vroegen wij aan onze trouwe klanten, de gemeenten Zoutleeuw en Kortenaken, om hun ervaringen te delen. We nemen je mee hoe Probis en Vanden Broele hebben bijgedragen aan het ontzorgen van beide lokale besturen, en hoe zij vol vertrouwen
Lees de volledige caseHoe integreer je je digitale strategie in het meerjarenplan?
Geschreven door MATConnect (Vanden Broele) samen met Elisabeth Wiels & Kwinten Van Dessel
Digitale transformatie is niet meer weg te denken uit het dagelijkse beleid van lokale besturen. Maar hoe zorg je ervoor dat je je digitale strategie helder en begrijpelijk integreert in je meerjarenplan? Digitale initiatieven kosten vaak veel geld en middelen en het is een grote uitdaging om deze middelen effectief aan beleidsdoelstellingen te koppelen.
In dit artikel stellen we een digitaal transformatiemodel voor dat je kunt gebruiken als praktisch instrument om de digitale transformatie te vertalen naar een helder onderdeel van je meerjarenplan.
Wat is digitale transformatie?
Digitale transformatie is het proces waarbij digitale technologieën worden gebruikt om een nieuwe bedrijfscultuur en nieuwe bedrijfsprocessen en klantervaringen te creëren – of bestaande te wijzigen – om te voldoen aan veranderende bedrijfs- en marktvereisten.
Het is nauw verbonden met andere belangrijke vormen van verandering binnen organisaties, zoals service design, waarbij de vormgeving van je dienstverlening vertrekt vanuit de beleving van de klant, en organisatiedesign, waarbij je structuur, rollen en processen onder de loep neemt om je organisatiedoelstellingen te behalen.
Vaak wordt digitale transformatie verward met digitalisering. Digitalisering focust echter voornamelijk op het verbeteren van processen aan de hand van digitale tools. Bij digitale transformatie nemen we alle facetten van een organisatie in rekening om ons businessmodel te optimaliseren.
De stakeholders van digitale transformatie in een lokaal bestuur
Bij het implementeren van digitale transformatie in onze organisatie en ons meerjarenplan houden we best rekening met de behoeften van onze stakeholders. Dat kan je doen aan de hand van persona’s. Als voorbeeld gebruiken we er hier een viertal:
Een sterke klantfocus is belangrijk bij digitale transformatie. Die klant kan je ruim definiëren: de burger, de vereniging, de ondernemer. Zij verwachten allemaal een vlotte, nabije en snelle dienstverlening van het lokaal bestuur.
Doel: In het meerjarenplan vindt de klant duidelijk de punten terug die voor hem belangrijk zijn. Hij ziet dat het bestuur wil inzetten op vernieuwing en digitalisering
Wat is het nut van digitale transformatie voor een lokale bestuurder? Hoe kan hij die steeds vaker oplopende kosten kaderen in een breder en gedragen verhaal? En hoe kan hij tastbaar maken wat het bestuur precies wil bereiken met de digitale transformatie?
Doel: Door het inbedden van het verhaal in een groter geheel worden de acties rond digitale transformatie haalbaarder en tastbaarder. Het is duidelijk welke richting de organisatie uit wil gaan, hoe digitale transformatie verweven zit in de organisatie en welke aanspreekpunten er zijn.
De kosten zijn de voorbije jaren sterk veranderd, van eenmalige kosten naar jaarlijkse licentiekosten. Hoe staan deze stijgende kosten in relatie met de efficiëntiewinsten door digitalisering? Wat halen we eruit? En wat als het (grondig) misgaat, bijvoorbeeld bij hacking?
Doel: De kosten zijn duidelijk gekaderd in een strategie. We gaan niet zomaar mee met een trend, maar weten waar we naartoe willen en hebben een realistische en gebudgetteerde aanpak.
Welke impact heeft het op de job van de medewerker? Wat zal er nog allemaal veranderen? Hoe zorgen we ervoor dat de medewerker mee is met de snelle evoluties? Hoe komen we tegemoet aan de noden van digitale koplopers binnen onze organisatie?
Doel: De medewerker krijgt een plaats binnen de digitale strategie. Het gaat zowel om medewerkers die tijd en ondersteuning nodig hebben om mee te evolueren met alle digitale veranderingen, als om medewerkers die helemaal mee zijn en extra uitdaging of verantwoordelijkheid zoeken op digitaal vlak.
Van idee naar strategie
In beleidsvoorbereidende documenten (zoals de omgevingsanalyse en het bestuursakkoord) komt digitale transformatie vaak in een bepaalde vorm terug, bijvoorbeeld het versterken van de digitale vaardigheden van medewerkers, het vereenvoudigen en digitaliseren van processen, het inzetten op een sterke en toegankelijke dienstverlening, het verzekeren van de continuïteit van de IT-dienst … Veel waardevolle ideeën, maar de vraag is nu: hoe veranker je deze concreet in je organisatie?
Merk je dat acties rond digitale transformatie vaak maar moeizaam van de grond komen in je organisatie? Zo werd er bijvoorbeeld wel nieuwe software aangekocht, maar lukt het maar niet om deze echt uit te rollen in de organisatie. Zijn sommige begrippen binnen het domein ‘ICT’ (bv. big data, automation, Internet of Things, AI) voor iedereen even helder? Of focust de organisatie slechts op één bepaald onderdeel van digitale transformatie? Voor een succesvolle verankering is het cruciaal een holistische digitale strategie te ontwikkelen.
Een nuttig instrument hiervoor is het ICT-strategiemodel van Probis dat uit 8 thema’s bestaat:
Deze thema’s zijn nauw verbonden met en zelfs afhankelijk van elkaar. Wil je bijvoorbeeld sterk inzetten op dienstverlening, dan zal je ook op de andere thema’s mee moeten evolueren. Doe je dat niet, dan geraakt je digitale transformatie uit balans. Wil je een projectmanagementtool invoeren? Dan is het belangrijk om eerst projectmatig werken gestructureerd vorm te geven in de organisatie, voordat je de specifieke tool kan implementeren.
Om duidelijk te maken waar je naartoe wil met je organisatie en welke acties daarvoor nodig zijn, kan je per thema je huidige maturiteit bepalen en dit koppelen aan een gewenst ambitieniveau, gaande van initiatie, basis, ontwikkeling, integratie tot transformatie. Sta je nog niet ver met je digitale strategie of heb je onvoldoende ruimte om dit concreet uit te werken voor je met het meerjarenplan aan de slag gaat? Dan kan je alvast een brainstorm houden aan de hand van enkele kritische vragen bij de verschillende thema’s uit het ICT-strategiemodel of de voorgestelde acties uit de beleidsvoorbereiding hierop mappen.
De plaats van digitale transformatie in het beleid
Je kan ervoor kiezen om al deze elementen van de digitale strategie in het meerjarenplan op te nemen. Digitale transformatie is dan een expliciet speerpunt van het beleid en de acties worden verenigd in een beleidsdoelstelling onder de kapstok van (digitale) dienstverlening. In dit geval wordt digitale transformatie beschouwd als een trigger voor een betere dienstverlening en valt dit samen met acties of actieplannen die een merkbaar effect voor de burger willen bereiken.
Het is ook mogelijk om digitale initiatieven niet integraal in het meerjarenplan op te nemen, maar eerder in interne projectplannen, in het kader van organisatiebeheersing of specifieke beleidsplannen (zoals hr of IT). Hier maak je dan de link met procesmanagement, facility, opleidingen enzovoort. Digitale transformatie ondersteunt hierbij de werking van het lokaal
bestuur en vindt eerder haar vorm in kleinere acties die gekoppeld kunnen worden aan grotere doelstellingen.
Het is echter cruciaal om de koppeling te maken tussen acties of actieplannen in het meerjarenplan en acties in je interne projectplannen. Doe je dat niet, dan riskeer je weer om bepaalde thema’s uit het oog te verliezen. Aan de hand van de thema’s van het ICT-strategiemodel, kan je nagaan of je alles wel in kaart hebt gebracht en hebt gebudgetteerd. We werkten hieronder een voorbeeld uit voor de ontwikkeling van een nieuw platform voor de aanvraag van evenementen:
Digitale transformatie verweven in jouw organisatie
Om succesvol in te zetten op digitale transformatie raden we aan om te vertrekken vanuit een heldere strategische visie die inzet op de verschillende thema’s van digitale transformatie. Dat kan bijvoorbeeld op basis van het ICT-strategiemodel van Probis. De acties die hieruit voortkomen, kan je verweven in je organisatie aan de hand van het meerjarenplan of interne projectplannen, afhankelijk van de speerpunten die jouw lokaal bestuur heeft gedefinieerd voor de komende jaren.
De koppeling tussen het meerjarenplan en de interne projectplannen is hierbij cruciaal. Vertrek van de inhoud van je meerjarenplan om onderliggende acties per thema uit het ICT-strategiemodel in kaart te brengen. Geef deze onderliggende acties een logische plek in jouw organisatieplannen en bepaal de wijze van opvolging. Koppel ze vervolgens aan een realistische budgettering die ook een plaats krijgt in je meerjarenplan, bijvoorbeeld binnen het overig beleid.
Zo breng je de verschillende acties op vlak van digitale transformatie in kaart en bereid je je optimaal voor om dit in de komende jaren uit te rollen binnen jouw organisatie!
Hoe integreer je je digitale strategie in je meerjarenplan, zonder te verdwalen in losse initiatieven of technische details?
Elisabeth en Kwinten begeleidden trajecten waarin een doordachte digitale strategie leidde tot duidelijke keuzes en een sterker beleid.
Zin om te ontdekken hoe jouw lokaal bestuur digitale transformatie écht kan verankeren in het meerjarenplan?
Stel gerust je vraag, dan bekijken we samen wat werkt voor jouw organisatie.
Anderen bekeken ook
BOA-decreet: dit betekenen de recente updates voor jouw lokaal beleid
Wat betekent het BOA-decreet voor jouw gemeente? Vanaf 2026 krijgen lokale besturen meer verantwoordelijkheid én kansen rond buitenschoolse opvang. Wat verandert er? Welke subsidies zijn voorzien? En hoe speel je hierop in?
Lees de volledige case