De vijf voorwaarden voor een krachtige samenwerking tussen het CBS en MAT

Geschreven door MATConnect samen met Dieter Lauwers

Bij de start van een nieuwe legislatuur komt er veel op een lokaal bestuur af. Naast beleidskeuzes en personeelswissels is er ook nood aan een stevig fundament onder de samenwerking tussen het college van burgemeester en schepenen (CBS) en het managementteam (MAT). Want goed bestuur vraagt niet alleen duidelijke afspraken, maar ook een sterke relatie.

De afsprakennota als fundament

Om de samenwerking tussen CBS en MAT te stroomlijnen, is het opstellen van een afsprakennota cruciaal. Deze afsprakennota bevat de wijze waarop het bestuur en de administratie samenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren en bepaalt de omgangsvormen tussen de actoren. Maar de samenwerking tussen politiek en administratie staat nog vaak onder spanning: afstemmingsproblemen, onvoldoende inzicht in elkaars werking, onduidelijke verwachtingen ten opzichte van elkaar, en ook vaak botsende karakters en ideeën. De afsprakennota is vaak nog onvoldoende gedragen en in veel gevallen toe aan een update.
Naast een decretaal verplicht document is de afsprakennota daarom ook een belangrijke katalysator voor een effectieve en krachtige samenwerking. Het is een gezamenlijk kompas dat rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen helder maakt.

De afsprakennota bevat doorgaans vijf luiken:

Wie neemt initiatief? Wie beslist? Wat is de rol van het MAT in de beleidsvoorbereiding? Wat verwacht het CBS van de organisatie?


Het is belangrijk dat iedereen in de samenwerking elkaars verantwoordelijkheden, taken en rollen goed kent, begrijpt en erkent. Kennis, expertise en efficiëntie gaan (te) vaak verloren in de bestaande samenwerking door een gebrek aan wederzijds begrip.
Daarom is het nodig om de wederzijdse verwachtingen en noden m.b.t. de beleidscyclus en de bedrijfsvoering in kaart te brengen en te uitspreken

Wanneer en hoe stemmen we af? Hoe delen we informatie? Welke voorbereiding verwachten we?

Een samenwerking die enkel steunt op een (kunstmatige) scheiding van rollen en verantwoordelijkheden, zonder aandacht of zorg voor dialoog, werkt niet.

Een gestroomlijnde samenwerking heeft daarom nood aan:

  • voldoende ruimte voor politiek-ambtelijke communicatie;
  • transparante, gestructureerde en duidelijke politiek-ambtelijke communicatie;
  • regelmatige rapportering en duidelijke terugkoppelingssystemen.

Hoe werken we samen?

Hier gaat het niet noodzakelijk over de bredere organisatiewaarden, maar over de waarden die we noodzakelijk vinden in de samenwerking tussen het MAT en CBS.
Ze geven richting aan het denken en handelen van alle leden van het college/vast bureau en de administratie. Ze vormen als het ware het bindmiddel van de samenwerking.

Wat zijn onze werkmethoden en afspraken met betrekking tot het dagelijks samenwerken en de delegatie van taken?


Het is ook nodig om een aantal praktische werkafspraken te maken om de samenwerking tussen het CBS en MAT te versterken en bestendigen, zoals het proces van agendavorming, de digitale goedkeuring van agendapunten, het proces van rapportering en monitoring, de planning en de vergaderhygiëne.
Ook de afspraken rond delegatiemogelijkheden hebben een cruciale plaats in de afsprakennota. Aangezien de afsprakennota moet worden aangepast wanneer een delegatie wijzigt, is het aan te raden om enkel de wijze waarop bevoegdheden uitgeoefend moeten worden, de rapportering en de principes hierin op te nemen en te verwijzen naar de relevante delegatiebesluiten.
Het is belangrijk om goed af te bakenen wat we opnemen in de huishoudelijke reglementen en mee te nemen in de afsprakennota. Beide moeten elkaar kunnen versterken.

Wie zijn we in het team? Wat zijn onze sterktes en zwaktes?

Samenwerken is steeds afhankelijk van interpersoonlijke factoren en relaties. De afsprakennota kan een instrument zijn om een cultuur van wederzijds vertrouwen te creëren en te onderhouden. Transparantie, wederzijds respect, vertrouwen en aanspreekbaarheid vormen de basis van duurzame samenwerking.
Een goede tandem tussen de burgemeester/voorzitter van het vast bureau en de algemeen directeur is onontbeerlijk.

CBS-MAT als team voor een sterk lokaal bestuur

Een afsprakennota is geen eindpunt, maar een sterke basis om verder de samenwerking uit te bouwen. Tijdens het opstellen van de afsprakennota is iedereen doorgaans erg bereid om samen aan de slag te gaan. De praktijk leert dat het nadien soms toch nog misloopt en iedereen terug op zijn eiland terechtkomt.
Want zelfs met de beste afspraken kunnen spanningen ontstaan. Dat is normaal: samenwerken is mensenwerk. Het helpt dan om frictie te zien als een kans tot groei. Een goede samenwerking vraagt openheid, kwetsbaarheid, vertrouwen en een vasthoudende overtuiging dat ‘samen’ werkt. Dit is een cruciaal aspect van je (organisatie)cultuur dat je niet eenmalig in een nota opmaakt, maar elke dag moet leven en toepassen.

Twee denkkaders bieden houvast om hier constructief mee om te gaan:

  • Het model van Patrick Lencioni beschrijft vijf pijlers van een goed functionerend team: vertrouwen, constructieve conflicten, betrokkenheid, verantwoordelijkheid en resultaatgerichtheid. Een team dat hierop inzet, bouwt aan veerkracht.

  • Het Tuckman-model onderscheidt vijf fasen in teamontwikkeling: van vorming tot presteren. Schuring is typisch voor de ‘storming’-fase. Door deze fase te erkennen als groeikans, kunnen teams bewust evolueren.

Deze twee modellen passen perfect in elkaar en laten zien dat team-relatieontwikkeling tijd vraagt. Het is dan ook perfect normaal dat het botst. Maar die botsing creëert weer leerkansen en maakt dat het team kan groeien in samenwerking. ‘Never waste a good crisis’!

Deze twee modellen passen perfect in elkaar en laten zien dat team-relatieontwikkeling tijd vraagt. Het is dan ook perfect normaal dat het botst. Maar die botsing creëert weer leerkansen en maakt dat het team kan groeien in samenwerking. ‘Never waste a good crisis’!

Blijvend leren en investeren

Sterke samenwerkingen ontstaan dus niet vanzelf. Ze vragen onderhoud, zuurstof en ruimte voor dialoog. Drie werkwijzen kunnen helpen om de relatie tussen het CBS en MAT te versterken:

Verbindende communicatie: Door actief te luisteren, behoeften te benoemen en waarderend te spreken, ontstaat meer begrip en samenwerking op basis van verbinding in plaats van positie.

Kernkwadranten van Offman: Deze methodiek helpt om sterktes, valkuilen, uitdagingen en allergieën in kaart te brengen. Het zorgt voor meer zelfinzicht én wederzijds begrip in de samenwerking.

Regelmatig reflecteren: Door momenten van gezamenlijke terugblik in te bouwen, blijft de relatie tussen bestuur en organisatie levend en bijgestuurd waar nodig.

Een goede samenwerking tussen CBS en MAT is geen vanzelfsprekendheid, maar een bewuste keuze. Met duidelijke afspraken én blijvende aandacht voor de onderlinge relatie, groeit het vertrouwen dat nodig is om als lokaal bestuur sterk en eensgezind naar buiten te treden.

Sterke tandem bouwen tussen CBS en MAT?

Wil je de samenwerking tussen bestuur en administratie verankeren in duidelijke afspraken én een gedragen relatie? Het begint bij een afsprakennota die meer is dan papier. Dieter begeleidt je graag bij het vormgeven van een gedragen samenwerking die werkt in de praktijk. Klaar om hierin stappen te zetten? We denken graag met je mee!

Contacteer mij

Anderen bekeken ook

Coaching

De zin en onzin van coaching

Coaching zit in de lift, ook binnen lokale besturen en zorginstellingen. Maar wanneer werkt het écht – en wat vraagt het dan? We bevroegen 119 medewerkers en 16 coaches over hun ervaring met coaching. Hun antwoorden tonen verrassend helder waar coaching vandaag wel werkt, en waar het spaak loopt. In

Lees de volledige case