De schriftelijke overeenkomst moet gedetailleerde informatie bevatten over wat in de dagprijs vervat zit en welke diensten extra worden aangerekend. Controleer of de huidige overeenkomst duidelijk specificeert welke basisdiensten in de dagprijs zijn inbegrepen en of de extra diensten en hun kosten duidelijk zijn omschreven. Denk hierbij ook aan de wijziging die recent werd doorgevoerd i.v.m. de indexatie van de dagprijzen.

Daarnaast is het belangrijk om rekening te houden met de regelgeving die sinds 1 september 2023 van kracht is rond de samenstelling van de dagprijs, extra vergoedingen en voorschotten ten gunste van derden. Deze regelgeving bepaalt duidelijk:

• Wat verplicht in de dagprijs moet zitten: alle kosten die verbonden zijn aan de verplichte dienstverlening (zoals wonen, basiszorg, maaltijden, infrastructuur en onderhoud) moeten inbegrepen zijn in de dagprijs.
• Wat als extra vergoeding mag worden aangerekend: enkel persoonlijke en individuele diensten waarvoor de bewoner expliciet kiest (bijvoorbeeld kapper, esthetische zorg of specifieke activiteiten met meerkost).
• Wat enkel als voorschot ten gunste van derden mag worden doorgerekend: kosten die de voorziening maakt in naam van de bewoner, zoals medicatie, ziekenhuisopnames of externe zorgverstrekkers.

Een belangrijk uitgangspunt hierbij is dat kosten die voortvloeien uit:

• wettelijke verplichtingen,
• de zorgnood van de bewoner,
• of de normale werking van de voorziening,

niet afzonderlijk aangerekend mogen worden, maar in de dagprijs vervat moeten zitten.

Dit betekent concreet dat voorzieningen hun facturatiepraktijken kritisch moeten bekijken:

• • Vermijd het aanrekenen van kosten die eigenlijk deel uitmaken van het basispakket.
  • Zorg voor een duidelijke scheiding tussen dagprijs, extra vergoedingen en voorschotten.
  • Zorg dat facturen transparant, correct en controleerbaar zijn voor bewoners en hun familie.
•  

• Een klachtenprocedure moet vervat zijn in de schriftelijke opname overeenkomst. Controleer of er een duidelijke en toegankelijke klachtenprocedure is opgenomen in de huidige overeenkomst. De procedure moet omvatten: hoe een klacht kan worden ingediend, de stappen van de klachtenprocedure, en de tijdslijnen voor elke stap. Indien nog niet aanwezig, voeg een sectie toe over de klachtenprocedure in de overeenkomst. Zorg ervoor dat de procedure gemakkelijk te begrijpen is voor bewoners en hun familie.

Transparantie en communicatie zijn belangrijk geworden, dit moet duidelijk in de overeenkomst worden weerspiegeld. Controleer of de overeenkomst duidelijk en begrijpelijk is opgesteld, zonder juridisch jargon dat moeilijk te begrijpen is. Maak initiatieven op voor regelmatige updates en communicatie, zoals periodieke nieuwsbrieven, bewonersvergaderingen en informatiemomenten voor familie.

Garandeer inspraak en participatie van bewoners en hun familie in besluitvormingsprocessen. Voeg clausules toe die de mogelijkheden voor inspraak en participatie van bewoners en hun familie vastleggen. Definieer duidelijke procedures over hoe bewoners kunnen bijdragen aan besluitvormingsprocessen, zoals door middel van bewonersraden of feedbacksessies.

Zorg ervoor dat de schriftelijke opnameovereenkomst en de interne afsprakennota op elkaar zijn afgestemd en geen tegenstrijdige informatie bevatten.