Case

Interimmanager in de kijker: Lien Van Ongevalle ondersteunt VIRO als financieel directeur

In deze reeks zetten we vijf van onze interimmanagers in de kijker. We tonen de diverse uitdagingen waarbij zij organisaties ondersteunen. In dit eerste deel maak je kennis met Lien, een interimmanager van Probis. Zij ondersteunde VIRO, een sociale onderneming uit Brugge voor mensen met nood aan ondersteuning, een beperking of psychische kwetsbaarheid. 

Wat was de opdracht? 

VIRO is een VAPH-voorziening die mensen met een beperking ondersteunt, zowel residentieel als in dagbesteding, met verschillende locaties in en rond Brugge. In november 2024 kwam de organisatie voor een uitdaging te staan: de financieel directeur viel plots uit, en er was snel een oplossing nodig om de operationele continuïteit te waarborgen. 

Probis werd ingeschakeld om deze rol tijdelijk in te vullen en Lien Van Ongevalle werd aangesteld voor 2 à 3 dagen per week. De opdracht was primair gericht op het bewaken van de continuïteit, het begeleiden van het team, en het prioriteren van de noodzakelijke taken. 

Lien werkte aan de begroting voor 2025, analyseerde de woon- en leefkosten, en verzorgde de afsluiting van het boekjaar 2024, inclusief de voorbereiding op de externe audit van de jaarrekening. Daarnaast keek ze samen met het team welke huidige processen geoptimaliseerd konden worden. 

Hoe pakte Lien dit aan? 

  1. Kennismaking met het team en de processen

Lien begon haar interimopdracht door het team te leren kennen en een goed overzicht te krijgen van de lopende processen. Ze bracht in kaart wie welke verantwoordelijkheden had en waar het team ondersteuning nodig had. Dit gaf haar de basis om afstemming en coaching te bieden, zodat de samenwerking optimaal werd. 

  1. Optimalisatie van processen

Al snel bleek dat er ruimte was voor optimalisaties in verschillende processen. Een van de belangrijkste projecten was de implementatie van een e-facturatietool, die de digitale verwerking van aankoopfacturen mogelijk maakte en de goedkeuring ervan efficiënter organiseerde. Tegelijkertijd keek Lien naar debiteurenbeheer en andere financiële processen die geoptimaliseerd konden worden. 

Ook de opvolging van de belangrijkste financieringsstroom als VAPH-voorziening maakte deel uit van deze optimalisatie-inspanningen. Daarbij wordt er nu periodiek gemonitord hoe de in- en uitstroom van cliënten zich verhouden tot de inzet van personeel, zodat er tijdig bijgestuurd kon worden waar nodig

. 

  1. Betrokkenheid bij het team en de directie

Bij het optimaliseren van de dagelijkse processen ging Lien actief in dialoog met het team. Ze zorgde ervoor dat iedereen zich gehoord voelde en zicht kreeg op het geheel. Lien werd ook tijdelijk onderdeel van het directieteam, wat de communicatie tussen het team en de directie vergemakkelijkte. Dit hielp de teamleden zich meer betrokken te voelen bij de organisatie en haar strategie.  

Lien benadrukte dat in deze situatie rust en stabiliteit cruciaal waren. Haar externe blik stelde haar in staat om snel en efficiënt beslissingen te nemen, wat een meerwaarde was voor de organisatie. 

Wat leverde het op?

Tijdens haar interimopdracht zorgde Lien ervoor dat het team zich niet alleen meer betrokken voelde, maar ook beter begreep hoe hun werk bijdroeg aan het grotere geheel.

“Het team en ik hebben ons samen verdiept in de materie, zodat iedereen nu beter begrijpt welke bijdrage ze leveren aan het grotere geheel”

Dankzij de optimalisatie van processen werd er tijd bespaard, wat het team in staat stelde zich meer te richten op de belangrijkste taken. Lien ontving positieve feedback van het team, die haar waardeerden voor haar snelheid in besluitvorming en het gevoel van steun dat ze gaf. 

“Ze vonden het fijn dat ik snel en kordaat beslissingen kon nemen en dat ik hen altijd het gevoel gaf dat ik naast hen stond en hen ondersteunde waar mogelijk,” 

Algemeen directeur Koen Dalle gaf aan dat voor hem de grootste meerwaarde van Lien haar externe blik was. Haar ervaring en kennis van werkwijzen in andere organisaties brachten nieuwe inzichten, vooral bij het optimaliseren van processen. Dit gaf VIRO de kans om bestaande methodes met een frisse kijk te bekijken en waar nodig aan te passen. 

Ondertussen beschikt VIRO over een nieuwe financieel directeur Sofie Kesteloot. In deze laatste fase zet Lien dus vooral in op een goede en volledige overdracht zodat Sofie met de nodige bagage kan starten. Succes Sofie! 

Tijdelijk versterking nodig op je financiële dienst?

Een tussenperiode hoeft geen stilstand te betekenen. De juiste interimmanager zorgt voor rust, richting en verbinding in je team. Lien deed dat bij VIRO, een sociale onderneming in Brugge, met haar ervaring en frisse blik. Ze begeleidde het team, optimaliseerde processen en zorgde voor een vlotte auditvoorbereiding. Zit jij zelf in zo’n overgangsfase?

Teamlead Veerle en haar team denken graag met je mee.

Veerle W Foto

Anderen bekeken ook