De gemeente Zottegem rekent op Probis voor de zoektocht naar nieuwe medewerkers en het voeren van professionele selecties.
Lees de volledige caseBalans vinden tussen werkdruk en werkplezier in WZC Meredal
Personeelstekort en toenemende werkdruk – het zijn woorden die steeds vaker klinken in de ouderenzorg. Ook bij WZC Meredal werd die druk voelbaar. Medewerkers liepen op hun tandvlees, en tegelijk moest er vooruit gekeken worden: hoe organiseren we ons toekomstgericht, met oog op de uitbreiding van het KB ADL*?
Samen met Probis ging Meredal op zoek naar structuur, inzicht en haalbare oplossingen. Geen grootse omwentelingen, wel realistische verbeteringen die het verschil maken op de vloer. Het resultaat: een gedragen dagplanning die werkdruk verdeelt, ruimte creëert voor alternatieve functies én het werkplezier versterkt.
*De term ADL verwijst naar hulp bij noodzakelijke activiteiten in het dagelijks leven die een persoon niet of niet meer zelf kan uitvoeren. Ze mogen ook door een niet-gezondheidszorgbeoefenaar worden uitgevoerd.
Een warme thuis met oog voor kwaliteit
WZC Meredal biedt kwalitatieve zorg aan ouderen in een warme, huiselijke omgeving. Met 111 woongelegenheden en moderne assistentiewoningen ondersteunt het centrum zowel zwaar zorgbehoevende als zelfstandigere ouderen. De kernwaarden?
- Mensgericht: aandacht voor de persoon achter de zorgvraag.
- Thuisgevoel: een veilige, vertrouwde omgeving.
- Kwaliteit en samenwerking: met een sterk team, verankerd in de lokale gemeenschap.
Maar achter die zorg schuilen complexe planningen, hoge verwachtingen en structurele personeelstekorten. En dat vroeg om meer dan tijdelijke pleisters. Het was tijd voor een aanpak die de werking structureel zou versterken – mét het team en vanuit de realiteit op de werkvloer.
De uitdaging: werk verdelen en vooruitkijken
Meredal stond voor een dubbele uitdaging:
- De werkdruk verlichten én medewerkers tevreden houden.
- De werking afstemmen op toekomstige noden, zoals de uitbreiding van het KB ADL, waarbij ook niet-zorgprofessionals een rol krijgen in het uitvoeren van bepaalde zorgtaken.
De vraag van Meredal aan Probis was duidelijk:
- Breng het werkvolume objectief in kaart en identificeer knelpunten in de personeelsinzet.
- Analyseer de huidige taakverdeling en onderzoek hoe deze efficiënter georganiseerd kan worden, bijvoorbeeld via gedifferentieerde functieprofielen.
- Werk een dagplanning uit die werkbaar is voor medewerkers én kwaliteitsvolle zorg waarborgt.
De aanpak: de kracht van inzicht en co-creatie
De opdracht werd uitgevoerd via de OptiPlanScan – een methodiek die inzicht, analyse en participatie combineert. Onze ervaren adviseurs Veerle en Esther brachten hun jarenlange ervaring in ouderenzorg mee naar de vloer van Meredal.
De aanpak bestond uit drie kernstappen:
- Werkvolumemeting en digitale tijd-taakanalyse
We brachten gedetailleerd in kaart wat er vandaag gebeurt, wie wat doet, hoeveel tijd taken kosten en waar zich knelpunten voordoen. Deze data vormde het fundament van het traject: objectief, concreet en bespreekbaar.
- Workshops met leidinggevenden en medewerkers
Vervolgens gingen we in interactieve sessies samen aan de slag. Leidinggevenden én medewerkers dachten actief mee na over hoe het beter kan. Er werd niet enkel gepraat over cijfers, maar ook over wat mensen écht nodig hebben om hun werk goed te doen. Dat leidde tot realistische verbeterideeën én draagvlak om die ideeën ook uit te voeren.
- Optimalisatie van de dagplanning
Op basis van de inzichten werd een nieuwe dagstructuur ontwikkeld. Niet als rigide schema, wel als houvast:
- Met duidelijkheid over wie wanneer welke taken opneemt.
- Met ruimte voor differentiatie in functies.
- Met respect voor de realiteit op de werkvloer.
De resultaten: haalbare oplossingen die blijven werken
De impact van het traject was meteen voelbaar:
- Meer tevredenheid bij medewerkers dankzij een realistisch en transparant werkschema.
- Efficiëntere inzet van het beschikbare personeel, wat helpt om de gevolgen van het personeelstekort op te vangen.
- Concreet perspectief om de uitbreiding van het KB ADL werkbaar te maken, met duidelijke taken voor zorgprofessionals én ondersteunende functies.
Meredal heeft vandaag een stevige basis om verder te bouwen. Het team beschikt over een gedragen dagplanning, heldere taakverdeling en de inzichten om gericht bij te sturen waar nodig.
Vervolgstappen: gefaseerde implementatie
In samenspraak met het team werd gekozen voor een gefaseerde uitrol. Eén pilootafdeling is als eerste gestart met de nieuwe dagstructuur. Vervolgens zal Esther een implementatieplan en projectfiches opstellen, zodat het geheel stapsgewijs en stevig ingebed wordt in de organisatie.
Lessons learned
Wat neemt WZC Meredal mee uit dit traject?
- Inzicht geeft rust: door werkvolumes te objectiveren, ontstaat er ruimte voor dialoog en gedragen beslissingen.
- Co-creatie werkt: door medewerkers te betrekken, stijgt niet alleen de kwaliteit van de oplossingen, maar ook de motivatie.
- Een realistische dagplanning is goud waard: zeker in een context van schaarste is het essentieel om met duidelijke afspraken en slimme taakverdeling te werken.
Samen vooruit
Ook jouw woonzorgcentrum of organisatie zoekt misschien naar manieren om werkdruk te verlagen, functies te herdenken of met vertrouwen naar de toekomst te kijken? Zoals bij WZC Meredal, kijken we bij Probis niet alleen naar cijfers of schema’s, maar ook naar de mensen achter het werk.
We luisteren, analyseren en bouwen samen aan oplossingen die werken – voor vandaag én morgen.
Zin om eens te sparren? We denken graag met je mee.
Anderen bekeken ook
Probis begeleidt organisatiebeheersing voor het lokaal bestuur van Wetteren
De gemeente Wetteren rekent op Probis voor het ontwerpen en implementeren van een kwalitatief kader en onderbouwde methodiek voor een betere organisatiebeheersing.
Lees de volledige caseWil je ook werk maken van een duidelijker onthaalproces, waarin rollen, stappen en risico’s helder zijn?
Eva en Stefanie gingen in Stabroek samen met het team aan de slag met post-its, zwembanen en kritische vragen. Ze denken graag met je mee over een aanpak op maat.
