Hoe geef je kwaliteitswerking écht vorm op de werkvloer? Bij ZOG Genk gebruiken ze het Menso-model als kompas voor wonen, leven en zorgen. Met ondersteuning van Probis vertaalden ze hun visie naar concrete acties, gedragen door het hele team. Benieuwd hoe Menso daar leeft en inspireert?
Lees de volledige caseCase
Op zoek naar rust en stabiliteit in de sociale dienst van Herent na langdurige druk
Een team zoekt opnieuw houvast
Het lokaal bestuur van Herent wordt aangestuurd door een relatief nieuwe bestuur groep. Zowel het beleid als de administratie kent verschuivingen die kansen creëert op vlak van organisatie en aansturing. Deze wijzigingen en opstart tot verandering vraagt tijd en een mindshift bij medewerkers om naar een geoliede dienstverlening te evolueren. De sociale dienst is één van de diensten die hierbij ondersteuning kreeg.
Het sociaal team van lokaal bestuur Herent werkte al langere tijd onder hoge druk. Het team bestond uit medewerkers met veel engagement voor hun inwoners. De werkdruk en de onderbezetting troffen de samenwerking. Enkele ervaren collega’s vertrokken in korte tijd, waardoor het team in samenhang verloor. Nieuwe medewerkers hadden geen vaste aanspreekpersoon en misten structuur. Medewerkers voelden onrust in hun werktijd en merkte achterstand in hun dossiers, ze gaven aan dat de grens bereikt was. Ze haalden minder energie uit hun werk en verloren overzicht. Het bestuur vroeg om tijdelijk de functie van diensthoofd welzijn op te nemen en opnieuw richting te geven. De opdracht was breed: werkdruk stabiliseren, samenwerking herstellen en de dienstverlening veilig houden.
Druk op permanenties vraagt structurele keuzes
In een eerste opstart is het belangrijk om te luisteren naar de medewerkers. Ze gaven aan dat dossiers highlevel in orde waren maar dat ze niet meer in de diepte konden werken. Medewerkers doken van de ene permanentie in de andere. Administratieve opvolging schoof steeds verder op. De nood aan rust was groot. Het was belangrijk om dit beeld samen te brengen met de medewerkers en in gesprek met administratie en beleid. Het bestuur vroeg een haalbare, tijdelijke oplossing die de dienstverlening overeind hield. Er volgden gesprekken over openingsuren, taakverdeling en ruimte voor bijwerking.
De randvoorwaarden waren duidelijk: beperkte personeelsreserve en lopende instroom van nieuwe collega’s die nog opleiding nodig hadden. Opleiding vroeg tijd en aandacht, maar bood geen directe verlichting. Het bestuur wilde inzicht in wat er achter de personeelscijfers schuilging. Ik bracht deze laag zichtbaar in gesprekken en in overleg.
Gerichte acties brengen opnieuw structuur
We kwamen tot een akkoord om eenmalig een werkdag achter gesloten deuren te organiseren. Het team werkte die dag aan dossiers en verslaggeving. De ruimte gaf overzicht en minder druk. De permanentie kreeg aangepaste openingsuren. De organisatie van de permanentie werd nadien aangepast en werd meer geclusterd. Dat bracht meer rust voor de anderen. Vanuit mijn rol als diensthoofd hield ik korte lijnen met beleid en administratie. Zo ontstond ruimte om bij te sturen wanneer de planning dat vroeg. De opstart van 1 op 1 gesprekken was nodig om beter in zicht te krijgen in de dossiers en zorgde voor directe bijsturing en begrenzing waar nodig. Het team kreeg opnieuw richting.
Merkbare daling van werkdruk en meer samenhang
Het team zag opnieuw vooruitgang. Dossiers raakten beter opgevolgd. Medewerkers spraken vaker af wie wat opnam. Tijdens een teamoverleg merkte een medewerker op dat ze weer “ademruimte” voelde na de gesloten werkdag. Nieuwe collega’s vonden sneller hun plaats omdat gesprekken en opvolging vaste momenten kregen. De rust in de permanentie bracht meer voorspelbaarheid. De samenwerking werd steviger. De duidelijkheid over de stappen hielp iedereen. De dienstverlening kreeg opnieuw een stabiele basis. De organisatie kijkt nu naar verdere verbeteringen vanuit die herwonnen stabiliteit. De situatie toont hoe waardevol nabij leiderschap is tijdens periodes van druk en verandering.
Organisatieontwikkeling met focus op werkbaarheid
Deze case past binnen trajecten rond werkdrukanalyse, teamcoaching en organisatieontwikkeling. Probis begeleidt besturen bij het herstellen van structuur, werkbaarheid en dienstverlening. Lees meer over onze aanpak op de pagina organisatieontwikkeling.
Samen werken aan haalbare stappen vooruit
Zoek je houvast bij werkdruk, teamdynamiek of organisatie-inrichting? Een traject op maat geeft zicht op wat werkt en wat haalbaar blijft binnen jouw context. Wij verkennen samen de situatie, brengen focus aan en bepalen werkbare stappen.
Neem contact op met Sylvie en zij kijkt hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen.
Anderen bekeken ook
Interimmanager in de kijker: Lien Van Ongevalle ondersteunt VIRO als financieel directeur
Bij VIRO in Brugge viel de financieel directeur plots uit. Budget voor 2025, auditvoorbereiding, procesoptimalisatie: het moest allemaal tegelijk. Ontdek hoe interimmanager Lien Van Ongevalle rust bracht, digitale facturatie invoerde en het team sterker en hechter maakte.
Lees de volledige case