Probis ondersteunt Opwijk bij het maken van een kwalitatief én kwantitatief onderzoek naar de zorgvraag en het zorgaanbod én voert een grondige omgevingsanalyse uit.
Lees de volledige caseCase
Wat doe je als organisatiebeheersing onder druk komt door wissels in leiding en staf?
Als vaste trekkers wegvallen, blijven dossiers en opdrachten doorlopen. Lara Stevens en Kaat Wauman vertellen hoe zij in Kampenhout en Zaventem meehielpen om opnieuw lijn te brengen in de opvolging van projecten, reglementen, het meerjarenplan en de Pepperflow-rapportering.
Aanloop en context
Kaat en Lara stapten in op momenten waarop er verschuivingen waren in leidinggevende en stafrollen. In Zaventem en Kampenhout liepen opdrachten door, terwijl niet alle coördinerende rollen ingevuld waren.
Beide besturen kozen er bewust voor om een externe stafmedewerker in te zetten.
Voor Kaat ging het over werk rond het meerjarenplan, projectopvolging alsook ondersteuning in de operationele aansturing van sommige diensten. Lara werkt in Kampenhout vooral rond Pepperflow, rapportering en een aantal reglementen die opnieuw aandacht nodig hadden.
De rol van tijdelijke stafmedewerker
Kaat’s opdracht in Zaventem betekende vooral taken opnemen die door afwezigheden tijdelijk geen vaste opvolging meer hadden. Het ging onder meer om het meerjarenplan, RPR, arbeidsreglementen en lopende projecten.
De rol van stafmedewerker zie ik vooral in een kader scheppen: banden leggen tussen afdelingen, structuur brengen en afspraken zo uniform mogelijk maken.”
In Kampenhout ligt Lara’s focus op Pepperflow en de bijhorende rapportering. De tool was al geïnstalleerd, maar nog geen vast onderdeel van de opvolging. Samen met het managementteam maakt ze afspraken over wat er verwacht wordt, wie wanneer rapporteert en hoe die informatie verder gebruikt kan worden.
“Het is een brede rol. Je mag daar veel van verwachten, maar je moet ook afbakenen. Anders ben je met alles bezig en niet meer echt met organisatiebeheersing.”
Zowel Kaat als Lara ziet een duidelijk verschil tussen een interim‑staffunctie en een adviestraject. In een adviestraject bouw je samen met het bestuur aan een gedragen implementatieplan, dat groeit uit gesprekken, analyses, werksessies en keuzes samen met het bestuur.
Een interim‑staffunctie draait om uitvoering. Ze stappen mee in het ritme van de organisatie, nemen dossiers over die dreigen stil te vallen en zorgen dat beslissingen effectief vooruitgaan. Soms sluiten ze aan op een bestaand plan, soms starten ze vanaf het eerste vraagstuk mee met denken en trekken.
Focus, structuur en doen
Veel van het werk van Kaat draaide daarna rond houvast creëren. Ze koppelde het meerjarenplan aan trekkers, zette dossiers rond arbeidsreglement en RPR in een haalbare volgorde en gebruikte de nieuwe projectmanagementstructuur die ze had voorgesteld. Ze betrok telkens iemand intern zodat het bestuur verder kon wanneer haar opdracht stopte.
Daarnaast kreeg ze ook te maken met acute dossiers. Zo kon ze bij een gevoelige situatie in het kinderdagverblijf terugvallen op haar ervaring van eerdere opdrachten.
In Kampenhout zorgt Lara ervoor dat Pepperflow opnieuw een werkbaar opvolginstrument wordt. Acties worden gekoppeld aan actieverantwoordelijken en leidinggevenden, rapportering krijgt een vast ritme en verwachtingen hierrond worden uitgesproken. Ze voorziet ook een eerste opleiding zodat medewerkers vlot met de nieuwe afspraken en de tool aan de slag kunnen. Omdat borging cruciaal is, betrekt ze collega’s uit haar team en draagt ze stap voor stap het beheer van de tool over.
Keuzes maken en werkbaar houden
Tijdelijke opdrachten dwingen tot keuzes. Wat nemen we op, wat niet, en waar stemmen we af? Zowel Kaat als Lara benadrukken het belang van duidelijke prioriteiten en realistische afspraken.
“Je kan niet alles tegelijk doen. Als je alles wil vastpakken, geraakt er uiteindelijk niets echt geborgen.”
– Lara Stevens –
Deze keuzes maken wij altijd in samenspraak met de klant. Wat ze meenemen: vanaf het begin scherp bepalen wat ze oppakken, wie intern betrokken is en hoe de opvolging loopt. Dat maakt het werk haalbaar en zorgt ervoor dat het bestuur verder kan.
Wat lokale besturen hieruit halen
Wanneer er intern veel beweegt, helpt het als iemand mee instapt en zegt: oké, wat ligt hier, wat moet vooruit en wie pakt wat vast?
Dat is wat Lara en Kaat deden in Kampenhout en Zaventem. Ze stapten mee in lopend werk, brachten overzicht en legden afspraken vast die collega’s konden blijven gebruiken.
“Alles wat je vastpakt en in beweging krijgt, doet iets met een organisatie. Er komt opnieuw ruimte en energie vrij bij de vaste medewerkers om hier verder mee aan de slag te gaan. Het werkt als een katalysator binnen een organisatie.”
– Kaat Wauman –
Ze toetsten hun keuzes af met collega’s bij Probis die gelijkaardige trajecten hadden gelopen en gebruikten die ervaringen om sneller knopen door te hakken. Zo sloten beslissingen aan bij hoe lokale besturen werken en bleef de opvolging ook daarna lopen.
Organisatiebeheersing weer op koers
Wil je dat opvolging blijft lopen als trekkers wegvallen en dossiers blijven liggen?
Anderen bekeken ook
Herstel van vertrouwen bij de Dienst Ondersteuningsplan Oost-Vlaanderen
D.O.P. Dienst Ondersteuningsplan
Lees de volledige case