Probis ondersteunde WZC Mariëndal in Overijse bij de verbetering van het kwaliteitsbeleid, met als doel een positieve impact op de kwaliteit van wonen, leven en zorg voor zowel bewoners als medewerkers.
Lees de volledige caseCase
Rust, richting en verbondenheid bij ’t Veldzicht
In deze reeks zetten we vijf van onze interimmanagers in de kijker. We tonen de diverse uitdagingen waarbij zij organisaties ondersteunen.
In dit deel maak je kennis met Toon Dhaene, die als interimmanager bij ’T Veldzicht vzw het team begeleidde tijdens een fusie en groeifase, en zorgde dat lopende projecten vlot verderliepen terwijl de organisatie de samenwerking met Ter Muiden voorbereidde.
’t Veldzicht vzw is een door het VAPH vergunde zorgaanbieder voor mensen met een beperking of kwetsbaarheid. In de regio Brugge en Beernem zetten zo’n vijftig medewerkers zich in voor uiteenlopende vormen van woon- en dagondersteuning, telkens afgestemd op de noden en talenten van de cliënt. Dat gaat van zinvolle dagbesteding in de twee dagcentra en samenwonen in een huiselijke omgeving tot jobcoaching en andere vormen van begeleiding.
Wat ’t Veldzicht bijzonder maakt, is de sterke focus op huiselijkheid en buurtgerichte projecten. Cliënten zetten hun talenten in via de buurtwinkel, ateliers, een soepbar of samenwerkingen met scholen, woonzorgcentra en verenigingen. Zo ontstaat een warme kruisbestuiving: cliënten krijgen kansen om te groeien en bij te dragen, en de buurt ervaart hun meerwaarde van dichtbij.
Wat was de opdracht?
In september 2024 belandde ’t Veldzicht op een kantelpunt. Na meer dan twintig jaar nam de algemeen directeur afscheid, waardoor de organisatie plots zonder dagelijkse leiding stond. Tegelijk liep de voorbereiding van een fusie met Ter Muiden, een zorgaanbieder in Oedelem.
Om de continuïteit te garanderen en de organisatie klaar te stomen voor die fusie, deed het bestuur een beroep op Probis. Toon D’haene stapte in als algemeen directeur ad interim, gemiddeld 4,5 dagen per week. Hij hield de dagelijkse werking overeind, gaf richting aan het interne verandertraject en vertegenwoordigde de organisatie in de gesprekken rond de fusie. Parallel begeleidde Probis ook dat fusieproces.
Hoe pakte Toon dit aan?
Vanaf de start werd duidelijk dat ’t Veldzicht voor enkele cruciale keuzes stond. De organisatie was de laatste jaren sterk gegroeid en bleef, vanuit een duidelijke visie, volop investeren in de primaire zorgprocessen en in waardevolle projecten. De kwaliteit van zorg voor cliënten lag hoog. Maar tegelijk liepen de structuren en ondersteunende processen achterop. De groeipijnen waren zichtbaar.
Gelukkig stond er een stevig beleidsteam klaar, met de coördinator ondersteunende diensten en de orthopedagoog. Samen met hen zette Toon de opdracht verder onder de noemer “’t Veldzicht in beweging”. Het doel was: het creëren van een stevige basis en meer structuur in de organisatie brengen.
Luisteren en analyseren
Toon trok de eerste weken de tijd uit om intensief te luisteren en analyseren. Via gesprekken met medewerkers en het beleidsteam bracht hij de grootste uitdagingen in kaart: er was nood aan duidelijk omlijnde teams, heldere afspraken en een efficiëntere communicatiestructuur.
Door de snelle groei en bijkomende locaties hadden veel begeleiders organisch gegroeide takenpakketten gekregen die niet altijd logisch waren. Ook de ondersteunende processen (administratie, boekhouding, HR, cliëntfacturatie) vroegen om verbetering. Samen met het beleidsteam werden prioriteiten bepaald om de organisatie beter klaar te stomen voor de fusie en om sterker te kunnen functioneren op de lange termijn.
Structuur en overlegmomenten
De interne reorganisatie “‘t Veldzicht in beweging” kreeg verder vorm. Met een zogenaamde ‘petjesoefening’, bakenden we rollen en verantwoordelijkheden scherper af en vormden we vaste teams. De teamverantwoordelijken kregen meer slagkracht in hun rol. Samen met de medewerkers legden we een logische puzzel, zodat iedereen een duidelijke functie en een plek binnen één team kreeg.
Toon introduceerde vaste overlegstructuren en zorgde voor betere rapportering tussen de teams en het beleidsteam. Dit gaf medewerkers meer houvast, duidelijkheid en voorspelbaarheid in hun dagelijkse werking.
De teamverantwoordelijken speelden een cruciale rol in deze verandering. Toon ondersteunde en coachte hen om sterker leiderschap te tonen, knopen sneller door te hakken en meer duidelijkheid te brengen binnen de teams. Door in hun ontwikkeling te investeren, kreeg het beleidsteam meer grip en kon de hele organisatie efficiënter werken.
Verbinding tussen teams
De decentrale werking vroeg ook om extra aandacht voor samenwerking en verbondenheid tussen teams en locaties. Samen met het beleidsteam zette Toon organisatiebrede activiteiten op die kennisuitwisseling, samenwerking en samenhorigheid stimuleerden. Daardoor voelden medewerkers zich meer onderdeel van één geheel en groeide het besef van het gezamenlijk doel: kwalitatieve, persoonsgerichte zorg.
Continuïteit én koers
Naast het oplossen van dagelijkse problemen werd gewerkt aan duidelijke strategische lijnen. Dat bracht niet alleen rust, maar ook perspectief. Toen tijdens de opdracht de coördinator ondersteunende diensten vertrok, nam Toon tijdelijk de verantwoordelijkheid voor financiën, boekhouding, cliëntfacturatie en HR op zich. Zo bleef de continuïteit op deze cruciale domeinen gewaarborgd.
“Met een transparante aanpak, verbindende communicatie en een duidelijk plan leidde Toon de organisatie doorheen een woelige periode. Hij zorgde voor stabiliteit, een nieuwe dynamiek binnen ’t Veldzicht en een mooie toekomst met Ter Muiden.”
Guy Rogissart, Voorzitter Raad van Bestuur ‘T Veldzicht
Resultaten
Dankzij Toons reorganisatie en heldere communicatie vond de organisatie opnieuw stabiliteit en rust. Medewerkers voelden zich sterker ondersteund en wisten beter waar ze aan toe waren. Beslissingen volgden sneller en duidelijker. Voor het bestuur zat de grootste winst in de herwonnen richting en de stevige basis om de fusie voor te bereiden.
Afronding en opvolging
Hoewel er nog werk te doen is, liggen de belangrijkste bouwstenen er. Vanaf mei 2025 betrok Toon de toekomstige fusiedirecteur, Karen Van den Bossche, actief bij de organisatie, zodat ze samen een vlotte overgang konden voorbereiden naar de fusie toe en op deze manier was er een duidelijk beeld op de sterktes en uitdagingen.
“Samen met de teams bracht ik stabiliteit en hielp ik koers zetten. Maar bovenal onthoud ik de warme, mensgerichte ingesteldheid. Dat is wat ik zal meedragen uit mijn tijd bij ’t Veldzicht.”
Toon D’Haene
Persoonlijke terugblik
Toon blikt met waardering terug op zijn tijd bij ’t Veldzicht:
“Wat op het eerste gezicht eenvoudig lijkt, blijkt vaak complexer. Oorzaken blootleggen vraagt tijd, terwijl sommige situaties snelle beslissingen vereisen. Die balans vond ik telkens uitdagend. Medewerkers verkiezen duidelijkheid boven eindeloos uitstel, maar ad-hoc oplossingen houden zelden stand.
Als externe had ik het voordeel dat ik kritische vragen kon stellen en gevoelige thema’s kon benoemen. Dat helpt om stilstand te doorbreken en opnieuw beweging te creëren.
Wat me vooral bijblijft, is de enorme toewijding van alle medewerkers en vrijwilligers. Ze werken hier met hart en ziel voor de cliënten en hun netwerk, en dat voel je in alles. Met die drive en passie kom je ver.
Samen met de teams bracht ik stabiliteit en hielp ik koers zetten. Maar bovenal onthoud ik de warme, mensgerichte ingesteldheid. Dat is wat ik zal meedragen uit mijn tijd bij ’t Veldzicht.”
Tijdelijke leiding nodig voor je zorgorganisatie?
Een overgang hoeft niet stil te staan. De juiste interimmanager zorgt voor structuur, richting en verbinding in het team. Toon D’haene deed dit bij ’t Veldzicht vzw. Met zijn aanpak bracht hij rust, legde een stevige basis voor de fusie met Ter Muiden en versterkte het team.
Zit jij in een vergelijkbare fase? Teamlead Veerle en haar team denken graag mee.
Anderen bekeken ook
Interim Facility Manager bij Zorggroep Orion: collega Tommy zorgt voor continuïteit tijdens groei en verandering
Wat als je organisatie volop in verandering is, maar je vaste facility manager ontbreekt? Bij Zorggroep Orion sprong collega Tommy tijdelijk in. Zijn aanpak bracht rust, overzicht en… een stevig fundament voor wat komt. Ontdek hoe.
Lees de volledige case