Case

Projectstaffing voor cultuurdienst: Collega Toon ondersteunt Zaventem tijdens hun zomer vol evenementen

De cultuurdienst van Zaventem kreeg in de zomer van 2024 te maken met een aantal flinke uitdagingen. Door onderbezetting en de organisatie van verschillende grote evenementen in een korte tijd, was extra ondersteuning nodig. Probis bood snel hulp door onze projectconsultant Toon beschikbaar te stellen voor twee tot drie dagen per week. Samen met Eva, een toegewijde medewerker van de cultuurdienst, en Toon werden alle evenementen succesvol uitgevoerd, waardoor de continuïteit gewaarborgd bleef.

“Heel wat grote en complexe zomer en herfstevenementen die qua voorbereiding mekaar overlappen, en voor de nodige chaos en stress zorgen en niet meer kunnen geschrapt worden omdat ze al aangekondigd zijn en gedeeltelijk georganiseerd zijn… Dat was de situatie… De druk was zo hoog dat ook de overblijvende cultuurverantwoordelijke dreigde uit te vallen onder een veel te hoge werkdruk. Dan moet er zeer snel en adequaat geschakeld worden en daarvoor konden we rekenen op de hulp van een ‘allround’ specialist die ons uit de nood kon helpen en dat was Toon, waarvoor heel veel respect en dank!

Eva Bruyninckx, verantwoordelijke cultuur

Ondersteuning voor Zaventem’s cultuurteam

De cultuurdienst van Zaventem vervult een centrale rol in het culturele leven van de gemeente. Evenementen zoals de Vlaamse feestdag, Open Monumentendag, Taptoe en Diverzity brengen de gemeenschap samen en versterken de band met de lokale cultuur. Het organiseren van deze evenementen vereist een goed geoliede samenwerking binnen het team.

Een flexibele en ondersteunende aanpak

De vraag van de cultuurdienst was helder: er was dringend behoefte aan een hands-on eventcoördinator. Toon stapte direct na het kennismakingsgesprek in en nam een veelzijdige rol op zich, van eventcoördinator tot manusje-van-alles. Zijn doel was om het team op alle mogelijke manieren te ondersteunen.

  • Snelle inwerking: In korte tijd maakte Toon zich vertrouwd met de interne processen en de specifieke eisen van de verschillende evenementen.
  • Coördinatie en planning: Toon werkte nauw samen met leveranciers, vrijwilligers en artiesten, wat zorgde voor een gestroomlijnde organisatie.
  • Operationele ondersteuning: Naast zijn coördinerende rol bood hij ondersteuning op logistiek, marketing en administratief gebied, waar nodig.
Toon zavnetem

Een positieve samenwerking en blijvende inzichten

Door de ondersteuning van Toon en de goede samenwerking binnen het team konden de evenementen soepel verlopen, met positieve reacties van zowel bezoekers als medewerkers. De werkdruk binnen het team werd verlicht, en de samenwerking leverde nieuwe inzichten op waarmee de cultuurdienst in de toekomst verder kan.

Na afloop van de evenementenperiode heeft Toon een werksessie georganiseerd en een rapport opgesteld met concrete aanbevelingen voor verdere optimalisaties. Deze bevindingen vormen een goed vertrekpunt naar het nieuwe gemeentebestuur toe en bieden waardevolle handvatten voor de verdere ontwikkeling van de cultuurdienst.

“Door het plotse ontslag van een medeweker wisten we vlak voor de zomer even niet meer hoe we alles moesten rondkrijgen. We waren dringend op zoek naar versterking. Op goed geluk hebben we enkele organisaties aangeschreven, niet wetende of ze wel een oplossing hadden voor ons probleem. We kregen heel snel enkele voorstellen binnen. Na een korte kennismaking was het duidelijk dat Probis een medewerker met het juiste profiel in huis had om meteen hands-on ondersteuning te bieden. We waren terug vertrokken”.

Freek Rombouts, afdelingshoofd Vrije Tijd en Onderwijs

Anderen bekeken ook

Fusie Tielt-Meulebeke

Vanaf 1 januari 2025 bundelen Tielt en Meulebeke de krachten als nieuwe gemeente. De MATConnect-redactie trok naar Tielt en sprak met algemeen directeurs Hendrik Vandenbruwane (Tielt) en Florian Van de Sompel (Meulebeke) over het lopende fusietraject en hoe ze hun medewerkers en inwoners meenemen op pad naar een nieuwe organisatie.

Lees de volledige case

Een herkenbare situatie?

Heeft jouw organisatie tijdelijke versterking nodig? Probis biedt flexibele en ervaren projectconsultants zoals Toon, die direct inzetbaar zijn en met jouw team meedenken. Neem gerust contact met ons op om te ontdekken hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen!

Stel gerust je vraag, en dan nemen wij contact met je op.

Neem contact op