Case

Optimalisatie van HR-diensten bij de stad Zottegem: inhouse consulting voor duurzame verbeteringen

Stad Zottegem, een groot lokaal bestuur met breed dienstenaanbod, waaronder ook een woonzorgcentrum, wilde hun HR-processen verder moderniseren. Door veranderingen binnen de organisatie ontstond er ruimte voor extra ondersteuning, vooral op het gebied van werving en selectie en administratieve opvolging. Dit bood een kans om niet alleen tijdelijke versterking te bieden, maar ook om processen efficiënter en toekomstbestendiger te maken. Bovendien bleek het inzetten van een inhouse consultant een kostenefficiëntere oplossing.

Uitdagingen & behoeften

De HR-dienst van Stad Zottegem had behoefte aan versterking, vooral rond werving en selectie. Daarnaast was er de wens om interne processen te verbeteren en te stroomlijnen. De eerdere samenwerking met Probis in selectietrajecten leidde ertoe dat een inhouse consultant een ideale oplossing bleek. Dit bood niet alleen directe ondersteuning, maar hielp ook bij het verbeteren van de algehele werkwijze op een kostenefficiënte manier.

De samenwerking versterkt de competenties binnen het HR-team doordat medewerkers actief leren van de expertise van de inhouse consultant.

Sandra De Roeck, waarnemend algemeen directeur

Onze aanpak: Inhouse ondersteuning en procesoptimalisatie

Marilyn Hinderdael trad als inhouse consultant voor Probis drie dagen per week toe tot het HR-team van Stad Zottegem. Door haar directe betrokkenheid bij de dagelijkse werkzaamheden kon ze snel inspelen op de behoeften van het team, wat zorgde voor kortere communicatielijnen en een efficiëntere werkwijze.

Volledige HR-ondersteuning: Marilyn ondersteunde het team in verschillende HR-activiteiten, zoals het opstellen van functieomschrijvingen, het maken van besluiten en het afstemmen met diensthoofden over personeelsbehoeften en selectieprocedures.

Procesintegratie en uniformiteit: Dankzij haar toegang tot de interne systemen kon Marilyn zelfstandig werken en uniformiteit aanbrengen in de vacatureprocedures en functieomschrijvingen. Dit zorgde voor meer duidelijkheid en structuur binnen het team.

Nieuwe tools implementeren: Naast haar dagelijkse taken hielp Marilyn bij de implementatie van een nieuwe HR-softwaretool en werkte ze aan templates, mappenstructuren en checklists om de afdeling verder te professionaliseren.

Impact en resultaten

Marilyn was drie dagen per week op locatie aanwezig, met extra ondersteuning van collega Margo De Naeyer, die de administratieve processen hielp stroomlijnen. Dit leidde tot een vlottere en consistentere werkwijze binnen de HR-dienst. De nieuwe systemen en procedures zorgen ervoor dat de afdeling beter voorbereid is op de toekomst en dat nieuwe collega’s, die door Marilyn zijn aangeworven, snel en efficiënt kunnen worden ingewerkt.

De samenwerking tussen inhouse consulting en procesoptimalisatie heeft bijgedragen aan duurzame verbeteringen binnen de HR-dienst van Stad Zottegem. Probis blijft betrokken bij verdere professionalisering, zodat de stad zich volledig kan richten op hun kerntaak: het bieden van uitstekende dienstverlening aan hun inwoners.

Sandra De Roeck, waarnemend algemeen directeur, is duidelijk over de impact

“Het inzetten van een inhouse consultant heeft onze verwachtingen meer dan waargemaakt. Met kortere doorlooptijden bij selecties, lagere kosten door minder externe consultants en een aanzienlijke verlichting van de administratieve werkdruk, werd het HR-team op korte termijn ontzorgd.

Maar het gaat verder dan dat: de samenwerking versterkt de competenties binnen het HR-team doordat medewerkers actief leren van de expertise van de inhouse consultant. Die directe interactie zorgt voor waardevolle kennisoverdracht én een kritische blik op onze processen.

Het resultaat? Bijgestuurde en geoptimaliseerde procedures, verbeterde selectieprocessen en een hogere tevredenheid bij interne klanten. Dit is niet alleen een oplossing voor vandaag, maar ook een investering in een toekomstbestendige HR-dienst die klaar is voor de uitdagingen van morgen. Een aanpak die echt het verschil maakt”!

Anderen bekeken ook

Cases

Optimalisatie van HR-diensten bij de stad Zottegem: inhouse consulting voor duurzame verbeteringen

Stad Zottegem verbeterde haar HR-diensten met inhouse ondersteuning via Probis. Marilyn zorgde voor volledige HR-ondersteuning, procesoptimalisatie en nieuwe tools. Dankzij haar nauwe samenwerking en Margo’s administratieve ondersteuning verhoogde de efficiëntie, wat leidt tot duurzame professionalisering en continuïteit binnen HR.

Lees de volledige case

Cases

Fusie Tielt-Meulebeke

Vanaf 1 januari 2025 bundelen Tielt en Meulebeke de krachten als nieuwe gemeente. De MATConnect-redactie trok naar Tielt en sprak met algemeen directeurs Hendrik Vandenbruwane (Tielt) en Florian Van de Sompel (Meulebeke) over het lopende fusietraject en hoe ze hun medewerkers en inwoners meenemen op pad naar een nieuwe organisatie.

Lees de volledige case

Een herkenbare situatie?

Heeft jouw organisatie tijdelijke versterking nodig? Probis biedt flexibele en ervaren projectconsultants zoals Marilyn die direct inzetbaar zijn en met jouw team meedenken. Neem gerust contact met ons op om te ontdekken hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen!

Stel gerust je vraag, en dan nemen wij contact met je op.