Case

Organisatieontwikkeling voor sociale dienst Vilvoorde

De almaar complexer wordende hulp- en dienstverlening in Vilvoorde vergen een sterke interne organisatie van de sociale dienst. Vilvoorde besloot om met Probis de cliëntgerichte en administratieve dienstverlening te optimaliseren.

Resultaat? Samen optimaliseerden we de interne werking op verschillende domeinen. 

Neem vrijblijvend contact op

Sociale dienst Vilvoorde: tevreden klant sinds 2020

De sociale dienst van lokaal bestuur Vilvoorde ging begin 2020 voor het eerst in zee met Probis. We werken sindsdien goed samen op verschillende vlakken rond organisatiebeheersing en –ontwikkeling. De betrokkenheid en persoonlijke aanpak die de dienst tijdens dat traject ervaarde, gecombineerd met onze ruime ervaring met sociale diensten van andere lokale besturen, maakten dat Vilvoorde ook dit traject graag met ons aanging.

Interne organisatie op punt

De sociale dienst van Vilvoorde stond onder druk: het team vond moeilijk nieuwe collega’s gezien de krapte op de arbeidsmarkt. Bovendien waren de takenpakketten van de medewerkers nog onvoldoende op elkaar afgestemd.

Om de steeds meer en ingewikkelde hulpvragen van cliënten goed te kunnen blijven beantwoorden, was het nodig om de interne organisatie van de dienst op punt te zetten.

We focusten ons eerst op de optimalisatie van de administratieve ondersteuning. Vervolgens gingen we ook met de teams en de leidinggevenden aan de slag. Het resultaat? De stroomlijning van de beleidsmatige, inhoudelijke, cliëntgerichte en administratieve dienstverlening, gevoed door een fijne samenwerking over de grenzen van teams heen.

Expertise en gedragenheid

Probis stelde voor om met een team van twee, complementaire adviseurs te werken.

De ene had een doorgedreven kennis van de werking van de sociale dienst, de andere had uitgebreide ervaring met processen.

We tekenden een projectstructuur uit:

  • Een projectgroep met de hoofdmaatschappelijk werkers en het diensthoofd kwam wekelijks samen.
  • Een stuurgroep met de algemeen directeur en afdelingshoofd die tweemaandelijks samenzat.


In de projectuitvoering ging er veel aandacht naar gedragenheid. Die realiseerden we door:

  • Constructieve en participatie methodes
  • Interviews en werkgroepen
  • Een open blik en vertrouwen

  • Maatwerk en aanpassingen aan veranderende context (corona, Oekraïne, …).

     

Vooruitgang op verschillende domeinen

De interne werking maakte verbetering op verschillende domeinen:

  • Een nieuwe structuur met een logische afstemming tussen generalistische en specialistische kennis voor het sociaal huis
  • Herverdeling van taken en werkvolume o.b.v. een duidelijke structuur en aanspreekpunt voor de administratieve ondersteuning
  • Een takenmatrix voor de nieuwe leidinggevende structuur
  • Nieuwe functiebeschrijvingen
  • De samenwerking tussen de verschillende rollen en teams in het sociaal huis
  • Nieuwe processen uitgetekend en later herwerkt omwille van de implementatie van nieuwe software
  • Een nieuw afsprakenkader met waarden.

 

Probis was voor Vilvoorde een vertrouwd klankbord dat aanzette tot denken, en ook de schwung in het langdurige project hield

Organisatieontwikkeling door Probis

Wil jij net als Vilvoorde investeren in de werking van de lokaal bestuur, afdeling of dienst? In dat geval kan organisatieontwikkeling een oplossing bieden. We houden je organisatie tegen het licht en werken samen naar de gewenste situatie toe met behulp van een realistisch plan van aanpak op maat. Probis is je partner in elke fase van het traject.

Laten we kennismaken

Anderen bekeken ook

Organisatieontwikkeling

Optimaliseer jij net als Vilvoorde graag je dienstverlening en interne organisatie?
Wil je daarvoor ondersteuning van een externe partner?
Laat snel van je horen en we maken er samen werk van.

Wij ontzorgen je bij elke fase van het traject en zorgen er mee voor dat je jouw collega’s kunnen werken in een fijne omgeving en je inwoners genieten van sterke dienstverlening.

Neem contact op