Case
Na een audit van Audit Vlaanderen kreeg Wetteren de aanbeveling om werk te maken van organisatiebeheersing. Maar omwille van een samenloop van omstandigheden (een omwenteling in de organisatiestructuur, een aantal interne verschuivingen …) beschikte de organisatie niet over de capaciteit om hier op eigen houtje gevolg aan te geven.
Met ondersteuning van Probis slaagde het bestuur erin een organisatiebeheersingssysteem op te zetten op maat van de organisatie waar Wetteren de komende jaren verder op kan bouwen.
Toen Veerle bij ons aan de slag ging, werd net de laatste hand gelegd aan het kader voor organisatiebeheersing. Hoewel het niet eenvoudig is om midden in een lopend project in te stappen, toonde Veerle meteen haar expertise door enerzijds de afgelegde weg en methodiek te bestuderen, en anderzijds haar voelsprieten in de organisatie uit te steken om zich eigen te maken met de noden binnen ons lokaal bestuur, zodat ze met een frisse en kritische blik het verdere traject kan uitstippelen. Deze aanpak trok zich door in andere projecten: door haar methodische aanpak en gevoel voor netwerking tilde Veerle een aantal grote projecten naar een hoger niveau, met veel respect voor de eigenheid van de organisatie.
Wetteren strekt zich vandaag uit over een zevental woonkernen. Samen bieden deze gebieden zo’n ruimte aan meer dan 25 000 inwoners. In de profielschets van de Vlaamse steden en gemeenten wordt Wetteren zo omschreven als een gemeente/kleine stad met een centrumfunctie. De groene gemeente licht vlak aan de Schelde en op een boogscheut van Gent.
In 2021-2022 was Wetteren een organisatie in volle verandering. Daarnaast was er ook een grote groei. Het nieuwe organogram werd uitgerold, een aantal interne verschuivingen vonden plaats … en een kersverse algemeen directeur en financieel directeur hebben de organisatie nieuw leven ingeblazen.
Na een organisatie-audit van Audit Vlaanderen kreeg de organisatie het advies om werk te maken van organisatiebeheersing: een kader ontwikkelen, beheersmaatregelen opzetten, de (verplichte) rapportering vormgeven … .
Op dat moment had de organisatie echter zelf niet voldoende personeelscapaciteit in huis om dit zelf vorm te geven.
Wetteren klopte bij Probis aan voor structurele ondersteuning bij het uitwerken van een kader voor organisatiebeheersing en -ontwikkeling.
In augustus 2021 ging een adviseur van Probis voltijds aan de slag als beleidsmedewerker om mee vorm te geven aan organisatiebeheersing.
Vanuit de ervaring en expertise uit andere organisatiebeheersingstrajecten, stelde onze adviseur een plan van aanpak op om hier werk van te maken. Zo werd er een zelfevaluatie uitgevoerd om inzicht te krijgen in de sterke punten en verbeterpunten van de organisatie. Deze resultaten vormden de grondslag van het “beheersplan”. Ofwel: een overzicht van alle mogelijke interne verbeterprojecten die vroeg of laat op de planning kunnen komenom als organisatie te groeien.
Zo werd de adviseur projectmedewerker en klankbord in organisatiebeheersing voor het lokaal bestuur.
Met de ondersteuning van Probis kon Wetteren organisatiebeheersing structureel inbedden in haar werking.
Want wat bleek? Wetteren maakte al werk van organisatieverbetering en –groei. Heel wat ambities in het meerjarenplan, de organisatie-audit van Audit-Vlaanderen, interne doelstellingen van teams … . Maar, al te vaak staan al deze plannen, intenties en projecten echter los van elkaar. Dat maakt het natuurlijk niet evident om de zaken op te volgen. Het overzicht van projecten is nu gewaarborgd dankzij het beheersplan.
De gehanteerde methodiek en uitgewerkte tools zijn eenvoudig en op maat van de organisatie uitgewerkt, waardoor ze er nu in slaagt om zelfstandig organisatiebeheersing op te volgen.
Heb jij net zoals de gemeente Wetteren het gevoel dat er iets schort met de werking van je lokale bestuur? In dat geval kan organisatiebeheersing een oplossing bieden.
Ben jij net als de gemeente Wetteren op zoek naar een manier om je organisatie beter te beheersen. Heb je hier echter niet de tijd of expertise voor?
Wij ontzorgen je bij elke fase in dit traject en zorgen ervoor dat jij zelfstandig je organisatie kan beheersen en klaarmaken voor de toekomst.
Neem contact met ons op en we bespreken graag hoe we jullie verder kunnen helpen.
