Case

Procesaanpak versterkt werking sociale dienst Kortenberg

De sociale dienst van Lokaal Bestuur Kortenberg wilde zicht krijgen op zijn werkprocessen om de toenemende werklast beter te dragen. Met veel nieuwe collega’s was er behoefte aan duidelijkheid en herkenbare afspraken. Probis begeleidde het team in een behapbare werkwijze die meteen toepasbaar was in de praktijk en zonder het team extra te belasten.

Sociale dienst zoekt houvast en consistentie

De sociale dienst van Lokaal Bestuur Kortenberg kreeg de voorbije jaren, net zoals veel andere sociale diensten, te maken met een stijgende instroom van hulpvragen. Tegelijk kwamen er nieuwe collega’s bij, waardoor een gedeelde manier van werken steeds belangrijker werd. De dienst wilde werken aan gestroomlijnde kernprocessen zonder administratieve ballast en met voldoende houvast voor iedereen. Probis begeleidde de dienst tussen september 2025 en januari 2026. Eva Decoster en Tinne Baijens ondersteunden het team in elke stap.

Druk op kernprocessen door stijgende instroom

De werking stond onder druk door de stijging van hulpvragen en de aangekondigde inperking van de werkloosheidsuitkering in de tijd, waardoor een extra instroom verwacht werd. Nieuwe collega’s en verschillende werkstijlen maakten het moeilijk om op een uniforme manier te werken. Processen zaten verspreid in documenten en ervaringen. Nieuwe medewerkers vonden moeilijk houvast en ervaren collega’s zagen verschillen in aanpak. Belangrijk voor de dienst was om klaarheid te brengen in de kern van de werking. De dienst selecteerde de drie meest dringende processen om mee van start te gaan: budgetbeheer, leefloon en dringende financiële steun. Het traject moest helderheid brengen zonder extra belasting voor het team en de dienst moest na afloop zelfstandig verder kunnen werken.

Compact traject met opleiding en gezamenlijke analyse

Eva en Tinne van Probis startten met een documentanalyse van de bestaande afspraken en procesinformatie. Samen met de stuurgroep bepaalden we de prioritair aan te pakken processen en een aanpak op maat, inclusief bruikbare sjablonen. We gaven een hands-on opleiding aan het team, waarna we meteen aan de slag gingen rond het proces dringende financiële steun. Zo paste het team de aangeleerde methodieken meteen toe in de praktijk en wandelde het met een concreet resultaat in handen de sessie buiten. Nadien volgden twee gerichte sessies met kleinere groepen om de processen leefloon en budgetbeheer verder in kaart te brengen.

Eva legt uit

Duidelijke inzichten en vlottere samenwerking

De opleiding zorgde voor een sterk inzichtsmoment. Medewerkers stonden rond de brownpaper en brachten de stappen in kaart. Een maatschappelijk werker gaf aan dat de cliëntblik hielp om prioriteiten beter te zien. Een collega merkte kleine vertragingen en dubbele acties op die anders verborgen bleven. Het team gaf aan dat de haalbare en directe aanpak hielp om vlotter samen te werken. Nieuwe collega’s vonden sneller houvast en de processen kwamen vaker ter sprake in de dagelijkse werking. We sloten af met een stuurgroep die afspraken maakte over borging en opvolging. Zo voorzagen we bij elk proces een helder implementatieplan om te zorgen dat de nieuwe werkwijze ook in de dienst geïntegreerd geraakt en blijft.

Samen werken aan duidelijke processen

Wil je jouw sociale dienst laten groeien naar overzichtelijke processen en een gedeelde manier van werken?

Probis ondersteunt lokale besturen met trajecten rond procesoptimalisatie, teamontwikkeling en organisatieversterking. We werken met haalbare stappen en zorgen dat teams na afloop zelfstandig verder kunnen. Neem contact op met teamlead Sylvie en ontdek wat deze aanpak voor jouw organisatie betekent. 

Contacteer Sylvie
sYLVIE FOTO

Anderen bekeken ook