Hoe zorg je voor een vlottere onboarding die zowel duidelijk als mensgericht is? In Stabroek gingen ze samen met Probis aan de slag. Door het proces visueel te maken en kritisch te analyseren, kwamen knelpunten én kansen boven water. Het resultaat? Meer helderheid, minder verspilling en een warm onthaal vanaf
Lees de volledige caseCase
Nieuwe functie brengt meer richting in Hof Ten Doenberghe
Tijdelijke versterking brengt duidelijkheid in een nieuwe structuur
WZC Hof Ten Doenberghe vroeg tijdelijke versterking om de nieuwe rol voor kwaliteitszorg en operaties in te vullen en tegelijk het kwaliteitssysteem te actualiseren. Dit paste binnen een grotere organisatievernieuwing. Consultant Lies Bracke werkte een jaar als interim kwaliteitsverantwoordelijke. De samenwerking met RS health – vandaag Probis bracht rust en duidelijke afspraken in een periode van verandering. Vanuit de ervaring in het werkveld en in andere zorgorganisatie begrijpen we medewerkers en weten we wat haalbaar is in de specifieke context van een drukke woonzorgomgeving.
Nieuwe structuur vraagt heldere afspraken en verantwoordelijkheid
De woonzorgsite Den Dumberg bestaat uit een woonzorgcentrum, een centrum voor kortverblijf, een dagverzorgingscentrum, assistentiewoningen en een kinderdagverblijf. Een recente reorganisatie binnen het woonzorgcentrum gaf de leidinggevenden een ruimer takenpakket met aangepaste verwachtingen. Er was ook nood aan duidelijkheid over processen. Het opnameproces vroeg veel tijd en miste een vast draaiboek.
Het kwaliteitshandboek was onvolledig en bood geen eenduidige basis voor afspraken. Een juist gebruik van het elektronisch zorgdossier blijft een uitdaging. Leidinggevenden gaven aan dat hun nieuwe rol meer beleidsmatige opvolging vroeg dan vooraf ingeschat. Samen met de CRA* en werkgroepen werden beleidsthema’s zoals medicatie, valpreventie, vrijheidsbeperkende maatregelen uitgewerkt van beleidstekst tot procedures en concrete handvaten. Door nabijheid op de werkvloer en een aanpak in kleine stappen die teams mee vormgaven realiseerden we duidelijke veranderingen.
*Coördinerend Raadgevend Arts
Nabij op de werkvloer en werken in korte iteraties
Lies was op de afdelingen zichtbaar aanwezig. Ze observeerde niet alleen maar ging aan de slag in nauwe samenwerking met medewerkers, bewoners en mantelzorgers en ondersteunde leidinggevenden in hun nieuwe verantwoordelijkheden. Ze organiseerde korte werksessies rond thema’s zoals maaltijdbeleving en het opnameproces. Ze bracht inzichten samen, werkte procedures bij en vulde het kwaliteitshandboek aan. Ze gaf praktische ondersteuning bij het elektronisch zorgdossier en koos voor afspraken die haalbaar zijn in de dagelijkse zorg.
Duidelijker opnameproces en stabieler kwaliteitssysteem
Hof Ten Doenberghe werkt nu met een actueel en bruikbaar kwaliteitshandboek. Het opnameproces is duidelijker, verloopt efficiënter: afdelingen zijn beter geïnformeerd, er wordt meer aandacht besteed aan het levensverhaal, noden en mogelijkheden van de nieuwe bewoner. Nieuwe bewoners krijgen een warmer onthaal, en hun levensverhaal krijgt een vaste plaats in de zorg. De informatieoverdracht met het ziekenhuis is consistenter. Teams registreren nu beter in het elektronisch zorgdossier, wat de communicatie tussen collega’s versterkt.
De tijdelijke invulling van de nieuwe functie gaf rust en richting. Lies vertaalde haar ervaring naar een heldere functieomschrijving en werkte mee aan het selecteren van de nieuwe collega. De nieuwe verantwoordelijke kwaliteit en operaties is gestart en kan ook vandaag nog rekenen op de coaching en ondersteuning van Lies waar nodig.
Duidelijker opnameproces en stabieler kwaliteitssysteem
Hof Ten Doenberghe werkt nu met een actueel en bruikbaar kwaliteitshandboek. Het opnameproces is duidelijker, verloopt efficiënter: afdelingen zijn beter geïnformeerd, er wordt meer aandacht besteed aan het levensverhaal, noden en mogelijkheden van de nieuwe bewoner. Nieuwe bewoners krijgen een warmer onthaal, en hun levensverhaal krijgt een vaste plaats in de zorg. De informatieoverdracht met het ziekenhuis is consistenter. Teams registreren nu beter in het elektronisch zorgdossier, wat de communicatie tussen collega’s versterkt.
De tijdelijke invulling van de nieuwe functie gaf rust en richting. Lies vertaalde haar ervaring naar een heldere functieomschrijving en werkte mee aan het selecteren van de nieuwe collega. De nieuwe verantwoordelijke kwaliteit en operaties is gestart en kan ook vandaag nog rekenen op de coaching en ondersteuning van Lies waar nodig.
Organisatieontwikkeling met inzet op praktijk en proces
Dit traject past binnen organisatieontwikkeling in zorg. De aanpak combineert observatie, procesoptimalisatie, coaching en tijdelijke invulling van een functie. De consultant werkt dicht bij de praktijk en bouwt stap voor stap aan afspraken die teams gebruiken. Samen werken aan haalbare verbeteringen
Wil je een nieuwe rol vormgeven of je kwaliteitssysteem actualiseren?
Probis denkt graag mee. We starten met een gesprek om je vraag te verhelderen. We bekijken de scope en bepalen welke expertise nodig is. Daarna werken we in korte stappen samen met je team. We testen afspraken in de praktijk en sturen bij waar nodig. Zo groeit een systeem dat medewerkers ondersteunt en richting geeft.
Anderen bekeken ook
Interim Facility Manager bij Zorggroep Orion: collega Tommy zorgt voor continuïteit tijdens groei en verandering
Wat als je organisatie volop in verandering is, maar je vaste facility manager ontbreekt? Bij Zorggroep Orion sprong collega Tommy tijdelijk in. Zijn aanpak bracht rust, overzicht en… een stevig fundament voor wat komt. Ontdek hoe.
Lees de volledige case