Case

Waarom die opleiding projectmanagement maar geen resultaat wil opleveren

Geschreven door Gitte Mommens, adviseur Probis.

Projectmanagement is geen doel. Het is een middel. 

In veel organisaties wordt projectmanagement benaderd als een set technieken: plannen, opvolgen, rapporteren. Wie een opleiding heeft gevolgd, kent de termen en de sjablonen. En toch blijft het gevoel vaak hetzelfde: ondanks alle inspanningen blijft het moeilijk om overzicht te houden, samenhang te zien, dienstoverschrijdend samen te werken en effectief resultaat te boeken. Of meer nog, het projectmatig werken lijkt maar niet van de grond te komen. Het is exact daar waar onze kijk op projectmanagement op focust, niet enkel op de vraag “Hoe organiseren we projecten beter?”, maar vooral op “Wat heeft deze organisatie nodig om vandaag en morgen greep te krijgen op haar (project)werking?” 

Projectmanagement is een ordenend principe dat rust brengt in organisaties en bij mensen. Een manier om structuur te brengen waar complexiteit toeneemt, om samenwerking te organiseren waar er op grenzen wordt gebotst, en om strategische keuzes te realiseren en monitoren. 

Gitte legt uit

Projectmatig werken als organisatie-instrument 

Wanneer projectmanagement los wordt gezien van de organisatiecontext, ontstaat een vreemde paradox. Er wordt veel tijd geïnvesteerd in plannen en rapporten, terwijl tegelijk het management het gevoel heeft weinig grip te hebben. Projectteams draaien, maar het voelt wrang en als extra ballast. 

We onderschatten het belang van methodes en best practices niet. Projectmatig werken is en blijft een methode. De meerwaarde ontstaat echter pas wanneer die methode niet blind wordt toegepast, maar doordacht wordt ingezet in functie van de organisatie. Voor ons gaat projectmatig werken over het actief ermee aan de slag gaan: keuzes/validatiepunten in teken van het beheersen van projecten, samenwerkingen stroomlijnen … Zo wordt het geen parallel systeem, maar een brug tussen strategie en dagelijkse werking. Het helpt om vooruit te kijken en keuzes te maken in wat we wel en niet opnemen. Het creëert een gedeelde taal over doelen, rollen en verwachtingen. En het biedt management een manier om te sturen zonder alles zelf vast te pakken. 

 

Net daarom leggen wij zoveel nadruk op het expliciet maken van het waarom van een project. Het vormt een hefboom voor alle beslissingen die volgen. Gecombineerd met een duidelijke validatieflow, zorgt die hefboom er voor dat ook de kleine operationele projecten niet “rondzweven”, maar strategisch verankerd zijn in het management en tegelijk ook met vertrouwen uitgewerkt kunnen worden door medewerkers.  

Structuur als fundering, energie en kwaliteit als resultaat 

Projectmatig werken roept soms weerstand op omdat het wordt geassocieerd met rigiditeit en extra werklast: vaste fases die gevolgd moeten worden, vaste documenten die ingevuld moeten worden, vaste stappen die gezet moeten worden. Die weerstand is begrijpelijk, zeker in organisaties met een eerder bureaucratische karakter. Toch leert onze ervaring iets anders. Niet de structuur zelf knelt, maar net het ontbreken van een gedeeld kader dat tegelijk houvast biedt en ruimte laat. 

Tom legt uit

Een van de kerneigenschappen van projecten is dat ze een atypische vorm van samenwerken vergen. Ze gaan over grenzen, expertisegebieden en hiërarchische lijnen heen. Medewerkers sluiten aan vanuit verschillende teams, met eigen gewoontes, verwachtingen en manieren van werken. Dat is precies hun kracht, maar ook hun valkuil. Zonder een gemeenschappelijk kader wordt in elke nieuwe samenwerking opnieuw onderhandeld over rollen, verantwoordelijkheden, besluitvorming en prioriteiten. Dat kost energie, zorgt voor ruis en vertraagt de voortgang. 

Een goed projectkader biedt daarom een gedeelde fundering. Het reikt handvaten aan die uniformiteit brengen in wisselende samenstellingen: duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, herkenbare fases en vaste ijkpunten. Net doordat die basis telkens dezelfde is, ontstaat er als organisatie een zekere cadans. Projectteams hoeven het wiel niet telkens opnieuw uit te vinden en kunnen voortbouwen op wat vertrouwd is om hun samenwerking vorm te geven. Die voorspelbaarheid is een ontlasting. Energie die niet naar het zoeken van afspraken gaat, kan wel naar de inhoud: naar kwaliteit, creativiteit en resultaat. 

Zo wordt projectmatig werken een manier om samenwerking te faciliteren, ook daar waar die niet vanzelfsprekend is. Het helpt silo’s niet weg te organiseren, maar wel tijdelijk gestructureerd te overstijgen wanneer dat nodig is, in functie van een gedeeld doel. 

 

Waarom opleidingen zelden volstaan 

In veel organisaties start de ambitie rond projectmatig werken met een opleiding. Dat is begrijpelijk: men wil mensen vaardigheden aanreiken. Toch zien we dat dit zelden het gewenste effect heeft wanneer het geïsoleerd gebeurt. 

De reden is eenvoudig. Als projectmanagement wordt aangeleerd zonder duidelijke inbedding in de organisatiecontext, blijft het abstract en afhankelijke van individuen. Mensen herkennen de theorie, maar vinden moeilijk aansluiting bij hun dagelijkse realiteit. En ja, het is de verantwoordelijkheid van het individu om gebruik te maken van aangereikte kennis, maar het is ook de verantwoordelijkheid van de organisatie om dat mogelijk te maken. Een opleiding krijgt pas echte waarde wanneer ze het sluitstuk vormt van een ruimer traject. Een traject waarin eerst is nagedacht over wat projectmatig werken hier moet betekenen, hoe zwaar of licht het mag zijn, en hoe het aansluit bij bestaande gewoonten en systemen. Dat zorgt ook voor dat je projectmatige werking niet afhankelijk is van individuen, maar wordt geborgd in de organisatie die door die projectmatige werking van zichzelf kan leren. 

Het belang van een doordacht voortraject 

In dat voortraject zitten voor ons twee onmisbare elementen. 

Ten eerste: maatwerk. Niet in de zin van alles opnieuw uitvinden, maar door bewust te kiezen wat nodig is en wat niet. Elk projectkader moet passen bij de schaal, maturiteit en cultuur van de organisatie. Dat geldt ook voor de tools die men inzet. Idealiter zijn die faciliterend, laagdrempelig en herkenbaar, zodat de focus op samenwerking ligt en niet op het systeem. 

Ten tweede: draagvlak. Projectmatig werken kan enkel leven wanneer het gedragen wordt door mensen over diensten en afdelingen heen. Door hen vroeg te betrekken, ontstaat niet alleen een beter kader, maar ook een netwerk van ambassadeurs. Mensen die begrijpen waarom bepaalde keuzes gemaakt zijn en die die logica ook mee uitdragen. 

Wanneer die twee elementen samenkomen, verandert het gesprek fundamenteel. Projectmanagement wordt dan een gezamenlijke afspraak in plaats van een opgelegde afspraak. 

Projectmatig werken als instrument voor strategische sturing 

Misschien is de grootste meerwaarde van projectmatig werken wat het management ermee kan doen. Niet door elk project inhoudelijk op te volgen, maar door patronen zichtbaar te maken. Op dat moment krijgt projectmanagement een uitgesproken strategische functie omdat ze keuzes afdwingen. Welke initiatieven krijgen ruimte, welke niet? Waar investeren we tijd en capaciteit, en waar bewust niet? Door projecten expliciet te valideren, te prioriteren en op te volgen op hun belang, ontstaat samenhang in de vele initiatieven die tegelijk lopen. Projectmatig werken wordt zo een instrument om richting te geven aan wat de organisatie écht wil realiseren. 

Projectmanagement is geen vaardigheid dat je van de ene dag op de andere kan aanleren en afvinken. Het is een manier van kijken naar je eigen organisatie, naar werk, samenwerking en verandering. Een manier die organisaties helpt om doelgerichter te handelen zonder hun complexiteit te ontkennen. 

Wie projectmanagement blijft zien als doel op zich, zal ter plaatse blijven trappelen. Wie het inzet als middel, creëert ruimte voor focus, samenhang en realisatiekracht. 

 

Projectmatig werken dat écht beklijft

Opleidingen alleen volstaan niet. Pas als projectmatig werken ingebed zit in de organisatie, ontstaat er grip, samenhang en realisatiekracht.

Senior adviseur Tom Craeynest denkt mee over hoe je projectmanagement laat landen in jouw organisatie.

Plan een verkennend gesprek
Tom Craeynest foto

Anderen bekeken ook