Strategische meerjarenplanning anno september 2025: verdere stappen richting een richtinggevend meerjarenplan

Veel lokale besturen hebben inmiddels de strategische richting van hun meerjarenplan (SMJP) vastgesteld. Sinds het zomerreces ligt de focus vooral op de financiële becijfering van het plan en het finaliseren van de beleidsvoorstellen.

In de komende weken — het meerjarenplan moet immers uiterlijk in de gemeenteraad van december goedgekeurd worden — ligt de nadruk op het maken van gerichte, haalbare beleidskeuzes. Het is belangrijk dat de inhoudelijke doelstellingen goed afgestemd worden op de financiële en personele ruimte. Tegelijkertijd kan men alvast beginnen met de formele opmaak van het meerjarenplanningsdocument, volgens de richtlijnen van BBC 3.0 en de omzendbrief.

Zodra de voorgaande stappen op schema liggen, kunnen we verder werken aan de ‘na-opmaak’ fase. Dit is het moment waarop we bepalen hoe we het plan verankeren en implementeren.

Projectmatig werken als must

Het projectmatig benaderen van het meerjarenplan is essentieel. Dit betekent dat een solide aanpak met projectfiches wordt opgezet en dat de principes van projectmatig werken verder in de organisatie worden uitgerold of verfijnd. Hierdoor ontstaat een helder overzicht van de doelstellingen, verantwoordelijkheden, benodigde middelen en tijdslijnen per project. Door al vroeg met projectmatig werken te beginnen, kunnen besturen de voortgang beter beheren, tijdig bijsturen en de controle behouden over gemaakte keuzes en planning.

De komende maanden verschuift de focus naar de uitvoering, monitoring, het ontwikkelen van een effectief rapportagesysteem en het implementeren van het plan. Hierbij is speciale aandacht nodig voor de rol van het MAT en het CBS, en de impact van het plan op structurele, personele en procesmatige wijzigingen binnen de organisatie.

Korte termijn: focus op budgetconclaven, personeelsinzet en formele opmaak planningsdocumenten

Budgetconclaven organiseren

Een van de belangrijkste stappen op korte termijn is het organiseren van budgetconclaven. Dit is het moment waarop het bestuur de strategische doelstellingen afweegt tegen de beschikbare financiële middelen. Niet alle projecten kunnen gelijktijdig worden uitgevoerd, dus prioriteiten stellen is cruciaal. Tijdens de budgetconclaven wordt samen met de betrokkenen (breng administratie en politiek samen rond de tafel!) bepaald welke beleidsdoelen het meest urgent zijn en welke binnen het beschikbare budget gerealiseerd kunnen worden. Dit proces zorgt voor draagvlak en maakt de uitvoering later soepeler.

Personeelsinzet berekenen

Een essentieel, maar vaak over het hoofd gezien onderdeel van de opmaak van het meerjarenplan, is de berekening van de personele inzet. Terwijl de financiële cijfers en inhoudelijke doelstellingen in kaart worden gebracht, moeten besturen ook nadenken over de benodigde competenties voor de uitvoering van de verschillende projecten. Het maken van een inschatting en een realistisch overzicht van de personeelsbehoeften is cruciaal. Door vooraf de benodigde capaciteit in te schatten, kan het bestuur tijdig inspelen op eventuele personeels- of capaciteitsgebrek. Dit betekent het vaststellen van benodigde functies, de verdeling van taken en het bepalen van de totale personeelsbehoefte voor de komende jaren.

Wist je dat de personeelsinzet vanaf 2026 officieel onderdeel zal worden van je strategische nota? De toelichting zal dan ook een overzicht van de personeelsinzet bevatten, zodat raadsleden inzicht krijgen in het personeelsbestand dat schuilt achter de geraamde personeelsuitgaven. Het wordt aanbevolen om belangrijke personeelsbewegingen ook te vermelden.

Bepalen van prioritair beleid

In de planningsdrukte en keuzestress mag het niet vergeten worden dat er ook prioriteiten in de meerjarenplanning moeten worden aangeduid. In deze planning definieert het bestuur de prioritaire acties: de acties waarover men expliciet wil rapporteren. Het overzicht van alle doelstellingen en de beschrijving van de prioritaire acties wordt compacter gemaakt, wat de leesbaarheid ten goede komt. De prioriteiten kunnen worden bepaald door het CBS op initiatief van de administratie, maar ook door bijvoorbeeld de gemeenteraad zelf te laten bepalen welke prioriteiten men geïnformeerd wil zien.

Starten met de formele opmaak van het meerjarenplan (BBC 3.0)

Naast de inhoudelijke en financiële voorbereidingen is het belangrijk om tijdig te starten met de formele opmaak van het meerjarenplan, volgens de BBC 3.0-instructies en de omzendbrief. Dit zorgt ervoor dat het plan niet alleen inhoudelijk klopt, maar ook voldoet aan de wettelijke eisen en de juiste structuur heeft. Een belangrijke wijziging in deze opmaak is het toevoegen van een beleidsverklaring die een helder overzicht biedt van de visie en strategische keuzes van het bestuur voor de komende jaren. Het is cruciaal dat deze verklaring niet alleen de doelen beschrijft, maar ook concrete stappen voor de uitvoering vastlegt. Verder moeten personeelsdata worden opgenomen, zodat er inzicht komt in de personeelsbehoeften voor de uitvoering van het plan.

Lange termijn: projectmatig werken, monitoring, bijsturen structuren en processen, en de rol van MAT en CBS

Na de formele opmaak van het plan verschuift de focus naar het ontwikkelen van systemen die de uitvoering van het meerjarenplan garanderen. De nadruk komt dan te liggen op projectmatig werken, het ontwikkelen van een monitoring- en rapportagesysteem, en het evalueren van de impact op personele structuren en inzet. De rol van het MAT en de interactie en samenwerking tussen het MAT en CBS spelen daarbij een cruciale rol in de realiseerbaarheid.

 

Monitoring- en rapportagesysteem ontwikkelen

Om de voortgang van het meerjarenplan goed te kunnen volgen, is het noodzakelijk om een monitoring- en rapportagesysteem te ontwikkelen. Dit systeem helpt bij het meten van de prestaties en biedt inzicht in de voortgang van de verschillende projecten. Het moet KPI’s (Key Performance Indicators) bevatten die zowel kwantitatief (bijvoorbeeld aantal voltooide projecten) als kwalitatief (bijvoorbeeld tevredenheid van de inwoners) zijn.

Door de voortgang van projecten te monitoren, kunnen afwijkingen van het oorspronkelijke plan tijdig worden opgespoord en gecorrigeerd. Een centraal platform voor rapportages maakt het makkelijker om informatie overzichtelijk te delen met betrokkenen en stakeholders. Het in kaart brengen van de rapporteringsbehoeftes van alle stakeholders, evenals de inventarisatie van beschikbare databronnen, vormt in deze oefening een eerste stap.

De rol van MAT en CBS

Een essentiële voorwaarde voor het succes van de beleidsuitvoering is de duidelijke rolverdeling tussen het managementteam en het CBS. Het is belangrijk om de samenwerking tussen deze twee organen te versterken door duidelijke taakverdelingen en een gecoördineerde aanpak. Door heldere taakomschrijvingen en gestructureerde samenwerking te waarborgen, kunnen beide organen effectief bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen van het meerjarenplan. Een gedegen afsprakennota, evenals een duidelijke afbakening van de taken, rollen en verwachtingen ten opzichte van het managementteam, zijn cruciaal.

 Bijsturen structuren en systemen

Op langere termijn moet het bestuur ook de impact van de uitvoering van het meerjarenplan op de personele en organisatiestructuren monitoren. Naarmate het plan vordert, kunnen de personeelsbehoeften veranderen, vooral als bepaalde projecten extra werk of herstructureringen vereisen. Besturen moeten proactief zijn in het monitoren van deze veranderingen. Dit kan betekenen dat er nieuwe functies moeten worden ingevuld, dat bepaalde medewerkers extra ondersteuning of training nodig hebben, of dat er wervingsbehoeften ontstaan door de groei van het werk of de uitbreiding van het aantal projecten. Het bijsturen van processen en systemen (zoals digitale werkprocessen) zal eveneens noodzakelijk zijn. Besturen moeten voorbereid zijn op de impact van de uitvoering van het plan op hun organisatie en tijdig aanpassingen maken om de juiste capaciteiten te behouden.

Zet je meerjarenplan om in concrete stappen

De strategische richting van je meerjarenplan is vastgesteld, maar de uitvoering is waar het echt om draait. Wil je ervoor zorgen dat de juiste keuzes op de juiste momenten worden gemaakt en dat het plan effectief wordt uitgevoerd? Onze experts helpen je bij elke stap: van het definiëren van prioriteiten tot het projectmatig uitvoeren van de plannen en het monitoren van de voortgang.

Hoe kunnen wij jou ondersteunen?
Mandus foto

Anderen bekeken ook