Begeleiding managementteams in transitie
Meer en meer managementteams maken een bewuste transitie door van een louter administratief orgaan zonder echte teamwerking naar een interactief managementorgaan met meer samenwerking en een sterkere inhoudelijk-strategische rol. Het “goed” functioneren van een managementteam heeft immers een direct invloed op het succes van de organisatie. Wat goed functioneren betekent en wat hun rol binnen de publieke organisatie is, is echter voor vele teams vaak niet helemaal duidelijk.
Het team (samengesteld uit individuen) speelt een belangrijke rol in het bewerkstelligen van de samenwerking tussen de diensten, het resultaatgericht werken en de culturele dynamieken binnen de organisatie. Voldoende inzicht in en versterking van het individu, de teamwerking en de afbakening van de managementrollen zijn essentieel om de samenwerking effectief en succesvol te laten zijn.
Probis mocht de afgelopen maanden in diverse lokale besturen begeleidingstrajecten doorlopen om sterkere managementteams te helpen bouwen. Onze begeleiding, gedurende één of meerdaagse denkdagen (vaak op een inspirerende locatie) legt focus op zowel de harde als zachte dimensie van het managementteam.
In de zachte dimensie zoomen we in op het ontwikkelen van een teamdynamiek met aandacht voor het versterken van de teamwerking en wie we als individu zijn binnen het team (softe componenten van teamwerking). Wat betekent ieders eigen persoonlijkheid voor een teamsamenstelling? Wat kunnen we leren van en over elkaar? Hoe kunnen we vanuit herkenning en erkenning een betere connectie maken met elkaar, vlotter communiceren met elkaar en efficiënter samenwerken? Het ontdekken van elkaars sterktes en zwaktes, wie we zijn en hoe we reageren in een team, teamwerking, individuen in een team, vertrouwen binnen het team, etc vormen hier potentiële thema’s.
Anderzijds ligt de focus op het managementluik namelijk welke doelstellingen, taken en rollen streven we als managementteam na en hoe willen we ons profileren in de organisatie. In deze ‘harde’ dimensie beantwoorden we de vraag: wie willen/moeten we zijn voor onze organisatie? We bekijken niet enkel de rol van het team in de beleidscyclus (beleidsvoorbereiding, uitvoering, besluitvorming en evaluatie) maar bepalen ook de taakstelling op vlak van bedrijfsvoering (personeel, ICT, financiën, etc) en gaan in op zaken zoals communicatie, projectwerking, organsiatiebeheersing etc.
We leggen focus op vragen zoals:
- Welke doelstellingen streven we na? Wie willen we zijn als managementteam voor onze organisatie?
- Voeren we onze decretale taken uit en waar moeten we deze versterken/anders aanpakken?
- Welke taken moeten we ikv bedrijfsvoering opnemen?
- Waar moeten we onze werking versterken?
- Hoe kunnen we als orgaan efficiënter/doeltreffender werken?
- Hoe kunnen we de communicatie verbeteren (politiek-diensten-intern, top down en Bottom up?
- Welke vergaderafspraken moeten we maken?
- …
Hoe pakken we dit concreet aan?
Een grondige voorbereiding is essentieel voor een geslaagde begeleiding. Voorafgaandelijke aan de begeleiding nemen we een vragenlijst af die peilt naar de sterktes en zwaktes van het managementteam en toelaat de scope van de begeleiding verder te bepalen. Deze online bevraging wordt minimaal afgenomen bij managementteamleden. Sommige organisaties bevragen ook CBS leden en diensthoofden.
Na afbakening van de scope bereiden we samen met een projectgroep de concrete begeleidingsdag(en) voor.
De begeleidingsdag(en) typeren zich door interactieve werksessies in kleinere groepen en plenair waarbij we enerzijds theoretische en praktische kapstokken aanreiken en vervolgens de managementteamleden zelf aan de slag laten gaan. De begeleiding eindigt met een concreet actieplan dat het managementteam verder helpt te versterken. Indien wenselijk kan Probis ook in een implementatiebegeleiding of opvolging (vb. na 6 maand) voorzien.
Nood aan ondersteuning of vragen hieromtrent? Contacteer mandusfaingnaert@probis.be.
