Probis coördineert de verzelfstandiging van de zorgdiensten van Heist-op-den-Berg tot één nieuwe welzijnsvereniging, De Zilveren Zwaan.
Lees de volledige caseCase
De kracht van een heldere koers: samenbouwen aan meetbare vooruitgang
In zorgorganisaties stapelen verwachtingen zich op. Complexere zorg, krappe arbeidsmarkt, druk op kwaliteit en financiën. Teams blijven draaien. Directie moet keuzes maken. En toch blijft strategie soms vaag: iedereen kent het document, niemand voelt het ritme.
Een heldere koers brengt rust doordat iedereen weet waarop je stuurt en wanneer iets “goed” is. Je maakt keuzes zichtbaar, je zet ze om in meetbare doelen, en je volgt ze op met een ritme dat werkt voor je organisatie.
Je start altijd met je missie en visie goed te definiëren, voor je aan de slag gaat met je strategische oefening. Je missie beschrijft je huidige identiteit en het bestaansrecht van je organisatie (waarom bestaan we?), terwijl de visie een inspirerend beeld schetst van de gewenste toekomst (waar willen we naartoe?). Wanneer je beide goed hebt gedefinieerd kan je aan de slag met hoe je dat wil gaan bereiken (strategie).
Een strategische oefening bestaat uit verschillende stappen: je begint met een analyse van de huidige situatie, je bekijkt verschillende mogelijke secenario’s en je maakt keuzes. Na het maken van de strategische keuzes ga je aan de slag om deze te vertalen naar operationele doelstellingen. Je betrekt de organisatie om de strategische doelstellingen samen te bereiken.
1. Begin bij de realiteit: Waar staan we vandaag?
Je kan pas kiezen als je scherp ziet waar je vandaag staat. Daarom start je met een analyse op drie niveaus: de grote maatschappelijke krachten, je directe omgeving en je eigen organisatie. Dat klinkt breed, maar het helpt net om scherp te kiezen.
Op macroniveau kijk je naar zaken waar je weinig invloed op hebt: trends in de zorg, regelgeving, financiering, demografie en arbeidskrapte. Op mesoniveau gaat het om wat dichtbij speelt: vraag en aanbod, stakeholders, concurrentie en de lokale arbeidsmarkt. Op microniveau richt je de blik naar binnen: hoe loopt je werking, welke patronen houden dingen in stand, waar zit wrijving en waar zit kracht?
De oefening is enkel waardevol als je eerlijk durft zijn. ‘Een goede SWOT is eerlijk, hard en soms pijnlijk, precies daarom werkt ze.’
Neem ook de tijd om in gesprek te gaan met de medewerkers en stakeholders. Een doordachte analyse waarbij je zicht krijgt op waar je vandaag staat. Neem tijd zodat je een goed beeld krijgt op: Wat gaat goed? Wat kan beter? Wat wil je behouden? Wat wil je veranderen?
2. Koers kiezen vraagt opties afwegen: Waar kiezen we voor?
Strategie draait rond keuzes maken op basis van wat je weet en verwacht. Je gaat mogelijke opties naast elkaar zetten. Dat betekent dat je scenario’s gaat bekijken die vandaag misschien nog niet spelen, maar wél impact kunnen krijgen. Je wil voorbereid zijn op de toekomst.
‘Wie maar één toekomst ziet, maakt altijd de verkeerde keuze.’
Je bespreekt de effecten van mogelijke keuzes: wat doet dit met personeelsbeleid, met de huidige processen en samenwerkingen, onze ICT-systemen, en onze vooropgestelde kwaliteit? Door in gesprek te gaan met elkaar krijg je een gedragen strategie.
3. Maak je koers zichtbaar: Waar gaan we voor?
Zodra je helder ziet wat er speelt, bepaal je strategische prioriteiten. Een herkenbare structuur is de Balanced Scorecard van Kaplan & Norton met vier focusgebieden: financieel, client, interne processen, leren en groeien. Sommige organisaties vullen deze bijvoorbeeld aan met innovatie of duurzaamheid.
Belangrijk is dat je een samenhangend verhaal hebt, want binnen de zorg is alles met elkaar verbonden. Een keuze rond efficiëntie raakt je processen. Processen raken kwaliteit. Kwaliteit vraagt competenties en opleiding. Systemen beïnvloeden hoe vlot en efficiënt je werkt. En dit alles kan een impact hebben op je financiën. Een heldere koers toont die samenhang en maakt ze bespreekbaar.
Een strategische kaart helpt daarbij. Hou het simpel. Eén overzicht dat je als bestuur, directie, managementteam kan uitdragen en opvolgen. En zorg ervoor dat al je teams het kunnen navertellen. Alleen wanneer iedereen binnen de organisatie de strategische keuzes en prioriteiten begrijpt, kan je je strategie realiseren.
4. Maak succes meetbaar: “wanneer zijn we tevreden?”
Hier loopt het vaak vast. Veel strategieën blijven hangen op woorden. Teams horen “client centraal” of “efficiënter”, maar ze weten niet waarop je stuurt. Dan krijg je tien interpretaties en weinig focus.
Maak succes daarom expliciet. Koppel aan elke prioriteit duidelijke SMART doelstellingen en een aantal kritische en meetbare succesfactoren. De kernvraag blijft eenvoudig: wanneer zijn we succesvol?
5. Volg je strategie op: Zijn we goed bezig?
Een koers leeft pas als je communiceert en opvolgt. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een strategisch dashboard kan perfect in Excel, zolang het overzicht klopt en je er vaste momenten aan koppelt om het op te volgen. Deel het dashboard intern. Mensen moeten de link blijven zien tussen wat ze doen en waarom ze het doen. Anders wordt strategie opnieuw iets “vaag”, iets van het management.
Hou het klein en bruikbaar. Beperk je strategische prioriteiten. Zet eronder de doelen of projecten die die koers waarmaken. En maak status zichtbaar: wat is gerealiseerd, wat loopt, wat moet nog starten? Dat geeft overzicht én het voorkomt dat je organisatie alles tegelijk probeert te doen.
6. Breng de strategische prioriteiten naar de vloer:
Strategie werkt over jaren, maar kent een dagelijkse werking op de werkvloer. Je moet dus je strategie vertalen naar operationele doelen die haalbaar zijn en die teams begrijpen, en willen realiseren.
We verwachten dat alle medewerkers de strategie zullen ondersteunen en ermee zullen werken. Om dat te realiseren is het belangrijk dat je niet alleen een goed verhaal hebt, maar ook dat de medewerkers erin geloven en aanvaarden dat dit de weg is dat er wordt ingeslagen. Dit wordt onderbouwd door de Wet van Maier
Resultaat = Kwaliteit x aanvaarding.
Ga aan de slag met de medewerkers en bouw samen een mooi verhaal!
Een voorbeeld:
De strategische prioriteit: “cliënt centraal” wordt bruikbaar zodra je het vertaalt naar iets concreets, zoals “de cliënt krijgt de juiste zorg op het juiste moment”, en je bepaalt hoe je dat opvolgt, bijvoorbeeld via tevredenheidsenquêtes (90% tevredenheid), rapportage uit het cliëntdossier (geplande zorg werd uitgevoerd en geregistreerd) en audits op de werkvloer (de zorg werd op de juiste manier uitgevoerd). Op dat moment weet het team wat er van hen verwacht wordt.
“Een strategie zonder actie blijft een PowerPoint & acties zonder strategie blijven losse flodders.”
Wanneer je je strategie hebt vertaald naar operationele doelstellingen blijf dan aan de slag:
Zeg wat je doet, doe wat je zegt, bewijs het, verbeter, borg. Begin op kleine schaal, toon dat het werkt, en breid dan uit in je organisatie? Deel succes en vier ze.
Maak een stappenplan op en bepaal hoe je tot een volledig borging zal komen van de vooropgestelde doelstellingen. Wanneer je bijvoorbeeld genormaliseerd wonen wil invoeren, moet de visie scherp zijn. Medewerkers moeten een toelichting krijgen over de visie op genormaliseerd wonen, waarbij
- De waarom,
- Wat betekent dit voor hen
- Hoe zal de werking finaal gebeuren
- En hoe gaan we dit stapsgewijs implementeren.
Daarna start je met een opleiding en volg je mensen op, anders vallen ze terug op hun oude werkgewoontes. Wanneer je die keuzes maakt moet je ook bereid zijn om je personeelsbestand uit te breiden wanneer werklast, verzuim en retentie onder druk komen te staan. Je koers moet rekening houden met wat je organisatie vandaag kan dragen.
Samen bouwen aan een heldere koers
lijft strategie hangen in woorden terwijl teams zoeken naar richting?
Een heldere koers maakt keuzes zichtbaar, vertaalt ze naar meetbare doelen en brengt rust in de organisatie. Van missie tot opvolging, met focus op wat vandaag haalbaar is.
Ga in gesprek met Stephanie over hoe je strategische keuzes concreet maakt en verankert in de werking.
Anderen bekeken ook
Hoe ZOG Genk het kwaliteitsmodel Menso tot leven brengt: “Onze visie zit in het DNA van wie we zijn”
Hoe geef je kwaliteitswerking écht vorm op de werkvloer? Bij ZOG Genk gebruiken ze het Menso-model als kompas voor wonen, leven en zorgen. Met ondersteuning van Probis vertaalden ze hun visie naar concrete acties, gedragen door het hele team. Benieuwd hoe Menso daar leeft en inspireert?
Lees de volledige case