Competentiegerichte functiebeschrijvingen: lessen uit lochristi

Geschreven door HRMConnect (Vanden Broele) samen met Jelle Vermeulen

Bij de fusie van de twee lokale besturen Lochristi en Wachtebeke stond de hr-dienst voor heel wat uitdagingen, waaronder het uitwerken van een nieuwe rechtspositieregeling en een nieuw organogram. Daarnaast bleek de fusie het uitgelezen moment om de functiebeschrijvingen van beide besturen te stroomlijnen én een nieuwe, competentiegerichte benadering te implementeren.
Hoe pakte het nieuwe fusiebestuur dit aan? De HRMConnect-redactie ging in gesprek met Lisa Lambrey, diensthoofd HR van Lochristi. Zij deelde hun aanpak en gaf enkele belangrijke tips mee aan hr-diensten die hun eigen functiebeschrijvingen onder de loep willen nemen.

Naar uniforme, competentiegerichte functiebeschrijvingen

De fusie tussen Lochristi en Wachtebeke legde een creatieve wildgroei aan functiebeschrijvingen bloot. In de loop der jaren waren in beide organisaties heel wat verschillende versies van functies ontstaan. Soms waren ze zelfs enkel beschikbaar op een stencilpapier in een fysiek personeelsdossier. Bovendien waren er inconsistenties tussen beide organisaties, zoals bepaalde functienamen die overeenkwamen met verschillende graden in de twee besturen.

Een belangrijk doel was de administratieve last en inconsistenties te verminderen. Tegelijkertijd bood het project een mooie kans om een duurzamere visie op functiebeschrijvingen te ontwikkelen. Een belangrijk aspect was namelijk om de functiebeschrijvingen te integreren in het volledige loopbaanpad van medewerkers en zo voorspelbaarheid te creëren qua horizontale en verticale groeimogelijkheden.

In het fusieverhaal heeft Lochristi heel sterk ingezet op de ABC-principes (autonomie, betrokkenheid en competenties) en dit loopt als een rode draad door in de manier waarop ze hun (nieuwe) functiebeschrijvingen hebben opgebouwd. Daarom is de focus in de functiebeschrijvingen verschoven en voortaan niet langer taakgericht, maar competentiegericht. Met andere woorden, wie moeten medewerkers zijn, wat moeten ze kunnen en kennen?

Jelle Vermeulen

De aanpak van het project

Het projectteam (de toenmalige algemeen directeurs en twee hr-verantwoordelijken van Lochristi en Wachtebeke) was aan zet om de functiebeschrijvingen opnieuw vorm te geven. Het project kon starten vanuit een goede basis en helder raamwerk: er had al een traject gelopen om de functies te wegen en het nieuwe organogram van het fusiebestuur stond op punt.


De eerste stap was de vereenvoudiging van de bestaande gradenstructuur naar generieke graden, waarbij de graad niet langer de dagelijkse taken van een medewerker weerspiegelt, maar de bredere verantwoordelijkheden. Zo is er bijvoorbeeld niet langer een graad ‘deskundige speelplein animator’ of ‘deskundige hr’, maar eenvoudigweg de graad ‘deskundige’.

Onder begeleiding van Probis vonden daarna twee workshops plaats om de competenties per graad te bepalen en de functiebeschrijvingen effectief uit te schrijven.
In de eerste workshop koppelde het projectteam aan de hand van een kaartspel de nodige competenties aan elke graad en bepaalde het welke functies onder de verschillende graden vielen. Hierbij was het belangrijk om voldoende te differentiëren tussen de graden. Dankzij deze ‘hiërarchie’ van competenties kunnen medewerkers hun loopbaan in handen nemen en aftoetsen (al dan niet met hun leidinggevende) welke competenties ze nog moeten ontwikkelen. Dit kan zowel gaan over generieke gedragscompetenties als over technische competenties.
Er werden ook vier kerncompetenties vastgelegd die voor alle functies van toepassing zijn, namelijk integriteit, klantgerichtheid, samenwerken en leerbereidheid.

De tweede workshop had als doel de samenhang van de functiebeschrijvingen onderling binnen een dienst te garanderen en de functiespecifieke competenties te bepalen. De diensthoofden en leidinggevenden kregen een eerste versie van de functiebeschrijvingen binnen hun dienst, die opgesteld waren door Probis, en konden feedback geven hierop. Leidinggevenden waren één van de belangrijkste partners in dit project omdat zij het beste zicht hebben op wat ze van hun medewerkers verwachten. De medewerkers zelf waren dus niet direct betrokken bij deze workshops, maar leidinggevenden hadden de mogelijkheid om de concepten met hen te bespreken. De opmerkingen werden teruggekoppeld naar het projectteam die over de definitieve functiebeschrijvingen besliste.

Eenmaal de functiebeschrijvingen definitief waren, leverde Probis een handige Excel-tool aan waarmee de hr-dienst de functiebeschrijvingen kan genereren, beheren en aanpassen. Deze tool bevat een competentiewoordenboek dat (gedrags)indicatoren per competentie beschrijft.

workshop

Verandert er iets aan een bepaalde groep van functies of wenst men de competentie te herformuleren? Dan past de tool dit meteen voor alle functiebeschrijvingen waarin de competentie voorkomt aan. Dit biedt dus een goede oplossing om aanpassingen aan functiebeschrijvingen gemakkelijk en efficiënt te kunnen doorvoeren zonder veel manueel werk. De tool maakt het nieuwe systeem van functiebeschrijvingen dus heel dynamisch, waardoor de hr-dienst snel kan inspelen op nieuwe evoluties of reorganisaties (zoals nieuwe of afgeschafte functies en diensten).

Lessons learned

  1. Een goede voorbereiding is cruciaal. Het opstellen van een duidelijk organogram en het zorgen voor een logische samenhang van graden was essentieel voor het succes van het project en een vlotte samenwerking met de externe partner.

  2. De waarde van externe expertise. Dankzij de samenwerking met een externe partner (Probis) beschikte het bestuur meteen over een sterke basis en bespaarde het heel wat tijd. De tijd die nodig is om functiebeschrijvingen en vooral competenties vanaf nul te omschrijven is namelijk aanzienlijk en de hr-dienst had niet voldoende expertise en capaciteit om het volledige proces intern te beheren naast de doorlopende taken en projecten.

  3. Een gestructureerde aanpak met duidelijke communicatie en realistische deadlines is belangrijk voor een succesvol project. Probis nam de organisatie mee in hun aanpak en was voldoende beschikbaar voor vragen.

  4. Competentiegericht werken biedt meer toekomstbestendigheid. Door de functiebeschrijvingen generieker en meer op competenties te richten blijven ze langer actueel en kunnen ze gemakkelijker worden aangepast aan toekomstige veranderingen binnen de organisatie.

  5. Betrek de leidinggevenden bij de definitie van functiespecifieke competenties. Het betrekken van leidinggevenden bij de workshops was essentieel, omdat zij het beste zicht hadden op de vereiste competenties voor hun teams

 

Een efficiënt en toekomstgericht systeem als resultaat

De nieuwe functiebeschrijvingen werden in januari 2025 officieel ingevoerd, samen met het nieuwe organogram. De hr-dienst kan dankzij de Excel-tool van Probis voortaan zelfstandig de functiebeschrijvingen beheren en evalueren. De functiebeschrijvingen zijn niet alleen verplichte administratieve documenten, maar ook instrumenten die medewerkers ondersteunen in hun loopbaanontwikkeling. Ze worden gebruikt in functioneringsgesprekken en persoonlijke ontwikkelingsplannen, waarbij de focus op hun competenties ligt. In selectieprocessen wordt meer competentiegericht gewerkt, wat de match van nieuwe medewerkers met de organisatie vergroot. Het gebruik van generieke functiebeschrijvingen is ook een duurzame keuze, aangezien ze minder snel verouderen door veranderende taken en helpen bij de strategische planning. Door competenties centraal te stellen, kan de organisatie proactief plannen welke talenten of profielen nodig zijn om toekomstige doelstellingen te halen en uitdagingen aan te gaan.

Medewerkers moesten in het begin wennen aan de nieuwe competentiegerichte benadering, aangezien ze gewend waren om zich vooral te focussen op hun taakomschrijving. Maar de algemene reactie was positief, omdat de nieuwe functiebeschrijvingen meer voorspelbaarheid en ruimte bieden voor hun persoonlijke ontwikkeling en groei.

Dit project toont aan hoe een goed doordachte en competente aanpak bij het herstructureren van functiebeschrijvingen niet alleen de administratieve lasten kan verlichten, maar ook de loopbaanontwikkeling van medewerkers kan bevorderen. Voor hr-medewerkers in lokale besturen biedt dit een waardevol voorbeeld van hoe een fusie kan leiden tot innovatieve verbeteringen in de manier waarop we omgaan met personeelsbeleid.

Jouw functiebeschrijvingen herbekeken?

Een functiebeschrijving is meer dan een lijstje taken. Ze helpt medewerkers groeien en geeft richting aan je organisatie. Klaar om daarin een stap te zetten? We denken graag mee. Of zoek je houvast bij een fusie of herstructurering? Ook daar kunnen we iets in betekenen. Laten we er eens over praten.

Contacteer mij

Anderen bekeken ook

De datagedreven overheid

Op 25 januari vond de 3e digitale vraagbaak plaats van het Lerend Netwerk Organisatiebeheersing en -ontwikkeling. In deze sessie blikten de deelnemers terug op het afgelopen jaar en deelden hun voornemens en doelstellingen voor 2024.

Lees de volledige case