Van buikgevoel naar data: Hoe Bonheiden benchmarking inzet voor strategisch personeelsbeleid

Als lokaal bestuur wil je je personeelsbeleid zo efficiënt en effectief mogelijk voeren. Maar hoe weet je of je personeel correct is afgestemd op de noden van de dienstverlening? Vaak blijft het bij aannames, maar dat is natuurlijk niet altijd de beste manier om te beslissen. Zeker niet wanneer er signalen komen dat er te weinig personeel is om een goede dienstverlening te garanderen.

Strategische beslissingen over de omvang en samenstelling van het personeelsbestand worden vaak genomen op basis van historiek, specifieke beleidskeuzes of een onderbuikgevoel. Deze aanpak mist soms de objectieve fundering die nodig is voor een efficiënte en toekomstgerichte organisatie.

Benchmarken met Vergelijk Je Gemeente

Het goede nieuws? Benchmarking met Vergelijk Je Gemeente maakt het mogelijk om je personeelsbezetting te vergelijken met andere lokale besturen en zo met objectieve data te werken.
De gemeente Bonheiden besloot enkele jaren geleden om meer in te zetten op een datagedreven organisatie. De HRMConnect-redactie ging in gesprek met Ethel Van den Wijngaert, algemeen directeur van Bonheiden, en Eva Decoster, senior adviseur bij Probis, om waardevolle inzichten te verzamelen over de voordelen van benchmarking voor lokale besturen.

Van buikgevoel naar objectieve onderbouwing

Het fundament van een strategisch personeelsbeleid is objectieve data. Zonder betrouwbare cijfers over de eigen personeelsbezetting is het voor een bestuur nagenoeg onmogelijk om gefundeerde keuzes te maken. Een gebrek aan data leidt ertoe dat discussies kunnen verzanden in percepties en gevoelens, met suboptimale beleidskeuzes, budgettaire inefficiënties en een personeelsbestand dat niet is afgestemd op de werkelijke noden en strategische prioriteiten als gevolg.

Benchmarking biedt hier een oplossing. In Bonheiden gebruiken ze de Vergelijk je Gemeente-tool van Probis, die het mogelijk maakt om de personeelsbezetting van je gemeente gericht en relevant te vergelijken met die van andere vergelijkbare gemeenten. Dit levert concrete cijfers op die het mogelijk maken om buikgevoelens te staven (of te weerleggen) door feiten. Zo kan je bijvoorbeeld ontdekken dat sommige diensten relatief gezien onderbezet zijn, en andere net overbezet. Deze vaststellingen kunnen een duidelijke aanleiding vormen om de
personeelsbezetting verder te onderzoeken en eventueel over te gaan naar beleidsaanpassingen.

Mooi meegenomen!

Tot 31/12/2025 is Vergelijk Je Gemeente extra voordelig.

De kracht van relevante vergelijking

Het vergelijken van data is pas echt waardevol als je het doet met vergelijkbare gemeenten. Vergelijken met een gemiddelde van alle steden en gemeenten in Vlaanderen zegt vaak weinig, vooral doordat de grote steden de cijfers sterk kunnen vertekenen. Het is daarom veel effectiever om gemeenten te vergelijken op specifieke parameters, zoals de Belfius-cluster, gemeentegrootte, het aantal inwoners en de structuur.
In de Vergelijk je Gemeente-tool is mogelijk om je met verschillende groepen te vergelijken. In Bonheiden werd ervoor gekozen om met zes andere besturen uit de regio Rivierenland een vergelijkbare cluster te vormen, aangezien zij gemeenten zijn die qua grootte en regio vergelijkbaar zijn. Dit levert veel relevantere inzichten op. Door gezamenlijk benchmarking toe te passen, ontstaan niet alleen bruikbare data, maar ook een fijne informele uitwisseling van kennis en ervaringen.

Het benchmarkproces: Van data naar strategisch inzicht

Benchmarking is geen kwestie van eenvoudigweg wat cijfers verzamelen. Het is een proces waarbij je je personeelsstructuur zorgvuldig in kaart brengt en van de nodige duiding voorziet.
Dit begint met het standaardiseren of mappen van je organogram of organisatiestructuur, zodat je op een eerlijke manier kunt vergelijken met andere gemeenten. Elke functie en dienst wordt ingedeeld om een ‘appelen met appelen’-vergelijking te garanderen. Dit is een cruciale voorwaarde voor de validiteit van de benchmark.
Na het verzamelen van de data is het belangrijk om de cijfers te verifiëren en in context te plaatsen. De inhoud van functies, specifieke keuzes van de organisatie en signalen van de werkvloer worden hierin meegenomen. Dit zorgt ervoor dat de cijfers niet in een vacuüm worden gepresenteerd, maar gekoppeld zijn aan de realiteit van de organisatie. In Bonheiden werden de voorlopige resultaten eerst besproken met het managementteam, pas daarna werd het rapport gepresenteerd aan het beleid. Zo was iedereen zeker dat de data correct zijn en in de juiste context worden voorgesteld.
Door het proces op deze manier te doorlopen heb je een onderbouwd en genuanceerd vertrekpunt voor concrete acties.

Strategische voordelen en organisatorische impact

Benchmarking kan een hefboom zijn naar concrete beleidskeuzes en optimalisaties. Het helpt je om strategische keuzes te maken en processen te verbeteren.
Zo maakt benchmarking het makkelijker om te evalueren of de personeelsinzet in lijn is met de strategische ambities van het bestuur. Wanneer het beleid besluit om sterker in te zetten op een bepaald thema, kan de benchmark aangeven of de huidige personeelscapaciteit daarvoor toereikend is.

Daarnaast bleek in Bonheiden dat een relatief gezien overbezette dienst toch intern een personeelstekort ervaarde. Dit was een teken dat er wellicht inefficiënties in de werking zaten. Deze vaststelling bracht een doorlichting van de werkprocessen op gang. Het doel is hierbij de efficiëntie te onderzoeken en te optimaliseren, zodat de bestaande medewerkers hun tijd effectiever kunnen inzetten en de ervaren werkdruk kan verminderen. Tegelijkertijd toonde de analyse dat een andere dienst onderbemand was in vergelijking met gelijkaardige gemeenten, wat tot een extra aanwerving leidde.

De benchmark identificeert met andere woorden ‘knipperlichten’: domeinen waar de cijfers afwijken van de norm en aangeven waar diepgaander overleg nodig is.

Aanbevelingen voor lokale besturen

Benchmarking biedt dus een kans voor lokale besturen om hun personeelsbeleid te optimaliseren. Het voorbeeld van de gemeente Bonheiden illustreert een succesvolle transformatie van een eerder reactief, op ‘buikgevoel’ gebaseerd personeelsbeheer naar een proactieve, data-geïnformeerde aanpak.
Enkele praktische adviezen voor gemeenten die zelf aan de slag willen met benchmarking:

Start met een duidelijk doel: Start niet met het verzamelen van data om de data zelf. Denk vooraf na over waarom je benchmarking wilt inzetten. Wat wil je concreet bereiken met de data? Door deze vraag te beantwoorden, weet je precies welke gegevens je moet verzamelen.
Zorg voor opvolging: De grootste valkuil is het produceren van mooie rapporten waar vervolgens niets mee gebeurt. Zorg ervoor dat er binnen de organisatie voldoende tijd en capaciteit is gereserveerd om daadwerkelijk met de inzichten aan de slag te gaan.
Begin klein en gericht: Probeer niet om de hele organisatie in één keer datagedreven te maken. Begin met een afgebakend en tastbaar project, bijvoorbeeld met het personeelsbestand, een domein waar je snel resultaten kunt zien. Zodra je de voordelen merkt, kun je langzaam uitbreiden naar andere domeinen.
Gebruik de data om het gesprek aan te gaan: Benchmarking is geen eindrapport dat alles beslist. Een cijfer dat afwijkt van de norm is geen conclusie, maar een vraag. Ga op zoek naar de context, de onderliggende processen en de bewuste beleidskeuzes die het cijfer verklaren. Het is een uitstekend instrument om gesprekken te starten over verbeteringen. De focus ligt op samenwerken en samen verbeteren, niet op straffen of veranderingen die slecht vallen.

Zet je buikgevoel om in cijfers

Wil je zien hoe jouw personeelsbezetting scoort t.o.v. vergelijkbare gemeenten? Thomas De Rous toont je in Vergelijk Je Gemeente precies waar je vandaag staat en waar de hefbomen zitten.

Anderen bekeken ook

Expertise

Van visie tot doelstellingenboom

Op zoek naar praktische tips voor jouw meerjarenplanning? In dit artikel duiken we dieper in het proces van visie naar concrete doelstellingen. Ontdek hoe je de juiste koers uitzet en je planning hands-on aanpakt. Klaar om jouw doelen helder in beeld te brengen?

Lees de volledige case

Expertise

De kracht van een financiële bril in een BOA-traject

Hoe maak je BOA-beleid financieel stevig? Lokale besturen willen BOA-subsidies slim inzetten, zonder versnippering of keuzes die later niet houdbaar zijn. Met een financiële bril brengen we orde in het verhaal: inzicht in budget, scenario’s zwart op wit en houvast bij grote beslissingen. Zo groeit een aanbod dat inhoudelijk klopt

Lees de volledige case