Als lokaal bestuur wil je je personeelsbeleid zo efficiënt en effectief mogelijk voeren. Maar hoe weet je of je personeel correct is afgestemd op de noden van de dienstverlening? Vaak blijft het bij aannames, maar dat is natuurlijk niet altijd de beste manier om te beslissen. Zeker niet wanneer er signalen komen dat er te weinig personeel is om een goede dienstverlening te garanderen.
Strategische beslissingen over de omvang en samenstelling van het personeelsbestand worden vaak genomen op basis van historiek, specifieke beleidskeuzes of een onderbuikgevoel. Deze aanpak mist soms de objectieve fundering die nodig is voor een efficiënte en toekomstgerichte organisatie.
Het goede nieuws? Benchmarking met Vergelijk Je Gemeente maakt het mogelijk om je personeelsbezetting te vergelijken met andere lokale besturen en zo met objectieve data te werken.
De gemeente Bonheiden besloot enkele jaren geleden om meer in te zetten op een datagedreven organisatie. De HRMConnect-redactie ging in gesprek met Ethel Van den Wijngaert, algemeen directeur van Bonheiden, en Eva Decoster, senior adviseur bij Probis, om waardevolle inzichten te verzamelen over de voordelen van benchmarking voor lokale besturen.
Het fundament van een strategisch personeelsbeleid is objectieve data. Zonder betrouwbare cijfers over de eigen personeelsbezetting is het voor een bestuur nagenoeg onmogelijk om gefundeerde keuzes te maken. Een gebrek aan data leidt ertoe dat discussies kunnen verzanden in percepties en gevoelens, met suboptimale beleidskeuzes, budgettaire inefficiënties en een personeelsbestand dat niet is afgestemd op de werkelijke noden en strategische prioriteiten als gevolg.
Benchmarking biedt hier een oplossing. In Bonheiden gebruiken ze de Vergelijk je Gemeente-tool van Probis, die het mogelijk maakt om de personeelsbezetting van je gemeente gericht en relevant te vergelijken met die van andere vergelijkbare gemeenten. Dit levert concrete cijfers op die het mogelijk maken om buikgevoelens te staven (of te weerleggen) door feiten. Zo kan je bijvoorbeeld ontdekken dat sommige diensten relatief gezien onderbezet zijn, en andere net overbezet. Deze vaststellingen kunnen een duidelijke aanleiding vormen om de
personeelsbezetting verder te onderzoeken en eventueel over te gaan naar beleidsaanpassingen.
Het vergelijken van data is pas echt waardevol als je het doet met vergelijkbare gemeenten. Vergelijken met een gemiddelde van alle steden en gemeenten in Vlaanderen zegt vaak weinig, vooral doordat de grote steden de cijfers sterk kunnen vertekenen. Het is daarom veel effectiever om gemeenten te vergelijken op specifieke parameters, zoals de Belfius-cluster, gemeentegrootte, het aantal inwoners en de structuur.
In de Vergelijk je Gemeente-tool is mogelijk om je met verschillende groepen te vergelijken. In Bonheiden werd ervoor gekozen om met zes andere besturen uit de regio Rivierenland een vergelijkbare cluster te vormen, aangezien zij gemeenten zijn die qua grootte en regio vergelijkbaar zijn. Dit levert veel relevantere inzichten op. Door gezamenlijk benchmarking toe te passen, ontstaan niet alleen bruikbare data, maar ook een fijne informele uitwisseling van kennis en ervaringen.
Benchmarking is geen kwestie van eenvoudigweg wat cijfers verzamelen. Het is een proces waarbij je je personeelsstructuur zorgvuldig in kaart brengt en van de nodige duiding voorziet.
Dit begint met het standaardiseren of mappen van je organogram of organisatiestructuur, zodat je op een eerlijke manier kunt vergelijken met andere gemeenten. Elke functie en dienst wordt ingedeeld om een ‘appelen met appelen’-vergelijking te garanderen. Dit is een cruciale voorwaarde voor de validiteit van de benchmark.
Na het verzamelen van de data is het belangrijk om de cijfers te verifiëren en in context te plaatsen. De inhoud van functies, specifieke keuzes van de organisatie en signalen van de werkvloer worden hierin meegenomen. Dit zorgt ervoor dat de cijfers niet in een vacuüm worden gepresenteerd, maar gekoppeld zijn aan de realiteit van de organisatie. In Bonheiden werden de voorlopige resultaten eerst besproken met het managementteam, pas daarna werd het rapport gepresenteerd aan het beleid. Zo was iedereen zeker dat de data correct zijn en in de juiste context worden voorgesteld.
Door het proces op deze manier te doorlopen heb je een onderbouwd en genuanceerd vertrekpunt voor concrete acties.
Benchmarking kan een hefboom zijn naar concrete beleidskeuzes en optimalisaties. Het helpt je om strategische keuzes te maken en processen te verbeteren.
Zo maakt benchmarking het makkelijker om te evalueren of de personeelsinzet in lijn is met de strategische ambities van het bestuur. Wanneer het beleid besluit om sterker in te zetten op een bepaald thema, kan de benchmark aangeven of de huidige personeelscapaciteit daarvoor toereikend is.
Daarnaast bleek in Bonheiden dat een relatief gezien overbezette dienst toch intern een personeelstekort ervaarde. Dit was een teken dat er wellicht inefficiënties in de werking zaten. Deze vaststelling bracht een doorlichting van de werkprocessen op gang. Het doel is hierbij de efficiëntie te onderzoeken en te optimaliseren, zodat de bestaande medewerkers hun tijd effectiever kunnen inzetten en de ervaren werkdruk kan verminderen. Tegelijkertijd toonde de analyse dat een andere dienst onderbemand was in vergelijking met gelijkaardige gemeenten, wat tot een extra aanwerving leidde.
De benchmark identificeert met andere woorden ‘knipperlichten’: domeinen waar de cijfers afwijken van de norm en aangeven waar diepgaander overleg nodig is.
Benchmarking biedt dus een kans voor lokale besturen om hun personeelsbeleid te optimaliseren. Het voorbeeld van de gemeente Bonheiden illustreert een succesvolle transformatie van een eerder reactief, op ‘buikgevoel’ gebaseerd personeelsbeheer naar een proactieve, data-geïnformeerde aanpak.
Enkele praktische adviezen voor gemeenten die zelf aan de slag willen met benchmarking:
Wil je zien hoe jouw personeelsbezetting scoort t.o.v. vergelijkbare gemeenten? Thomas De Rous toont je in Vergelijk Je Gemeente precies waar je vandaag staat en waar de hefbomen zitten.
Spanningen of conflicten op de werkvloer zijn lastig, en vragen veel energie die niet bijdragen tot een gezondere, betere werksfeer.
Lees de volledige caseMeer en meer managementteams maken een bewuste transitie door van een louter administratief orgaan zonder echte teamwerking naar een interactief managementorgaan met meer samenwerking en een sterkere inhoudelijk-strategische rol. Het “goed” functioneren van een managementteam heeft immers een direct invloed op het succes van de organisatie. Wat goed functioneren betekent
Lees de volledige case
