- Uitwisselen van ervaringen
In een eerste deel peilen we bij de deelnemers naar hun ervaringen met evaluaties en functioneringsgesprekken, als beoordelaar of als beoordeelde. Op deze manier kunnen we een inschatting maken van de problemen waarmee de deelnemers reeds geconfronteerd werden bij voorgaande evaluaties en/of functioneringsgesprekken. De bedoeling is om zowel negatieve als positieve ervaringen met elkaar uit te wisselen. We zien deze opleiding als een actieve uitwisseling van ideeën en “best practices”. We nemen ruim de tijd voor het beantwoorden van de vragen van de deelnemers.
We peilen tijdens de introductie ook naar de verwachtingen die de deelnemers zelf hebben over hun beoordelaar. Het is de bedoeling om hen te doen inzien dat hun verwachtingen identiek zijn aan de verwachtingen die hun medewerkers over hen hebben. De uitgesproken verwachtingen dienen als kapstok voor de gehele opleiding.
- Theoretisch kader
Bij de bespreking van het theoretisch kader gaan we in op twee onderdelen nl. de rechtspositieregeling en het evaluatiesysteem. Deze twee elementen geven de richtlijnen aan waarbinnen de evaluaties dienen te gebeuren.
Het evaluatiesysteem
We starten met enkele definities en belichten de verschillen tussen de diverse gesprekken. We tonen daarbij aan dat een evaluatie geen eenmalige activiteit met een verplichtend karakter is, maar integendeel een hulpmiddel dat kadert in een cyclus ter ondersteuning en ontwikkeling van de medewerkers. We bespreken de volledige evaluatiecyclus zoals opgenomen in het handboek van de gemeente, met extra aandacht voor de informele feedback.
We belichten de functiebeschrijvingen en de evaluatiecriteria, die gebruikt worden bij de evaluatie van medewerkers. Indien de functiebeschrijvingen opgemaakt zijn op een competentiegerichte wijze dan gaan we ook dieper in op de rol van competentie-management bij het evalueren.
Rechtspositieregeling
We blijven stilstaan bij de bepalingen die opgenomen zijn in de rechtspositieregeling van het bestuur en die betrekking hebben op evaluaties, zodat de betrokken beoordelaars de juiste procedures kennen en kunnen toepassen. We beklemtonen het belang van de evaluaties en situeren ze in de functionele loopbaan van de medewerkers. We blijven ook stilstaan bij het beroep dat kan aangetekend worden bij evaluaties.
- De gesprekken
Bij dit onderdeel gaan we praktisch in op de verschillende gesprekken. We nemen de wijze van aanpakken grondig door. Hierbij geven we tips en aanwijzingen voor een optimaal gebruik van de documenten. Zo bekomen we een evaluatie die op een gestructureerde en uniforme manier verloopt. We benadrukken ook het belang van het opstellen van een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP) of Individueel doelstellingenplan voor een medewerker.
Planningsgesprek
Bij het planningsgesprek is het belangrijk dat men kan vertrekken vanuit de voorafgaande evaluatie, de doelstellingen of afspraken uit het verleden en de functiebeschrijving. Meer nog dan bij andere gesprekken is de voorbereiding van groot belang. Dit gesprek is een positief en toekomstgericht gesprek waarbij samen nagedacht wordt hoe de medewerker zich verder kan ontwikkelen bij de uitoefening van zijn opdrachten.
Bij het planningsgesprek gaan we ook in op de wijze waarop we tot doelstellingen komen en hoe we deze SMART bepalen in een Individueel Doelstellingenplan.
Functioneringsgesprek
Een functioneringsgesprek is de ideale gelegenheid om feedback te geven en gemaakte afspraken te checken in de loop van de evaluatieperiode. Een functioneringsgesprek dat op een juiste wijze gehouden wordt, zal de medewerker stimuleren. Het is ook het aangewezen moment om het verwachtingspatroon van de medewerker af te stemmen op de organisatie.
Om dit te bereiken gaan we in op de voorbereiding en de structuur van het gesprek maar vooral op de inhoud van het gesprek. In deze context oefenen we met de deelnemers ook de STARR gesprekstechniek. Met deze techniek kunnen bepaalde situaties of gedrag beter in kaart gebracht worden, zodat de beoordelaar een betere inschatting kan maken van een gebeurtenis of persoon. We gaan ook nog in op andere gespreksmodellen en geven tips om te komen tot geslaagde functioneringsgesprekken.
Evaluatiegesprekken
Ook hier is een goede voorbereiding natuurlijk van belang. Bij de praktijkoefeningen zullen we hier vooral de aandacht vestigen op het gebruik van de evaluatie als ontwikkelingsinstrument en als sturingsinstrument. We gaan ook in op de wijze waarop een evaluatiegesprek gehouden wordt. Zeker hier komen de communicatietechnieken i.v.m. het brengen van slecht nieuws en weerstanden, goed van pas.
- Communicatietechnieken
In het praktisch gedeelte gaan we in op de communicatie- en gesprekstechnieken. Via rollenspelen en andere oefeningen trachten we de beoordelaars de technieken zo goed mogelijk eigen te maken. Dit onderdeel is voornamelijk interactief en is belangrijk omdat het de start moet zijn van een gezonde evaluatiecultuur.
De kunst van het luisteren
Het belang van verbale en non-verbale communicatie mag niet onderschat worden tijdens evaluatie- en functioneringsgesprekken. We vestigen dan ook de aandacht van de deelnemers op het actief luisteren tijdens de gesprekken. We wijzen hen op het feit dat beoordelaars vaak niet luisteren naar wat er gezegd wordt tijdens een gesprek. De bedoeling is om hen bewust te maken van wat actief luisteren concreet inhoudt.
Aansluitend gaan we in op nog andere valkuilen in het communiceren.
We gaan ook in op het belang van zowel verbale als non verbale communicatie en vestigen de aandacht op het belang om te leren luisteren. We gaan dieper in op drie belangrijke aspecten nl. “feedback”, “weerstanden” en “slecht nieuwsgesprekken”. Daarnaast gaan we ook in op diverse moeilijke situaties zoals medewerkers die beginnen te huilen of woedend weglopen.
Feedback
Een juiste wijze feedback geven kan ertoe leiden dat medewerkers meer gemotiveerd zijn of tijdig inzien dat ze zich moeten bijsturen. We gaan samen een aantal feedbackregels bepalen die ertoe leiden om op een opbouwende wijze feedback te geven. Dit wordt verder geoefend in diverse rollenspelen.
Weerstanden
Weerstand is de uitdrukking van een aantal emoties zoals angst, verdriet en woede. Het is een teken dat men geraakt is maar ook dat er een verandering gestart is. Het herkennen van weerstand is een eerste stap om te werken aan verandering. Een volgende stap is het omgaan met deze weerstand waarbij we een aantal mogelijke reacties zullen weergeven. Hierbij wijzen we ook op mogelijke valkuilen.
Slecht nieuwsgesprekken
We gaan samen enkele cases bespreken waarbij slecht nieuws gebracht wordt. De wijze waarop het gebracht wordt is hierbij van groot belang maar ook hoe de medewerker de boodschap verwerkt. We gaan dieper in op de verschillende fasen die de medewerker meemaakt.
