Thematische inspectieronde & warmteactieplan: is jouw zorgorganisatie er klaar voor?
Vanaf 8 juli start Zorginspectie met een thematische inspectieronde waarbij gecontroleerd wordt of woonzorgcentra voldoen aan belangrijke documentatievereisten. Ook het Vlaams Warmteactieplan blijft binnen de thematische inspecties een belangrijke focus. Onderaan dit artikel lees je wat er gecontroleerd wordt tijdens de thematische inspectie.
Wat houdt de inspectieronde in?
De inspectie richt zich op drie cruciale documenten:
- Schriftelijke overeenkomst: dit document wordt getoetst aan de erkenningsvoorwaarden zoals vermeld in bijlage 11 van het BVR van 28/06/2019.
- Interne afsprakennota: ook dit document moet aan de erkenningsvoorwaarden voldoen.
- Code voor goed bestuur (voor de private beheersinstanties): Deze wordt gevraagd, maar inhoudelijk niet beoordeeld. Voor meer informatie: Goed bestuur | Departement Zorg (departementwvg.be)
Hoe kan je je voorbereiden?
Voor WZC’s kan deze inspectieronde een uitdaging zijn. Bij Probis begrijpen we het belang van goed voorbereid zijn en bieden we ondersteuning om ervoor te zorgen dat jouw documenten voldoen aan de gestelde eisen. We geven je enkele tips:
- Evalueer of je huidige schriftelijke overeenkomst en interne afsprakennota nog up-to-date zijn aan de hand van bijlage 11 van het woonzorgdecreet.
De belangrijkste wijzigingen:
- De schriftelijke overeenkomst moet gedetailleerde informatie bevatten over wat in de dagprijs vervat zit en welke diensten extra worden aangerekend. Controleer of de huidige overeenkomst duidelijk specificeert welke basisdiensten in de dagprijs zijn inbegrepen en of de extra diensten en hun kosten duidelijk zijn omschreven. Denk hierbij ook aan de wijziging die recent werd doorgevoerd i.v.m. de indexatie van de dagprijzen.
- Een klachtenprocedure moet vervat zijn in de schriftelijke opname overeenkomst. Controleer of er een duidelijke en toegankelijke klachtenprocedure is opgenomen in de huidige overeenkomst. De procedure moet omvatten: hoe een klacht kan worden ingediend, de stappen van de klachtenprocedure, en de tijdslijnen voor elke stap. Indien nog niet aanwezig, voeg een sectie toe over de klachtenprocedure in de overeenkomst. Zorg ervoor dat de procedure gemakkelijk te begrijpen is voor bewoners en hun familie.
- Transparantie en communicatie zijn belangrijk geworden, dit moet duidelijk in de overeenkomst worden weerspiegeld. Controleer of de overeenkomst duidelijk en begrijpelijk is opgesteld, zonder juridisch jargon dat moeilijk te begrijpen is. Maak initiatieven op voor regelmatige updates en communicatie, zoals periodieke nieuwsbrieven bewonersvergaderingen, informatiemomenten voor familie,…
- Garandeer inspraak en participatie van bewoners en hun familie in besluitvormingsprocessen. Voeg clausules toe die de mogelijkheden voor inspraak en participatie van bewoners en hun familie vastleggen. Definieer duidelijke procedures over hoe bewoners kunnen bijdragen aan besluitvormingsprocessen, zoals door middel van bewonersraden of feedbacksessies.
- Zorg ervoor dat de schriftelijke opnameovereenkomst en de interne afsprakennota op elkaar zijn afgestemd en geen tegenstrijdige informatie bevatten.
- Bereid je voor: de inspectie zal niet ter plaatse worden uitgevoerd, maar er zal aan de voorziening worden gevraagd de documenten te bezorgen. Zorg dus dat je deze klaar hebt staan om door te sturen.
Warmteactieplan
Het Warmteactieplan is een reeks van maatregelen en richtlijnen die worden geïmplementeerd om de gezondheid en het welzijn van kwetsbare bevolkingsgroepen te beschermen tijdens periodes van extreme hitte (www.warmedagen.be ). Bekijk dan ook zeker jullie interne procedure omtrent het warmteactieplan en pas deze indien nodig aan.
- Activatie: Vanaf 15 mei tot en met 30 september
- Maatregelen:
- Monitoring van weersvoorspellingen en temperatuurtrends.
- Informeren van medewerkers, bewoners en hun families over de verwachte hitte en voorzorgsmaatregelen.
- Controleren van koelinstallaties en ventilatiesystemen.
- Voorbereiden van eventuele extra acties (cfr. Interne procedure)
- Activatie: Deze fase treedt in werking wanneer er een hittegolf wordt voorspeld, gedefinieerd als een periode van drie of meer opeenvolgende dagen met hoge temperaturen.
- Maatregelen:
- Verhogen van de frequentie van hydratatie voor bewoners (bewoners de mogelijkheid geven om extra te drinken).
- Aanbieden van extra koele ruimtes binnen de zorginstellingen.
- Hou de bewonerskamer zou koel mogelijk (zonnewering).
- Regelmatige gezondheidscontroles voor kwetsbare bewoners.
- Intensieve communicatie met bewoners en hun families over de voorzorgsmaatregelen.
- Beperken van fysieke activiteiten tijdens de heetste uren van de dag.
Wat wordt gecontroleerd tijdens deze thematische inspectie?
- Ter beschikking hebben van een intern warmteactieplan, met minimaal volgende elementen:
- Voorwaarden voor in werking treden van het warmteactieplan
- Omschrijving van maatregelen in geval van een hittegolf
- Welke maatregelen worden genomen, welke minstens betrekking hebben op vochttoediening en comfort. Deze zaken moeten ook aantoonbaar zijn (bv in het zorgdossier, via oplijsten, …)
- Systematische opvolging van de temperatuur.
Je staat er niet alleen voor!
Heb je hulp nodig bij de voorbereiding op deze inspectieronde? Neem dan snel contact met ons op. Wij voeren een check uit van je huidige documenten en bezorgen je aanbevelingen zodat jouw voorziening voldoet aan alle wettelijke vereisten en optimaal voorbereid is.
Graag op de hoogte van trends en nieuws in de zorg-en welzijnssector?
Dankzij de bijblijfsessies woonzorg houd je de vinger aan de pols en brengt Probis je tweemaandelijks op de hoogte van alle relevante nieuwtjes, aangevuld met tips en nuttige adviezen.
Zo win je als organisatie tijd, die je elders beter kan investeren!
