De weg naar een impactgericht kwaliteitssysteem: Waar begin je?
In de nasleep van de COVID-19-pandemie hebben veel organisaties hun kwaliteitsbeleid op de achtergrond moeten laten liggen. Nu is het tijd om de draad weer op te pakken en ons te engageren voor een hoogwaardige zorg-, woon- en leefomgeving. En dat kan met ondersteuning van een impactgericht kwaliteitssysteem!
De vraag is: waarom is een kwaliteitssysteem zo cruciaal? Het gaat verder dan slechts een wettelijke vereiste; het vormt de essentiële basis voor het winnen van vertrouwen. Een kwaliteitssysteem waarborgt consistentie en standaardisatie. Het helpt bij het beheren van risico’s, identificeren van verbetermogelijkheden en het afleggen van verantwoording. Hierdoor draagt het bij aan het opbouwen van vertrouwen bij bewoners, hun families en het zorgpersoneel. Benieuwd naar hoe je concreet aan de slag kunt gaan? Ontdek 5 tips en tricks waarmee je meteen impact creëert.”
Onze tips
Tip 1: Creëer betrokkenheid!
Voordat je aan de slag gaat met het opzetten van een kwaliteitssysteem, is het van cruciaal belang om een cultuur van betrokkenheid te stimuleren, zowel op de werkvloer als binnen het projectteam. Dit kan worden gestimuleerd door regelmatige communicatie te organiseren waarbij alle belanghebbenden worden betrokken. Moedig medewerkers (en bewoners / naasten) aan om hun ideeën, zorgen en suggesties te delen met betrekking tot het kwaliteitsproces.
Creëer ook ruimte voor training en ontwikkeling, zodat medewerkers zich competent en gemotiveerd voelen om bij te dragen aan het succes van het kwaliteitssysteem. Onthoud, succes komt niet vanzelf; het vergt tijd, inspanning en een actieve betrokkenheid van alle niveaus binnen de organisatie. Maar weet dat het kwaliteitssysteem zal evolueren en meegroeien met de organisatie.
Tip 2: Geef je kwaliteitssysteem structuur door een passend model te kiezen als leidraad.
Dit model fungeert als een kapstok, waardoor je een overzicht behoudt van projecten, evaluatieresultaten, afspraken en processen. Overweeg bijvoorbeeld modellen zoals Menso, Audit Vlaanderen of het 8-bouwstenen model van Probis. Twijfel je over wel model het best bij jouw organisatie past. Dan mag je altijd beroep doen op onze expertise. Wij helpen je bij het selecteren van een model dat perfect aansluit bij de behoeften van jouw organisatie.
Tip 3: Start met het uitvoeren van de verplichte driejaarlijkse zelfevaluatie.
Op die manier breng je risico’s in kaart en evalueer je je werking. We raden aan om de zelfevaluatie te baseren op het gekozen model, zodat dit aansluit en integraal onderdeel wordt van je kwaliteitssysteem.
Tip 4: Zodra je duidelijkheid hebt over je doelen, stel je een implementatieplan of jaarplan op.
Dit plan geeft een gestructureerd overzicht van je projecten en helpt je bij het prioriteren. Zoek een balans tussen grote en kleine projecten en wees ambitieus, maar blijf realistisch. Stel je bijvoorbeeld voor dat een van je doelen is om de veiligheid van bewoners te verbeteren. Een klein project dat hieraan kan bijdragen, is het implementeren van een e-learning. Hierbij krijgt het personeel training in het herkennen van risicofactoren en het nemen van preventieve maatregelen. Een groter project zou kunnen zijn om de infrastructuur te verbeteren door het installeren van handgrepen en antislipvloeren in gemeenschappelijke ruimtes.
Tip 5: Houd je kwaliteitshandboek up-to-date!
Houd je kwaliteitshandboek up-to-date! Het dient als referentiepunt voor het kwaliteitsgebeuren van je organisatie, met een overzicht van interne afspraken, reglementen, plannen, processen en andere relevante documenten. Zorg ervoor dat het handboek regelmatig wordt bijgewerkt om veranderingen binnen de organisatie weer te geven en het kwaliteitssysteem actueel en effectief te houden. Denk bijvoorbeeld aan wijzigingen in procedures voor noodsituaties, updates in veiligheidsvoorschriften, veranderingen in wet- en regelgeving, of herziene protocollen voor medicatiebeheer enzoverder.
Een stap verder: Wij helpen je op weg
We hopen dat deze tips je op weg hebben geholpen naar een impactgericht kwaliteitssysteem. Mocht je nog verdere ondersteuning wensen, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We zullen samen een eerste zelfevaluatie uitvoeren, een jaarplan opstellen en een check doen van het kwaliteitshandboek om jouw kwaliteitssysteem vorm te geven. We zijn er om je te helpen bij elke stap van dit proces!
