3 tips om de processen in je organisatie te versoepelen
Wist je dat … medewerkers in een een lokaal bestuur gemiddeld 70% (!) van hun tijd spenderen aan reguliere taken en dienstverlening? Denk hierbij aan het afleveren van een identiteitskaart, onderzoeken van omgevingsvergunning, toekennen van een leefloon, organiseren van de jaarlijkse kermis, uitbetalen van lonen … . Deze processen goed beheren en beheersen is een belangrijke component van organisatiebeheersing én -ontwikkeling.
Maar wat is nu net een proces? En is het nodig om àlle processen in je organisatie uit te tekenen? En hoe breng je precies een proces in kaart? In amper vijf minuten nemen onze Probis adviseurs je hierin mee.
Spoiler alert: je hoeft écht niet alles uit te tekenen! Een lokaal bestuur heeft zo’n 800 verschillende processen. Je hebt een leger aan procesmanagers nodig om effectief alle processen in kaart te brengen.
Helaas is er geen pasklaar antwoord op hoe je dit best aanpakt. Heel wat besturen hebben al één of meerdere pogingen achter de rug om “procesmanagement” te lanceren in de organisatie, maar zonder succes. De kans bestaat dat medewerkers met licht bitter plezier hierop terugblikken en verwijzen naar eerder opgemaakte processencatalogussen die op vandaag stof vergaren in de archiefkast
Ga op zoek naar een manier die voor jouw organisatie werkt. Een one-best-way hebben we niet, maar we geven je wel enkele tips mee.
Tip 1: Stel prioriteiten
Focus is de boodschap! En die hoeft niet voor iedere organisatie of dienst hetzelfde te zijn. Een proces uittekenen is geen doel op zich, maar wel een methodiek om beter en vlotter te werken. Merk je dat de werkdruk in een bepaald team enorm hoog is? Ga daar van start met processen die veel tijd in beslag nemen en zoek naar efficiëntiewinsten. Zijn er veel taken in jouw team waar slechts één medewerker van op de hoogte is? Documenteer die processen om kennis te borgen. Merk je dat er regelmatig fouten worden gemaakt? Of loopt de communicatie niet altijd vlot (binnen jouw team of met andere teams)? Breng dan iedereen die betrokken is bij dat proces rond de tafel, en maak heldere afspraken omtrent de rol- en taakverdeling in dat proces.
Tip 2: Maak een kader met enkele basisafspraken
Heb je bepaald “waarom” je aan processen wilt welken? Prima! Dan is die focus alvast helder. Probeer dit kort te omschrijven in een kader of nota, en maak enkele praktische afspraken omtrent de methode. De volgende zaken kunnen hierbij aan bod komen:
- Waarom willen wij werken aan processen?
- Hoe gaan we dat doen? Is iedereen vrij om dit vorm te geven, of werken we met een aantal standaardsjablonen?
- Waar gaan we processen opslaan?
- Hoe houden we processen up-to-date? Is één iemand verantwoordelijk voor àlle processen, of verdelen we dat eigenaarschap in het team?
- Welke rol speelt de verantwoordelijke organisatiebeheersing in dit verhaal?
- …
Tip 3: Ga op zoek naar ambassadeurs in je organisatie
Niet iedereen hoeft een expert-procesmanager te worden. Het managementteam, de verantwoordelijke organisatiebeheersing en leidinggevenden hebben wel een belangrijke rol in het promoten ervan. Betrek hen in het verhaal en laat hen voldoende duidelijk communiceren naar hun medewerkers dat ze hier volledig achter staan. De boodschap is inhoudelijk eenvoudig, en op die manier stuurt het management een uniform signaal uit naar de organisatie om betrokkenheid en draagvlak te creëren.
Merk je dat de organisatie hier (nog) niet klaar voor is?
Start dan met jouw dienst. En ook dan hoef je niet alles zelf te doen. Is er in jouw dienst iemand met “feeling” om procesmatig te denken? Fantastisch! Misschien is voor hem/haar wel een nieuwe rol weggelegd.
Benieuwd hoe wij je hierbij kunnen helpen? Neem vrijblijvend contact met ons op.
