Case

Interimmanagement en staffing hand in hand bij de dienst gezinszorg en aanvullende thuiszorg van lokaal bestuur Scherpenheuvel-Zichem

Het lokaal bestuur van Scherpenheuvel-Zichem heeft een dienst Gezinszorg & aanvullende thuiszorg. 

Door het wegvallen van een leidinggevende, miste de dienst sturing en duidelijkheid. De dienst Gezinszorg & aanvullende thuiszorg is voor veel burgers een noodzaak om comfortabel thuis te kunnen wonen want zij bieden ondersteuning bij het schoonmaken, zorg voor de cliënt, bedeling van warme maaltijden, het uitvoeren van klusjes en nog veel meer.  Door het wegvallen van de leidinggevende kwam er een zekere druk op de dagelijkse activiteiten maar ook bepaalde projecten liepen vertraging op, zoals bv. digitalisering. 

Onze aanpak: interimmanagement en staffing als oplossing  

Het team, dat normaal gesproken ondersteund wordt door drie coördinatoren en een diensthoofd, deed beroep op 2 extra werkkrachten: 

Sandra Lauwers, met jarenlange expertise in de thuiszorg, trad in als interim diensthoofd en nam de algemene leiding en sturing op zich. Tegelijkertijd zette ook onze collega Hanne Boonen haar schouders onder dit project om samen met het team verschillende projecten aan te pakken waaronder: 

Digitalisering: De dienst gezinszorg heeft belangrijke stappen gezet op vlak van digitalisatie en communicatie. Alle verzorgenden zijn nu uitgerust met een diensttelefoon voor professionele communicatie. Planningen worden digitaal via e-mail verspreid, wat zorgt voor snelle en efficiënte updates. Daarnaast wordt het volledige gezinszorgproces – van aanvraag voor ondersteuning, uitvoering van de taken, opvolging van de verschillende cliënten en facturatie – geoptimaliseerd om de doorlooptijd te verkorten en de efficiëntie te verhogen.   

Structureren van kennis en processen: Hanne zorgde mee voor duidelijke handleidingen en procedures om het delen van kennis in de toekomst vlotter te laten verlopen. Hierdoor konden collega’s elkaar beter ondersteunen, werd er gezorgd voor continuïteit in de achterliggende processen waardoor het voor nieuwe medewerkers duidelijker wordt wat er van hen wordt verwacht en voelden zich snel op hun plek. Het vastleggen van deze werkwijzen zorgde ervoor dat er rust en een houvast was, zelfs tijdens de drukke momenten. 

Betrokkenheid verzorgenden: Een belangrijk onderdeel van de nieuwe aanpak is het versterken van de betrokkenheid van de verzorgenden bij de planning van hun werk. Sandra startte een pilootproject binnen een specifieke groep medewerkers en hield elke twee weken een vergadering om samen met hen de werkschema’s op te stellen op basis van een standaardplanning. Dit geeft verzorgenden en poetshulpen de kans om direct invloed uit te oefenen op hun werkrooster, wat zorgt voor een betere afstemming op zowel hun behoeften als die van de cliënten.   

Ondanks dat ik in een nieuwe omgeving terechtkwam, voelde ik mij direct welkom in deze warme organisatie.

Hanne Boonen

Impact

 De vlotte en constructieve samenwerking met het team, leidde ertoe dat de dienst weer grip kreeg op de dagelijkse activiteiten. Hanne & Sandra vormden samen met de collega’s een team om de dagelijkse processen te stroomlijnen waardoor de dienst zich weer kan richten op wat echt belangrijk is: het bieden van hoogwaardige zorg aan hun cliënten. 

Anderen bekeken ook

Een herkenbare situatie?

Heeft jouw dienst, net zoals Scherpenheuvel-Zichem, behoefte aan extra ondersteuning? Ontbreekt er tijdelijk een schakel in je team of heb je meer slagkracht nodig om lopende projecten weer op de rails te krijgen? Onze probis-experts bieden je de juiste hulp om de continuïteit en kwaliteit van je dienstverlening te waarborgen.

Stel gerust je vraag, en dan nemen wij contact met je op.

Neem contact op