Case procesmanagement: hoe starten als kleine organisatie?
Waarom procesmanagement?
Van het afleveren van identiteitskaarten en het onderhouden van groenzones tot het bieden van sociale diensten en het organiseren van vrijetijdsactiviteiten, alles moet zo vlot en toegankelijk mogelijk verlopen. Door systematisch procesmanagement toe te passen, kunnen lokale besturen hun werking optimaliseren, de efficiëntie van interne werkprocessen verhogen en de kwaliteit van dienstverlening aan hun inwoners verbeteren.
De uitdaging van Nieuwerkerken
Voor een kleinere gemeente zoals Nieuwerkerken, is dit des te noodzakelijker. Met een klein team van ongeveer 60 personeelsleden, kent de organisatie verschillende (g)eenmansdiensten of gecombineerde functies. Dit heeft natuurlijk zijn bijbehorende risico’s betreft back-up, continuïteit van dienstverlening of zelfs kennisverlies. Bovendien is de tijd vinden om aan procesmanagement te starten, vaak onbestaande. Waar start je wanneer je niet weet waar te beginnen?
In september 2022 startte Nieuwerkerken een traject op maat samen met Probis. De doelstellingen daarbij waren duidelijk: continuïteit verzekeren, duidelijke taakafbakeningen omschrijven en duidelijkheid scheppen rond de verantwoordelijkheden van medewerkers.
De prioriteiten werden enerzijds in kaart gebracht via een zelfevaluatie, en anderzijds door in gesprek te gaan met de diensten zelf.
Stapsgewijze aanpak en het belang van betrokkenheid
Nieuwerkerken koos voor een hands-on benadering. Cruciale processen kregen voorrang, zoals die van de sociale dienst, personeelsdienst, technische dienst, financiële dienst en communicatiedienst. Processen werden dienst per dienst en volgens prioriteit aangepakt, afgestemd op de werkdruk en noden van elke dienst.
Samen met Probis ontwikkelde het managementteam een pragmatische methode en een toolbox met sjablonen voor de medewerkers, waarmee een duidelijk raamwerk voor procesmanagement werd opgezet. Vervolgens zaten de adviseurs met de medewerkers aan tafel om hun processen in kaart te brengen. Daarbij bekeken de adviseurs en de medewerkers samen of er ergens optimalisatiemogelijkheden zijn. Nadien verwerken ze deze in een finale versie van het proces, waarbij ze indien nodig ook aanduiden welke aanpassingen nodig zijn om het bijgestuurde proces te kunnen implementeren. Dit kon, afhankelijk van de noden van de dienst, in de vorm van BPMN-schema’s, draaiboeken of zelfs checklists.
Het was daarbij belangrijk om de medewerkers voldoende de meerwaarde van procesmanagement te laten zien én hen hier bovendien wegwijs in te maken. De adviseurs van Probis maakten de medewerkers telkens wegwijs in de verschillende methodieken en sjablonen, zodat ze in de toekomst zelfstandig aan de slag kunnen.
Lessen geleerd
- Betrek vanaf het begin alle stakeholders. Neem de medewerkers mee op pad, houd de burger in gedachten bij het (her)uittekenen van je proces.
- Integreer procesmanagement in een breder traject, zoals zelfevaluatie of het geheel van organisatiebeheersing- en ontwikkeling
Ben je klaar om zelf met jouw organisatie aan de slag te gaan met procesmanagement? Onze adviseurs bespreken dit graag met jou.
