Coördinator secretariaat-onthaal

Je bent geboeid door de werking van een lokaal bestuur en coördineert de werking van het secretariaat en het onthaal. Je bent een allrounder binnen onze organisatie, die administratief  sterk is en talent heeft voor ‘organiseren’. Je maakt deel uit van de afdeling Interne Zaken en rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur.

Je ondersteunt met je team de verschillende diensten bij het administratief voorbereiden en verwerken van de beslissingen van de beleidsorganen (gemeenteraad, college van burgemeester en schepenen…). Je kan vlot wetgeving raadplegen en implementeren in de besluitvorming. Je staat in voor de administratieve ondersteuning van de algemeen directeur en de adjunct-algemeendirecteur.

Je organiseert een klantvriendelijk onthaal voor onze inwoners, zowel aan het loket als telefonisch. Je bent het centrale aanspreekpunt binnen de organisatie en zorgt voor een optimale interne communicatie en een vlotte doorstroom van info aan de politieke mandatarissen.

Je beheert de registratie van inkomende en uitgaande briefwisseling en de administratieve opvolging van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en het toezicht op de kerkbesturen. Je ondersteunt de intergemeentelijke archivaris in de organisatie van het archief.

Je zorgt voor de praktische uitwerking van officiële ontvangsten, recepties en ontmoetingsmomenten voor o.a. nieuwe inwoners en jubilarissen.