Stap voor stap naar je nieuwe job bij een lokaal bestuur

Solliciteren bij een lokaal bestuur verloopt net iets anders dan in de privésector. Het is vaak een uitgebreider proces, met verschillende regels en stappen. Dat klinkt misschien formeel, maar op deze pagina lees je wat er wanneer gebeurt, wie beslist en hoe jij je het best voorbereidt. Zo weet je precies waar je aan toe bent.  

Goed om te weten: details kunnen per bestuur verschillen. In je uitnodiging of infobundel staan altijd de concrete afspraken voor jouw procedure. 

Snel navigeren

Je kandidatuur: wat gebeurt er na je sollicitatie?

“Ontvankelijkverklaring: een moeilijk woord voor een eenvoudige check” 

We checken eerst of je dossier compleet is: cv, motivatiebrief en eventuele bewijzen (diploma, rijbewijs, uittreksel uit het strafregister, bewijs van ervaring…). Dat heet de ontvankelijkheidsverklaring. Het college (of vast bureau) keurt deze lijst finaal goed, daardoor duurt het soms even voor je nieuws krijgt.   

Welke documenten precies nodig zijn, staat altijd in de vacaturetekst of de informatiebundel. 

Veelgestelde vragen over je sollicitatie

Hoe kan ik bijkomende documenten bezorgen?

Solliciteer je via Probis/Selectivo? Dan kan je ontbrekende documenten opladen in het platform. 

Als er geen ervaring vereist is, worden laatstejaarsstudenten vaak toegelaten tot de selectieprocedure als je een bewijs voorlegt wanneer je vermoedelijk zal afstuderen. Om te kunnen starten, zal je wel jouw diploma moeten kunnen voorleggen. 

Geen probleem. Neem contact op met je school of onderwijsinstelling. Zij bezorgen je een attest dat je diploma vervangt.

Soms kan je deelnemen via een capacitaire proef (redeneertest op het niveau van de functie). De norm ligt vooraf vast en je scores worden daarmee vergeleken. Als dit kan voor jouw vacature, staat dat in de voorwaarden.  

Dan heb je meestal een erkenning nodig via NARIC-Vlaanderen. Je vraagt dit online aan. Let op: dit proces kan enkele weken duren, dus begin er tijdig mee.

De vereiste kennis hangt af van de functie. Voor sommige functies volstaat basiskennis om je taken goed uit te voeren, voor andere is een hoger niveau nodig. Je kan dit aantonen met je diploma of door een erkende taaltest af te leggen.  

Heb je geen diploma of nog geen bewijs van taalkennis? Je kan jouw bewijs behalen via bijvoorbeeld SELOR of andere erkende instellingen. Zorg dat je dit tijdig aanvraagt of aflegt, want zonder bewijs van het juiste taalniveau kan je niet starten in de functie.  

Een uittreksel uit het strafregister is een officieel document van je gemeente. Het geeft een overzicht van eventuele veroordelingen of straffen die je in het verleden hebt gekregen. Je vraagt dit uittreksel aan bij je gemeente (vaak online).  

Is jouw uittreksel niet blanco? Licht via mail toe wat er gebeurd is. We nemen dit op in je dossier en het bestuur bekijkt dit in verhouding tot de functie.  

Indien een rijbewijs een voorwaarde is, mag je bij sommige lokale besturen je rijbewijs nog behalen tegen je effectieve start. Laat ons weten of je daar al mee bezig bent, zodat dit kan worden meegenomen in je dossier. 

Zorg dat jaren en verantwoordelijkheden duidelijk in je cv staan (bv. aantal medewerkers aangestuurd).  

Je kandidatuur en documenten worden alleen gebruikt in het kader van deze procedure en worden zorgvuldig verwerkt volgens de privacywetgeving. Je hebt altijd recht op inzage en kan na afloop vragen dat je gegevens verwijderd worden. 

Heb jij nog vragen? Stel ze gerust aan één van onze psychologen.

Stel je vraag

Wie beoordeelt jou? Maak kennis met de selectiecommissie.

De jury: wie zit er voor je? En waarom? 

Je wordt beoordeeld door een selectiecommissie (jury): een mix van interne leden (medewerkers uit het bestuur zelf) en externe leden (mensen die een gelijkaardige functie uitvoeren in een ander bestuur of ervaren HR-experten). 

  • De voorzitter is degene die het gesprek trekt. 
  • Externe juryleden zijn vaak inhoudelijke experten die bijvoorbeeld ook de schriftelijke proef vormgeven en verbeteren.  
  • De secretaris neemt verslag, die hoor je soms nauwelijks tijdens het gesprek. 

Soms zijn er waarnemers (vakbonden of mandatarissen) aanwezig. Zij kijken toe of de procedure correct verloopt, maar nemen geen deel aan het gesprek en beslissen niet mee.   

Meer gezichten kan spannend zijn, maar het doel is net gelijke kansen en een eerlijke beoordeling. De jury is er niet om je onderuit te halen, maar om een zo goed mogelijk beeld van jou te krijgen. Ze zijn vooral benieuwd naar jouw motivatie, ervaring en manier van denken. Kom dus voorbereid, maar weet dat je de beste indruk maakt door dicht bij jezelf te blijven. 

Veelgestelde vragen over jury's

Hoeveel juryleden kan ik verwachten?

Dat verschilt per bestuur en functie, maar meestal zijn er 3 tot 5 juryleden aanwezig.

De RPR (=rechtspositieregeling) van een lokaal bestuur legt wettelijk vast hoeveel mensen er in de selectiecommissie zetelen, alsook hoeveel interne en externe juryleden er nodig zijn.  

Externe leden zorgen voor extra objectiviteit en een bredere kijk op je kandidatuur. Ze zijn neutraal en hebben geen rechtstreeks belang bij de invulling van de functie

Ja, dit wordt doorgaans niet proactief gecommuniceerd, maar kan bij aanvraag wel meegedeeld worden.  

Geef dat zeker vooraf door. Het bestuur bekijkt dit en neemt indien nodig maatregelen om de procedure objectief te houden. Dat kan door een jurylid te vervangen of door die persoon niet mee te laten oordelen over jouw proeven. Is het een familielid van jou (vaak tot de vierde graad), dan mag dat jurylid sowieso niet meebeslissen.

Heb jij nog vragen? stel ze gerust aan één van onze psychologen.

Stel je vraag

De selectieproeven: welke onderdelen kan je verwachten? 

De procedure kan uit meerdere onderdelen bestaan afhankelijk van de functie waarvoor je solliciteert. Ook de volgorde van de proeven kan variëren van bestuur tot bestuur. Je krijgt op voorhand uitleg over vorm, inhoud en timing. 

Preselectie

Bij een groot aantal kandidaten kan er eerst een preselectie georganiseerd worden. Het doel is eenvoudig: bepalen welke kandidaten deelnemen aan de effectieve selectieproeven. 

Dat gebeurt bijvoorbeeld via: 

  • een cv‑screening op basis van de gevraagde voorwaarden, of 
  • een korte proef die snel inzicht geeft in basiskennis of motivatie. 

Een preselectie telt niet mee in de punten van de uiteindelijke selectie. Ze dient alleen om het aantal kandidaten te beperken zodat de jury iedereen voldoende tijd en aandacht kan geven. 

Vooraf wordt vastgelegd: 

  • vanaf hoeveel kandidaten een preselectie georganiseerd wordt 
  • hoeveel kandidaten mogen doorgaan naar de effectieve selectie 

Sommige besturen starten met een verkennend gesprek. Dit is een korte, eerste kennismaking waarin de jury je motivatie, verwachtingen en enkele kerncompetenties aftoetst. 

Een paar dingen om rekening mee te houden: 

  • De timing is strak, dus het gesprek kan korter zijn dan een klassiek interview. 
  • De bedoeling is vooral om een eerste indruk te krijgen, niet om meteen diep te graven. 
  • Er is beperkte ruimte voor je eigen vragen. Stel belangrijke vragen dus vooraf. 

 

Het gesprek kan: 

  • fysiek of digitaal doorgaan 
  • gevoerd worden door de volledige jury, maar soms neemt één persoon het woord om het gesprek gestructureerd te houden 

De schriftelijke proef (ook wel werkgerichte proef, competentieproef, gevalstudie of een combinatie van deze selectietechnieken) is een opdracht die peilt naar je inzicht in de functie, je redeneervermogen en je manier van werken. 

 Dat kan op verschillende manieren: 

  • Thuisopdracht: je krijgt een case die je binnen een afgesproken termijn uitwerkt. 
  • Proef ter plaatse: digitaal of op papier, met open of gesloten boek. 
  • Case + toelichting: je maakt de opdracht ter plaatse en licht die meteen toe aan de jury. 

 

Wat je mag verwachten: 

  • Je krijgt één of meerdere vragen die een realistische weerspiegeling zijn van de job. 
  • Vaak bestaan er meerdere goede antwoorden. De jury kijkt vooral naar je aanpak, structuur en redenering. 
  • Bestaat de proef uit meerdere onderdelen of technieken? Dan moet je soms per onderdeel slagen. Je vindt dit terug in je infobundel en in de proef zelf. 

 

Objectiviteit staat centraal: 

  • De schriftelijke proef wordt anoniem verbeterd door de juryleden. 
  • Door de verbetertijd kan het even duren voor je het resultaat ontvangt. 

 

Praktische info zoals tijdstip, locatie, materiaal, al dan niet open boek en eventuele voorbereidingsdocumenten krijg je altijd op tijd via Probis of de organisatie waarvoor je solliciteert. 

Voor technische of uitvoerende functies (vb. groendienst, poetsdienst) wordt vaak een praktische proef georganiseerd. Tijdens deze proef toon je hoe je bepaalde handelingen of vaardigheden uitvoert, of werk je een taak uit binnen een duidelijke deadline. 

Het doel is om te zien hoe je werkt in een realistische context, niet om je op fouten te betrappen. 

Het mondelinge gesprek is het moment waarop je jouw motivatie, ervaringen en inzicht in de functie toelicht aan de jury. Het is het meest interactieve onderdeel van de selectie. 

Wat gebeurt er? 

  • Ieder jurylid stelt enkele vragen om een volledig beeld te krijgen. 
  • De jury vraagt door naar gedrag, reflectie en voorbeelden uit je ervaring. 
  • Soms moet je vooraf een casus voorbereiden, of wordt er ingegaan op je schriftelijke proef. 

 

Het gesprek voelt soms intens door het aantal aanwezigen, maar weet dat de jury: 

  • er niet zit om je te doen struikelen 
  • vooral benieuwd is naar jouw manier van denken en samenwerken 
  • je beoordeelt op basis van duidelijk vastgelegde criteria 

 

Vaak zit er ook iemand van de organisatie zelf mee aan tafel, bij hen kan je gerust nog praktische vragen stellen over de functie of de werking van het bestuur. 

Bij sommige functies doen we ook een assessment of psychotechnische screening om je vaardigheden en potentieel nog vollediger in kaart te brengen. 

 Lees hier wat je mag verwachten bij een assessment center of psychotechnische screening bij Probis. 

Collega's aan tafel

Veelgestelde vragen over selectieproeven

Er is een schriftelijke proef maar ik heb de functie nog nooit gedaan. Wat kan ik doen?

Geen zorgen, bij het opstellen van de schriftelijke proef houden we er altijd rekening mee dat niet iedereen al ervaring heeft in de functie. Als voorkennis nodig is, krijg je op voorhand duidelijk materiaal mee (leerstof, documenten, relevante websites). 

Soms is dat niet nodig: 

  • er zijn vaak meerdere goede antwoorden 
  • de jury kijkt dan hoe je redeneert, structureert en keuzes maakt 

 

Je hoeft dus niet altijd een expert te zijn om hier goed op te scoren. 

Wanneer er niet één juist antwoord bestaat, werkt de jury met een verbetersleutel. Dat betekent dat alle juryleden dezelfde criteria, aandachtspunten en wegingen gebruiken om je antwoorden te beoordelen. 

Zo worden alle antwoorden op een objectieve en uniforme manier verbeterd. 

Iedere kandidaat krijgt dus dezelfde beoordeling, volgens dezelfde afspraken. 

Ja, maar alleen wanneer er interne juryleden aanwezig zijn. In de praktijk is dat vaak jouw toekomstig leidinggevende of iemand die de functie goed kent. Dat zorgt voor extra inhoudelijke expertise bij de beoordeling. 

Belangrijk om te weten: 

  • Politieke mandatarissen hebben geen inspraak in de inhoud, de vormgeving of de verbetering van de selectieproeven. 
  • Zij krijgen pas op het einde de resultaten te zien, zoals die door de jury zijn bepaald. 
  • Het proces blijft dus onafhankelijk en objectief. 

Ja. Schriftelijke proeven worden altijd anoniem verbeterd. Je krijgt een nummer van Probis of de personeelsdienst, en dat nummer wordt gebruikt op je proef. 

Waarom dat belangrijk is: 

  • de jury ziet niet wie welke proef maakte, alleen de inhoud 
  • Probis ondersteunt de organisatie, maar is niet betrokken bij de verbetering 
  • pas wanneer alle punten zijn ingegeven en het totaalresultaat is vastgelegd, worden de namen gekoppeld aan de scores.

 

Dit zorgt ervoor dat elke kandidaat eerlijk, objectief en gelijkwaardig beoordeeld wordt. 

Data liggen meestal lang op voorhand vast, met meerdere juryleden en beperkte planningsmarge. Thuisopdrachten en schriftelijke proeven kunnen niet verplaatst worden, voor het mondeling wordt zelden geschoven. Kan je niet komen, dan kan deelname helaas vervallen. Meld onbeschikbaarheid zo snel mogelijk. 

Kan je jou niet fysiek naar het gesprek begeven, laat het dan zeker vooraf weten. Dan kunnen we met het bestuur de optie bespreken om jouw gesprek digitaal te laten doorgaan. 

De data staan in de infobundel. Het uur kies je vaak via een link vanuit Selectivo. We houden daar zo goed mogelijk rekening mee bij het inplannen. 

Als het een thuisopdracht of open‑boek examen is, wordt AI meestal niet expliciet verboden. We kunnen je wél vragen hoe je het gebruikte. Bij proeven ter plaatse (pen‑en‑papier) is AI uiteraard niet mogelijk. 

Na de formele goedkeuring door het college/vast bureau. Vraag gerust feedback bij het bestuur of bij Probis, we lichten je scores en motivaties toe. 

Hoe bereid je je best voor? 

Goede voorbereiding zonder stress 

  • Leer de organisatie kennen: Neem bijvoorbeeld een kijkje op hun website en social media accounts. Bekijk zeker welke nieuwigheden er zijn, maar ook hun werking, de teams, … 
  • Verdiep je in de functie: lees de vacaturetekst en functiebeschrijving na. Stel eventuele vragen tijdig aan de personeelsdienst.  
  • Lees relevante materie op officiële sites (België, Vlaanderen, de organisatie zelf) als de job dat vraagt. 
  • Loon en voorwaarden: publieke organisaties werken met vaste loonschalen met weinig tot geen onderhandelingsruimte. Vraag gerust een loonsimulatie aan bij de personeelsdienst. 
  • Plan je beschikbaarheid: noteer selectiedata meteen, schuiven is zelden mogelijk. 

 

Wanneer ben je geslaagd? 

Dat verschilt per bestuur. Vaak geldt: minstens 50% per proef én 60% in totaal. Als er een assessment of PT bijzit, moet je daar meestal geschikt voor zijn. De exacte criteria staan in je infobundel. 

Na je laatste proef: wat gebeurt er na afloop?

1. Officiële terugkoppeling door het lokaal bestuur 

  • Na de laatste proef maakt de jury een eindverslag op (het proces‑verbaal). 
  • Het college of vast bureau moet dit verslag eerst goedkeuren. Dat kan 1 tot 2 weken duren. 
  • Pas daarna ontvang je van het bestuur een officiële e‑mail met jouw resultaat. 

 

2. Feedback voor jou: je kan uitleg vragen over je resultaat 

Wil je graag begrijpen hoe je gescoord hebt of wat jouw sterktes en aandachtspunten waren? Dan kan je steeds feedback vragen aan het bestuur of, als Probis bepaalde onderdelen uitvoerde, aan ons. We lichten jouw resultaten graag helder toe. 

3. Feedback van jou: jouw ervaring is ook waardevol 

We vinden het belangrijk om te weten hoe jij de procedure hebt ervaren. Daarom kan je ook jouw feedback delen: 

  • via de feedbacklink in de e-mail die je na afloop van de volledige procedure ontvangt (wanneer Probis de procedure heeft opgenomen), 
  • of rechtstreeks via deze link als je je feedback liever meteen deelt. 

Positief resultaat: wat zijn de mogelijke uitkomsten?

Aangeworven of in de wervingsreserve? Zo werkt het. 

1. Onmiddellijke aanwerving 

Is er een concrete vacature en ben jij de eerst gerangschikte kandidaat? Dan krijg je een voorstel via de personeelsdienst. 

2. Wervingsreserve 

Ben je geslaagd, maar is er (nog) geen plek of sta je niet op 1? Dan kom je in de wervingsreserve: een lijst met geslaagde kandidaten waaruit het bestuur binnen een bepaalde periode kan aanwerven (bv. 2 jaar).  

Dit is geen garantie op een job, maar wel een reële kans. Let op eventuele regels rond hoe vaak je een aanbod mag weigeren. 

Starten bij het bestuur: statutair of contractueel? 

Statutaire aanstelling

Je wordt door de overheid aangesteld (geen arbeidsovereenkomst). Onder deze aanstelling gelden andere regels voor o.a. verlof, loon bij ziekte en pensioen. Bij veel besturen word je voorafbetaald (loon voor de komende maand). Vraag de personeelsdienst naar de concrete verschillen. 

Contractueel

Je krijgt een arbeidsovereenkomst (vaak onbepaalde duur) met vaste loonschalen. Je startniveau hangt af van ervaring en groeit mee. Voor de weddevaststelling kan de personeelsdienst attesten opvragen (bv. mycareer.be). 

Heb je nog vragen? Of ben je op zoek naar een job binnen een lokaal bestuur?

Aarzel dan niet om contact op te nemen via jobs@probis.be of via 014 58 58 00. 

Neem een kijkje op onze website en ontdek de meest recente vacatures binnen lokale besturen.

Ontdek alle vacatures
Foto marlies