Waarom volstaat mijn personeelskader niet om mijn planning rond te krijgen?

Het presteren van overuren bij afwezigheden of het regelmatig werken op een minimumbezetting is vaak het gevolg van een onjuiste berekening van de personeelsbehoefte. Een niet passende personeelsbezetting heeft echter aanzienlijke consequenties.

Het inzetten van niet gemotiveerde, onder- of overbelaste medewerkers kan immers leiden tot minder kwaliteitsvolle zorg. Ook is het een directe aanslag op de doelmatigheid van uw organisatie. Ine Debaene, domeinmanager P&O, licht toe.

Personeelsbehoefte 

De personeelsinzet – de planning - en de netto beschikbaarheid bepalen in grote mate de personeelsbehoefte op de werkvloer. Het gaat daarbij om de vraag hoeveel koppen, VTE’s en soorten contracten er nodig zijn om de vooropgestelde planning en kwaliteitsvolle zorg 24/24 en 7/7 te realiseren. 

Personeelskader vaak historisch bepaald én achterhaald

Het personeelskader van een organisatie is vaak historisch bepaald, en daardoor meer dan eens achterhaald. En dit terwijl het net aangewezen is het benodigde aantal VTE’s frequent en zorgvuldig te berekenen. Parameters als vakantie, feestdagen, ziekte, vorming, … bepalen immers de netto beschikbaarheid. Vaak brengt een wijziging in één van deze parameters de basisbezetting al in het gedrang.

Een doordachte analyse én opvolging van deze parameters geeft de planners, de medewerkers en het bestuur een duidelijk zicht op de fluctuaties van de personeelsbehoefte. Zo verklaart bijvoorbeeld een verschil in netto beschikbaarheid per zorgmedewerker al waarom de ene afdeling meer VTE’s nodig heeft dan de andere, om dezelfde planning te kunnen realiseren.

Deeltijds contract heeft voltijdse impact

Een afdeling of organisatie kan over voldoende VTE’s beschikken en tóch onvoldoende koppen hebben om de weekendbezetting met de vaste equipe te realiseren. Het benodigde aantal zorgmedewerkers is immers niet alleen afhankelijk van de personeelsinzet – lees: het aantal koppen dat men voorziet in het weekend - maar ook van de vrijstellingen die de organisatie verleent aan haar – deeltijdse – medewerkers. Het inzetten van jobstudenten voor het uitvoeren van zorgtaken is echter enkel mogelijk indien zij geregistreerd zijn bij Zorg en Gezondheid, en dus over een visum beschikken van de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid.

Duidelijke afspraken

Tenslotte is ook de samenstelling van het team – lees: het percentage voltijdse en deeltijdse contracten – bepalend voor het soort shiften dat in de planning gehanteerd kan worden. Het beschikken over veel voltijdse medewerkers, en het gegeven dat deeltijdse medewerkers vaak een uitgesproken voorkeur hebben voor het werken in volle dagen, maakt dat organisaties voor een dilemma komen te staan. Bovendien zijn onderbroken diensten niet populair, terwijl de ochtendzorg en avondzorg net piekmomenten zijn. Het is dan ook raadzaam in het personeelsbeleid duidelijke afspraken te maken over de verdeling van het aantal voltijdse en deeltijdse contracten. Tegelijk moet het personeel ook geïnformeerd worden over de impact van het soort contracten op de mogelijkheden van de planning en de organisatie van de zorg.

Meteen aan de slag met de optimalisatie van uw personeelskader?

U wenst nu al te weten of uw personeelsbezetting afgestemd is op uw personeelsinzet? Waar u zich positioneert ten aanzien van andere woonzorgcentra? Of waar optimalisatie mogelijk is? 

Neem dan vandaag nog vrijblijvend contact op met Ine Debaene via ine.debaene@probis.be.