Lijden zorg- en welzijnsorganisaties aan verkeerde zuinigheid?

In zorg- en welzijnsorganisaties is de inzet, de drive van de medewerkers bepalend voor het realiseren van een kwaliteitsvolle dienstverlening aan de zorgvragers: de bewoners, de patiënten of de cliënten. Het optimaal inzetten van dat menselijk kapitaal is dan ook van essentieel belang. Al te vaak echter wordt er louter gefocust op algemene bezettingscijfers of op het bekomen van maximale werkingsinkomsten uit ligdagprijzen en andere subsides. En dat terwijl zorg en welzijn net een én-én-én-verhaal is.

Door Ine Debaene

Foute focus

Aan de kostenzijde wordt er vooral gefocust op goederen en diensten, zoals groepsaankopen, een lage voedingskost, een laag energieverbruik, ... Deze goederen en diensten vormen echter maar een beperkt deel van de totale werkingskosten. De grootste winst kan hoe dan ook behaald worden door meer aandacht te besteden aan de inzet van het beschikbare menselijk kapitaal. 

Een excellente organisatie die oog wil hebben voor álle kostenaspecten die met de factor personeel samenhangen, kijkt dan ook verder dan de totale loonkost. Een meer doelmatige inzet van de medewerkers en het verbeteren van processen heeft immers een grote impact op de beleving van de werkdruk, de werksfeer, de retentie, de instroom en algemene tevredenheid …

Breng beleving werkdruk in kaart

Ongemotiveerde medewerkers zijn een grote kostenpost binnen organisaties, zo blijkt keer op keer weer uit onderzoek. Dit heeft in grote mate te maken met mentaal verzuim, stress en wantrouwen binnen de organisatie. Mentaal verzuim is aanwezig zijn op het werk maar niet innerlijk betrokken zijn vanwege een gebrek aan passie en zingeving, en daardoor niet optimaal functioneren. Het in kaart brengen van de tevredenheid en beleving van de werkdruk voor en na een verandering is dus essentieel.

Bij een langdurige inefficiënte werking is er op termijn impact op het absenteïsme. Mensen haken af, presteren meer overuren, worden sneller ziek, sommigen ontwikkelen een burn-out. Eenmaal er een stijging is van de afwezigheden zit men eigenlijk al in een brug te ver. 

Wat kost absenteïsme?

Uit cijfers van Securex  blijkt dat de directe kost van 1 dag afwezigheid overeenkomst met €250 . Met een gemiddeld absenteïsme (aantal dagen afwezigheid binnen de periode van gewaarborgd loon in de privé-sector) van 7% kost dit een voorziening met bijvoorbeeld 100 medewerkers €125.000 / jaar. Stel dat men het absenteïsme kan laten dalen door bijvoorbeeld de taken beter te verdelen en het werk meer te spreiden over een dag, dan levert dit snel minkost op van €25.000 jaar. Securex becijferde dat de indirecte kost van afwezigheden vele malen hoger is dan de directe kost. De totale rekening  in het voorbeeld voor  reorganisatie, tijdelijke vervanging, vermindering van de kwaliteit van de service, overuren en dergelijke loopt al snel op tot €100.000 per jaar voor een voorziening van 100 plaatsen. 

En dan zouden we nog het belangrijkste kost vergeten: ergernis bij personeel leidt tot slechtere dienstverlening bij de eindgebruikers. Maar ontevreden gebruikers zorgen voor een slechte naam. Op termijn is dat nefast voor de organisatie.

Kleine aanpassingen, grote resultaten

Een efficiënte personeelsinzet en -organisatie heeft niet enkel een impact op het ziekteverzuim, maar kan er ook voor zorgen dat minder overuren worden gepresteerd en men met eenzelfde aantal medewerkers meer tijd ter beschikking heeft om de kwaliteitsvolle dienstverlening te garanderen. Enkele kleine aanpassingen kunnen er al snel voor zorgen dat er 3 tot 5 minuten per bewoner per dag extra tijd vrij komt. Voor een organisatie met 120 bewoners betekent dit op dagbasis een efficiëntiewinst van zo'n 10 uur.  

En in uw organisatie?

Preventief inzetten op een meer gestroomlijnde organisatie rendeert dus voor alle actoren: organisatie, medewerker én klant. Investeren in uw menselijk kapitaal is wel degelijk 'investeren'. In tijd en middelen. Het is echter een duurzame investering die zich op korte termijn dubbel en dik terugverdiend. Ook dat blijkt keer op keer uit onderzoeken. Je zou het gerust een 'hoogrenderende investering' kunnen noemen.

Meer weten over hoe uw organisatie het best inzet op uw medewerkers? Neem dan vandaag nog contact op.